76 procent laver dobbeltregistrering: »ESDH er en forsømt effektiviseringsmotor«

For mange danske ESDH-kunder er det fine, dyre ESDH-system stadig blot et digitalt arkiv. Der er dog sket forbedringer de sidste to år, viser ny rapport.

»Man har købt en kraftig speedbåd - men padler sig frem.«

Sådan opsummerede Inge Bograd fra Devoteam situationen for ESDH-systemer i Danmark, da hun i sidste uge fremlagde en ny rapport om brugen af disse sags- og dokumentsystemer for en stribe inviterede it-chefer.

Konsulentfirmaet tog i 2011 temperaturen på brugen af ESDH-systemer hos danske kunder, og valgte i år at gentage øvelsen. Og selvom der var sket en del forbedringer, både med systemerne og med kundernes implementering af dem, var der også stadig masser af plads til forbedringer.

»Det går den rigtige vej, så det er nemt at konkludere, at alt er i den skønneste orden. De fleste kunder fortalte os, at de synes, de er gode til at bruge ESDH. Men når vi fordyber os i materialet, kniber det lidt. Der er gode eksempler, men der er ikke mange af dem,« sagde hun

Problemet er, at de fine visioner om et digitalt workflow ofte går galt, og i stedet ender man med et dyrt værktøj, der slet ikke bliver udnyttet godt nok.

»ESDH er en forsømt effektiviseringsmotor. Der ligger mange uudnyttede muligheder rundt omkring. Den nytteværdi, som kunderne oplever, er, at de har fået et arkiv, hvor det er hurtigere at finde en sag frem end før. Til gengæld synes mange også, at ESDH-systemet givet mindre effektive processer, i stedet for mere effektive processer,« fortalte hun forsamlingen.

76 procent har dobbeltarbejde

Hvis ikke en arbejdsproces bliver kørt fuldstændigt via ESDH-systemet, vil det give ekstraarbejde.

»76 procent af ESDH-kunderne i undersøgelsen havde dobbeltregistrering, så de både gemmer i ESDH-systemet og andre steder. Men hvis man har dobbeltregistrering, har man også dobbeltarbejde. Det letter ikke processen i hverdagen og gør det sværere at finde frem igen,« sagde Inge Bograd.

En anden forhindring kan være, at en ordentlig registrering af en sag i det nye, fine og vældig avancerede system tager lang tid for nogle medarbejdere. Fordelene viser sig først senere, hos nogle andre medarbejdere. Og så er det svært at motivere de første til at bruge den ekstra tid.

Målet skal derfor være, at systemet skal give nytteværdi for alle brugerne, lød et af rådene. Derfor skal der et paradigmeskifte ind, når man køber et nyt ESDH-system. I stedet for at skrive detaljerede kravspecifikationer, skal man hellere specificere de vigtigste arbejdsprocesser, et nyt system skal understøtte.

»Man skal tænke anderledes helt fra starten af. I dag er basisfunktionaliteten der i alle leverandørernes løsninger. Så man skal formulere, hvad man gerne vil have ud af det,« fortalte Inge Bograd.

Det er også vigtigt at skære ind til benet, i stedet for at tage alle mulige processer og særtilfælde med.

»Vær meget mere skarp i prioriteringen. Hvad er det vigtigste? Find det, og hold fast i det og lad det være den røde tråd i hele processen,« sagde hun.

Enkle skærmbilleder i stedet for mange muligheder

Den fremgangsmåde har Helsingør Kommune også brugt, da man - med hjælp fra Devoteam - ville købe et nyt ESDH-system.

»Vi har et udmærket system nu, men vi har erkendt, at det ikke bliver brugt godt nok. Det bliver ikke opfattet som en hjælp af medarbejderne,« sagde digitaliseringskoordinator Asger Ringsing.

Kommunen er i gang med et udbud nu, hvor der i stedet for en tommetyk kravspecifikation er skrevet nogle fiktive, men realistiske brugerhistorier. Disse arbejdsgange, der på den måde er beskrevet, skal så være omdrejningspunktet for hele ESDH-systemet.

»Vi prøver at gå efter enkelhed, så en medarbejder ikke møder en skærm med alt for mange forskellige muligheder. Det skal være designet til lige det behov, der er i en bestemt funktion hos os,« forklarede han.

Målet er, at medarbejder oplever, at systemet er egnet og nemt at bruge til lige præcis deres arbejdsopgaver.

»Vi skal tæt på brugernes virkelighed, i stedet for at have et fragmenteret og uoverskueligt ESDH-system, som fjerner forbindelsen til deres fagområde,« sagde Asger Ringsing.

Undersøgelsen ’ESDH-rapporten 2013’ bygger på en spørgeskemaundersøgelse, hvor 86 organisationer med et ESDH-system svarede, samt længere interviews med ti organisationer.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (0)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere