Åbent brev til it-minister Sophie Løhde: Indfør et dogme om it-projekter i småbidder
Danmark har fået en it-minister, dog ikke af navn, men af gavn: Således har Sophie Løhde fået det politiske ansvar for bl.a. Digitaliseringsstyrelsen og Moderniseringsstyrelsen.
De senere år har budt på nogle endog meget dyre it-skandaler, eksempelvis lukningen af Polsag til en pris på omkring en halv milliard og skandalen med EFI, som har kostet milliarder i direkte og indirekte tab.
Der er bestemt noget at komme efter hos leverandørerne, men først og fremmest bør den nye minister forsøge at få ændret på ledelseskulturen i de statslige virksomheder: Der er simpelthen for lidt ledelsesfokus på, at it-projekter ikke 'bare' er it, men er forandringsprojekter.
De offentlige chefer må indse, at de skal lægge et meget mere tydeligt engagement i projekterne, hvis de vil minimere risikoen for flere skandaler.
It-projekter kan ikke overlades til en ’tilfældig’ projektleder! Den kulturændring bør ministeren stå i spidsen for at gennemføre.
Faktisk kommer problemer med ledelsen (i form af styregrupper) ofte ind i top-3 i undersøgelser, der belyser, hvorfor projekter fejler.
Her er et eksempel fra Rigsrevisionens rapport om Fælles Medicinkort: 'Samlet set har det betydet, at der har manglet ledelseskraft, incitamenter og viden om programmets status til at sikre dets fremdrift'.
Problemet
Problemet er, at alt for mange ledere ikke ved, hvorfor de sidder i styregruppen, eller hvad de bør bidrage med. Og det gælder i allerhøjeste grad også i de offentlige topledelser, hvor betjening af politikere og sagsbehandling ofte overdøver interessen for it-projekterne, uanset at her er der både milliarder at tabe – og milliarder at vinde. Ud over at it er uomgængeligt, hvis den offentlige sektor skal moderniseres.
Holdningen blandt styrelsesdirektører og departementschefer er alt for tit: 'Hvorfor skal jeg sidde i styregruppen – jeg ved jo ingenting om IT!'. Men topledere – også i det offentlige – skal pinedød forholde sig til, at it-forandringsprojekter har et klart formål, løser det rigtige problem, muliggør gevinster og ikke mindst har det rigtige omfang.
Offentlige it-projekter – især i staten - har nemlig en tendens til at blive slået op som kæmpestore brød og med behov, der er nedfældet i diffuse overskrifter. Eksempelvis det statsejede DSB, som har haft et udbud på udvikling, vedligehold og drift af mobile løsninger – apps – på 186 mio. kroner.
Eller Grunddataprogrammet til over en halv milliard. Eller Nationalbanken, som også har udbudt udvikling af apps og drift af infrastruktur til en halv milliard.
Det er it-projekter, der tager år at gennemføre og har en økonomisk ramme, som er alt for stor. Inden projektet er færdigt og kan sættes i drift, er der alt for stor risiko for, at virkeligheden har overhalet projektet.
Ministerens smartphone
Ministeren har formentlig en smartphone? Har det nogensinde plaget dig, at du skal opdatere både din telefon og dine apps med ganske jævne mellemrum? Næppe. Det, man oplever på sin smartphone, afspejler de bedste udviklingsvirksomheders tilgang til it-projekter.
En løsning kan nemlig bestemt være god nok, når den er 80 procent færdig. 100-procent-kulturen eksisterer ikke i de mest innovative it-udviklingsvirksomheder.
Eksempelvis fik Danske Banks MobilePay-projekt et halvt år og ikke en dag længere til at udvikle første version til at sætte i søen. Og langt de fleste nye it-projekter i Danske Bank skal levere hver femte uge. Men projektet er ikke 'færdigt' - det bliver det i teorien aldrig.
Ministeren kunne indføre et dogme om, at projekter deles op i langt mindre bidder og komponenter, der udvikles separat, og hvor mindre leverandører kan byde med og dermed skabe konkurrence og dynamik. For der er et andet problem: Det er alt for ofte Tordenskjolds soldater – nemlig CSC, KMD og IBM - der udvikler it til staten.
Desuden bør ministeren gøre op med den offentlige nul-fejlskultur, som hærger innovationen. I de bedste private virksomheder sætter man ti projekter i søen, og hvis to lykkes, er det stort. Og samtidig er det karrierefremmende at fejle. Hvis man altså evner at lægge projekterne i graven længe inden, de har kostet to- og trecifrede millionbeløb.
Start småt
Lær nu at starte småt – måske kun med 20-30 brugere – og skalér op, når projektet har bevist sin levedygtighed. Og overvej en model, hvor de nye projekter kører parallelt med de gamle, så man ikke står med ryggen mod muren og skal skalere alt for hurtigt.
Der er også for meget selvfedme i den offentlige sektor. Man orienterer sig i for høj grad indad og ser på egne behov for at cementere organisation og budget - og ideer skabes ud fra eget verdensbillede.
Silo-tankegangen er også fremherskende, og der er brug for en ny incitamentstruktur, hvor styrelser og departementers digitale løsninger stræber efter at være noget for borgerne i stedet for at være noget for styrelsen.
Sæt brugerne i centrum, og test løsningerne tidligt på brugerne. Det vil ofte give overraskende tilbagemeldinger om, hvordan brugere anvender en løsning, hvad de savner, og hvad som er overflødigt.
Og endelig er der behov for at skabe større loftshøjde i de offentlige kontorer. Øge mangfoldigheden. Alt for mange offentlige ansatte er jurister, samfundskandidater eller økonomer. Der er simpelthen brug for ansatte med andre motiver på T-shirten og for at lukke de teknisk kyndige mere ind i varmen.
Moderne virksomhedskultur for videnmedarbejdere, som man ønsker skal være kreative og tænke utraditionelt, gider ikke underlægge sig Excel-ark og djøf'iserede KPI’er. Og slet ikke udviklere, som man forhåbentlig gerne vil tiltrække fra de bedste it-virksomheder.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
