Tiden er løbet fra ESDH

Hvornår har det nogensinde forhindret ting i IT-verdenen fra at blive hængene i årtier mere?

Eller at blive relanceret som det sidste nye årtier senere?

I gamle dage var brugte vi et buzzword der hed Business Process Reengineering (BPR). Fordi BPR var et buzzword blev det udskældt, og man var useriøs hvis man sagde ordet. Det mener jeg er forkert.

Kommunerne burde prøve nogle nye ting af, som fungere rigtigt dårligt i den nuværende form. Det kunne fx. være byggetilladelser. I nogle kommuner tager det op til 1½ år at få en byggetilladelse igennem, og det burde jo max tage 3 måneder. Der må være et eller andet galt med den måde tilladelsen sagsbehandles på, siden det skal tage så lang tid.

En kommune burde sige til sig at de ville være de bedste på et område, og så gå efter det. Hvis det så bliver en succes, så spred de gode erfaringer til andre kommuner.

Det må kunne lade sig gøre, at få noget EDB til at hjælpe med at gøre det lidt hurtigere. Det kan være databaser med klausuler om naturfredning og lokalplaner etc.

Man kan også gå en anden vej, og måle på de ansatte i kommenunen om hvorfor de bruger så lang tid på deres opgave. Men det er nok ikke et projekt man bliver særligt populær på, blandt de ansatte.

Tænk det hele forfra. Find 10 punkter der kan forbedres, og start med det nemmeste.

Mit forslag er ret primitivt og indlysende, men 1½ år er altså stadig lang tid, så nogle kommuner har virkelig brug for at gøre et eller andet vedd deres processor.

(Jeg har aldrig selv søgt byggetilladelse, men kender flere der har sloges med ventetiden.)

Kernen i problemet med ESDH er forsøget på at binde et amerikansk (workflow/dokumenthåndtering) og et europæisk (journalisering/arkivering) forvaltningsparadigme sammen i et system. Workflow er en fremadrettet proces og journalisering en bagudrettet, at forsøge at gøre begge dele på en gang er kunstigt og har ikke meget med eksisterende arbejdsprocesser at gøre.

Jeg tror dog, at der er løsninger første skridt må være at få knækket hele ESDH monolitten op i nogle mindre dele, søgning, dokumentstore, proces og workflow osv. heldigvis er det også den vej den nyeste referencearkitektur på Sag og Dokument tager, men der er lang vej endnu før vi ser nogle leverandørsystemer tænke sådan.

I øvrigt er dette område modent for fælleskomponenter der samler klumper af funktionalitet, som f.eks. arkivering.

/Christian

Som skriver i egenskab af privatperson

Jeg er i bund og grund fuldstændig enig i at ESDH som det bruges i dag er forældet. Men meget af problemstillinger ligger også i organisationen, i form af medarbejdernes omstillings parathed. Gennemsnitsalder i den offentlige administration er på de flest områder meget højere end i det private, hvilket sætter tempoet gevaldigt ned.

Jeg tror at ESDH er en mellemstation, som man kan udvikle fremtidens ESDH fra og overtid udfase silotanken.

Jeg sidder selv i en mellem stor dansk kommune. Hvor jeg sidder med flere større digitaliserings projekter, hvor man igennem Workflow automatisere journalprocessen på digital indberetning samt papir indberetning igennem stregkoder, samt lægger data ind i de fagsystemer som er involveret. Derigennem nedlægges en del af den silo som har eksisteret.

Jeg er enig i at tiden er løbet fra ESDH systemer. I fx vores arbejde med private virksomheder er ordene sagsstyring eller ESDH ikke er comme-il-fault og sender et signal om et støvet og gammeldags system. Så udfra en brugeroplevelsesvinkel er tiden bestemt løbet fra ESDH systemer.

Kombinationen af ESDH og workflow er en af de ting som vi helt sikkert vil se mere af. Kommunernes Landsforening, KL, har i deres arbejdsgangbank defineret adskillige workflow/arbejdsgange/sagsforløb. Tænk hvis disse arbejdsgange kan tages fra KL's definition og bruges af en workflow maskine som dermed kan understøtte arbejdsrutinerne i de enkelte kommuner.

En af vores kunder Tele Greenland, har selv skabt mere en 40 sagsforløb, hvoraf en del findes i HR afdelingen, i alt fra introduktion af ny medarbejder til årlig medarbejder samtale. Disse sagsforløb er skabt uden vores involvering hvorved vi her har opnået et af vores mål - at få forretningsbrugere uden IT kompetancer til at definere og justere sagsforløb. Fokus er på at beskrive sagsforløbet, arbejdsgangen, fremfor at automatisere den, da det erfaringsmæssigt er uhyre komplekst. Et indledende fokus på at beskrive processen og for eksempel måle throuhtput af sager og lave statistik heraf kan på kort sigt give et bedre overblik over ressourceforbrug og flaskehalse.

En anden vigtig vinkel er brugerne. I den papirbaserede verden var der journal medarbejdere som fandt sagerne frem til sagsbehandlerne som udførte deres arbejde. Journalmedarbejdere og sekretærer er afskaffet og sagsbehandlere skal dermed lave det arbejde de tidligere har lavet samt det som journalmedarbejderne udførte. Hvad kan konkurrere med en papirbaseret journal som placeres i indbakken, behandles og derefter placeres i udbakken? Det er vores forståelse at mange traditionelle ESDH systemer har flyttet journalmedarbejderens arbejdsfunktioner til sagsbehandlerne, som udover at skulle behandle flere sager også skal udføre ukendt arbejdsfunktioner. Fremtidens løsninger skal være meget enklere at bruge, og kunne bruges fra mange forskellige platforme dvs både traditionelle PC'ere men også fra fx smartphones således at en sag kan hentes frem i et møde hvis det skulle være nødvendigt.

Vi har for eksempel arbejdet med Odense Kommune og har leveret funktionalitet så deres backend ESDH system, baseret på Lotus Notes, kan nås fra Word, Excel og PowerPoint. Dermed har ikke daglige brugere af ESDH systemet fået en let adgang, for eksempel en leder i en daginstitution.

En tredie ting som jeg tror er vigtigt for fremtidens aktivitetssystemer er muligheden for løbende at kunne tilpasse dem til ændrede arbejdsrutiner og arbejdsgange. Dette relaterer sig naturligvis dels til workflow ovenfor, men også til muligheden for at kunne justere skærmbilleder og stamdata efter behov uden store og lange IT projekter.

Vi har for eksempel leveret et ESDH system til den juriske afdeling i Landsorganisationen i Danmark, LO, på blot 6 uger. Det korte implementationsforløb er naturligvis blevet fulgt op af nye projekter, typisk af 2-3 ugers varighed, hvor konkrete ting er justeret. Fremfor at lave lange projekter og forsøge at få alt på plads fra starten, kan mange små projekter komme tættere på målet og sikrer samtidig en tæt brugerinvolvering da brugerne oplever at deres ønsker og behov bliver hørt og justeringer bliver foretaget.

Traditionelle ESDH systemer er monolitter, men jeg tror ikke at vi skal se efter en opdeling i søgning, dokumentstore, proces og workflow som en anden debattør beskriver. Jeg tror den vinkel er for teknisk. Istedet tror jeg det er vigtigt at fremtidens aktivitetsstyringssystemer er åbne således at de dels kan tilbyde deres services til andre systemer, og dels selv kan abonnere på services fra andre systemer. Åbenhed kommer af at grænsefladerne er baseret på veldokumenterede standarder for udveksling af data. Vi har for eksempel senest udviklet en iPhone applikation som tilbyder aktivitetsstyringsfunktionalitet. Vi kunne bruge samme web services som vi for eksempel anvender når vi integrerer Outlook med vores system.

Jeg er enig i beskrivelsen af ESDH som et elektrisk arkivskab. Jeg arbejder en del med det i øjeblikket og er frustreret over, at det er så knudret og samtidig så svagt i forhold til så mange DMS'er.

Hvorfor er det så svært at tænke borgerne først?

Jeg tror at problemet med det er at de fleste borgere stadigvæk foretrækker personlig betjening.