Journalisering

Her er endelig et edb-begreb, som ikke udspringer af amerikansk sprogbrug. Journalisering kommer af fransk og har igennem århundreder været en betegnelse for at registrere hændelser, efterhånden som de indtræder (jf. "at føre journalen"). F.eks. skyldes vort kendskab til enevældens Danmark i høj grad vekslende embedsmænds pligtopfyldende daglige journalføring.

Et journaliseringssystem er et (sædvanligvis edb-baseret) system, hvor al indkommende og udgående post registreres i en journal og derefter videresendes til en sagsbehandler. Hvis ikke det finder sted i forbindelse med selve journaliseringen, forventes sagsbehandleren at registrere pågældende dokument som en sagsakt i en given sag, om nødvendigt oprette en ny sag. Journaliseringssystemet holder styr på, at dette finder sted inden for en nærmere angivet tidsfrist, og vil om fornødent kunne rykke sagsbehandleren.

I forbindelse med sagsbehandlingen vil der kunne registreres forskellige data vedrørende pågældende sagsakt. Afsender, brevdatering og dato for modtagelse vil - ligesom sagsnummeret - normalt altid skulle registreres. Herudover vil sagsbehandleren kunne registrere forskellige emneord og/eller stikord (se keyword), som er relevante for den pågældende sagsakt. Ofte vil emneordene skulle vælges ud fra et emneordskartotek, der er oprettet på forhånd i organisationen - mens oprettelse af stikord til sagsakten foretages af sagsbehandleren selv.

Sagerne oprettes i et (elektronisk) sagsarkiv. Nøglen (eller indholdsfortegnelsen) hertil er systemets journalplan, der kan anvendes som ledesnor, når sager skal genfindes, men mest er et hjælpemiddel til at indplacere nye sager korrekt. Udbyggede søgefaciliteter (herunder søgning på emneord, stikord eller fritekstsøgning) anvendes til genfinding af sager.

I dag anvendes ordet sagsbehandlersystem synonymt med ordet journaliseringssystem. Dette fortæller, at systemet ikke længere "blot" er et registreringssystem, men et værktøj for den enkelte sagsbehandler.

I takt med, at samfundet stiller større servicekrav til den offentlige forvaltning, og samtidig med at denne forøgede service skal udføres med det samme (eller eventuelt reduceret) antal personale, får journaliseringssystemer en stadig større betydning inden for offentlig forvaltning og administration.

Sagsbehandlingen lettes, ikke mindst fordi der ikke længere skal anvendes tid på besværlig fremfinding af sager. Registrering af emneord og stikord på den enkelte sag betyder, at sagsbehandleren har langt større mulighed for at udnytte journaliseringssystemets arkiv som en videnbank og f.eks. søge oplysninger om principielle og analoge afgørelser i "lignende" sager. Rigtigt grebet an, kan anvendelse af gode systemer medvirke til at reducere papirforbrug, rationalisere og effektivisere arbejdsgange, forbedre beslutningsgrundlag og i det hele taget medvirke til at ændre mange offentlige institutioners image fra at være bureaukratisk til at være serviceorienteret.

Mange sager og sagsakter kræver stor lagringskapacitet, hvorfor de fleste journaliseringssystemer kan anvende lagring på CD-ROM lagre. Stor korrespondance stiller ligeledes krav til journalføringen, hvorfor mange systemer kan understøtte anvendelse af scannerudstyr i forbindelse med postmodtagelse. Scannerudstyr er også uundværligt, når gamle papirarkiver skal inkorporeres i et nyt journaliseringssystem. Elektronisk registrering af indkommen post med scanner finder som regel sted i form af et grafisk billede (se også billedbehandling), der lagres på en CD-ROM. Dette tilgodeser det indlysende krav om, at modtageren ikke må kunne rette eller på anden måde forvanske det modtagne dokument.

Sagsbehandlingens natur vil så godt som altid medføre krav om, at journaliseringssystemet integreres tæt med den øvrige kontorautomation. Værktøjer som tekstbehandling og regneark skal være umiddelbart tilgængelige, og brevskrivning og -forsendelse må ikke kunne finde sted, uden at der foretages en journalisering.