Aalborg Universitet i stor ERP-udskiftning: »Det er et elefantprojekt«

Illustration: Aalborg Universitet
Økonomi- og indkøbssystemerne på Aalborg Universitet skal udskiftes med nye cloud-løsninger. De nye systemer skal efter planen gå i luften til årsskiftet, men forude venter stadig store opgaver med datamigrering og uddannelse af brugerne.

I løbet af de syv år, hvor Sabine Jensen Jåtog har arbejdet i it-afdelingen på Aalborg Universitet, har hun aldrig før været med til et projekt af den kaliber, som hun står med i dag.

Hun er leder på universitetets omfattende projekt til 25 millioner kroner, der går ud på at udskifte de gamle økonomi- og indkøbssystemer med en ny løsning.

Nu nærmer kulminationen på projektet sig hastigt, og det sker, når universitet universitetet forventer at gå i luften med et nyt cloud-baseret ERP-system (enterprise ressource planning system) til nytår.

»Det er et elefantprojekt, som vi er i gang med her,« siger Sabine Jensen Jåtog.

Sabine Jensen Jåtog er projektleder på Aalborg Universitets ERP-projekt Illustration: Aalborg Universitet

Fra kælder til sky

I dag benytter universitetet sig af et ældre on premise-økonomisystem, og årsagen til udskiftningen bunder i, at supporten på den nuværende løsning fra Oracle udløber ved udgangen af 2021.

»Vi kunne selvfølgelig have valgt, at den gamle løsning kunne snurre videre nede i kælderen hos os, men så ville vi ikke have mulighed for at få hjælp, hvis der opstod problemer. Det ville vi ikke kunne leve med som universitet, når det er et forretningskritisk system, der er tale om,« siger Sabine Jensen Jåtog.

Den kommende cloud-løsning er også en standardløsning fra Oracle, og ifølge projektlederen har det fra starten af været planen, at det nye system skulle være en standardvare.

»Det er simpelthen for dyrt for os at skulle have tilpasset og vedligeholdt et specialudviklet system. Det koster altid flere timer, når man har specialtilpasninger. Derfor har det været helt bevidstf, at vi ville gå efter en standardløsning for at gøre det lettere for os selv at drifte løsningen,« siger hun.

Tre fokuspunkter

Da projektet blev skudt i gang i januar sidste år, var et af de første mål for universitetet at finde en samarbejdspartner, der kunne hjælpe med at få projektet afviklet på sikker vis. Det skyldtes, at universitetet ikke selv havde erfaring med cloud-løsningen.

»Vi havde slet ikke viden om, hvordan Oracle Cloud blev implementeret i huset, og derfor indgik vi en aftale om hjælp med PWC gennem SKI,« siger Sabine Jensen Jåtog.

Derudover blev der fra starten af udvalgt en gruppe kernemedarbejdere i økonomiafdelingen, som skulle deltage i projektet.

»Dem fjernede vi mere eller mindre fra den daglige drift, fordi vi godt var klar over, at det var en kæmpe opgave, og det var vigtigt for os, at forretningen hele tiden blev tænkt med,« siger Sabine Jensen Jåtog.

Endelig havde projektgruppen også fokus på arbejdet med at få lavet integrationer fra den nye løsning til universitetets andre systemer.

»Det har været et kritisk punkt, fordi vi jo skal have en masse data ind i løsningen, ligesom vi også skal have sendt data fra løsningen og ud til vores andre systemer,« siger projektlederen.

Se tidsplanen for projektet nedenfor. Artiklen fortsætter under billedet.

Illustration: Aalborg Universitet

Oplæring tager tid

På trods af et længere forberedelsesarbejde og de forskellige fokuspunkter fra projektets start er der stadig dukket uforudsete udfordringer op undervejs i projektet.

Blandt andet peger Sabine Jensen Jåtog på, at hun har undervurderet, hvor lang tid det tager at sætte sig ind i den nye løsning som bruger.

»Selvom vi har et Oraclesystem i forvejen, så er det ikke bare lige til at gå over til en ny. Brugerne skal føle sig trygge, og i starten havde vi ikke fået afsat nok tid i kalenderen til de ting,« siger hun.

Læs også: Dansk ingeniørfirma flygter fra skygge-it i stort ERP-projekt: »Der skulle gøres noget«

Samtidig har arbejdet med at lave integrationer til universitetets andre systemet vist sig at være mere tidskrævende, end projektgruppen havde regnet med.

»Da vi gik i gang, var der mange integrationsløsninger, som vi gerne ville have udviklet på én gang. Men vores leverandør på området har heller ikke ubegrænsede ressourcer, så vi har prioriteret benhårdt i forhold til, hvordan vi skulle gribe det an,« siger Sabine Jensen Jåtog.

Aldrig et godt tidspunkt for go live

De forskellige benspænd har ført til, at projektet er blevet forlænget med tre måneder. Oprindeligt var det planen, at det nye ERP-system skulle tages i brug til oktober, men nu er datoen for go live rykket til årsskiftet.

Sabine Jensen Jåtog påpeger, at den gamle go live-dato lå midt i budgetteringsperioden for universitetets institutter, hvilket ikke var optimalt for institutterne. Den nye deadline ligger derimod mere i vejen for økonomiafdelingen, som normalt arbejder på at lave årsrapporter omkring årsskiftet.

Læs også: Carlsberg flyttede ni markeder i skyen på en weekend: »Som en åben hjerteoperation«

»Der er aldrig et supergodt tidspunkt at skifte en hel økonomiløsning i løbet af et kalenderår, så det er lidt pest eller colera,« siger Sabine Jensen Jåtog og tilføjer:

»Når vi nu tager den ved årsskiftet, så er fordelen, at vi kan afslutte et regnskabsår i den gamle løsning, og så starte et nyt i den nye løsning. På den måde slipper vi for lidt dataoverførsel, men der vil selvfølgelig være ressourcer, der bliver belastet på en anden måde af det.«

Ti måneders datamigrering

Netop overførsel og migrering af data har været et punkt, der har fyldt meget i den samlede tidsplan for projektet. I planen er der sat ti måneder af til datamigrering i løbet af 2021 inden go live til årsskiftet, og den langstrakte proces skyldes, at arbejdet er foregået i flere iterationer.

»Vi starter med små datamængder for at sikre, at der er hul igennem og at data havner de rigtige steder. Derefter begynder vi at tage større mængder og kvalitetssikre, så vi er sikre på, at vi får de rigtige data til de rigtige steder,« siger Sabine Jensen Jåtog.

Læs også: På trods af sårbarhed: Derfor slipper KU aldrig helt af med administratorrettigheder

Hun pointerer, at et økonomiprojekt af denne størrelse indebærer overførsel af rigtig mange data, ligesom der også skal vaskes store mængder data.

»Vi skal have alle vores medarbejdere og fastansatte, kunder, leverandører og den slags lagt ind i løsningen. Det er anlægsaktiver, indkøbskataloger, transaktioner og lignende. Samtidig er der også mange kontroller, der skal køres, før vi kan være sikre på, at der er styr på sagerne til årsrapporten,« siger Sabine Jensen Jåtog.

En krævende proces

Selvom der har været udfordringer og overraskelser undervejs i projektet, har Sabine Jensen Jåtog stadig ro i maven i forhold til at komme ordentligt i mål med projektet til årsskiftet.

I de sidste måneder inden go live-dagen har projektgruppen primært fokus på at få testet løsningen, og derudover skal de sidste dataflytninger klares, så brugerne ikke mangler noget, når systemet går i luften. Og endelig skal der gøres klar til at kunne hjælpe brugerne, når systemet er blevet taget i anvendelse.

»Når vi er gået i luften, bliver der en periode, hvor vi går i hypercare. Der vil helt sikkert komme nogle ting der, som skal håndteres, når alle brugerne er kommet på. Så jeg vil også tro, at der kommer til at blive lidt travlt der,« siger hun.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (0)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere