Styrer it forretningen - eller styrer forretningen it?

Der er virksomheder, som kan det – det med at have styr på it og forretningen. De er i stand til at få skabt den nødvendige sammenhæng mellem virksomhedens mission, visioner, strategier og den enkelte medarbejders arbejdsopgave bl.a. vha. styringsværktøjet videnstyring.

Videnstyring dækker bl.a. de eksisterende informationsværktøjer, eks. økonomistyring, og har til formål at understøtte og nå virksomhedens opstillede mål- og resultatkrav.

It er et område indenfor videnstyring, idet systemerne og processerne er med til at styre forretningen og få omsat virksomhedens målsætninger til de ønskede resultater. Det oplever man især hos de store virksomheder med mange tusinde ansatte, da ledelsens eneste adgang til bestemte former for information ofte foregår via it- systemerne, som eks. når ledelsen skal informeres om, hvordan processerne fungerer i virksomheden. Det er derfor ofte kun via it-systemerne, at der sker en kortlægning af konsekvenserne af ledelsens forskellige beslutningsprocesser og handlinger.

Dermed er der en klar sammenhæng mellem valg og drift af it-systemer og - forretningen, dvs. at få omsat virksomhedens målsætninger til de ønskede resultater. Finansministeriet har for en del år siden været ude med nogle anbefalinger til det offentlige omkring anvendelsen af videnstyring som supplement til de øvrige styringsværktøjer, idet videnstyring eks. kan være med til at højne kvaliteten indenfor offentlige it-indkøb.

For eksempel er et af de væsentligste punkter som private virksomheder ofte ser på i forbindelse med videnstyring; værdikæden. Værdikæden hvor værdiskabelsen ofte er bundet op på fysiske aktiviteter er essentiel i relation til videnstyring, idet videnstyring er med til at definere, hvordan de forskellige informationsstrømme fungerer i værdikæden.

De definerede videnstyringsaktiviteter skal medvirke til at få værdikæden til at producere og levere den service, som produktet; kunden har krav på. Videnstyring er ”limen”, som holder værdikæden sammen, og får kæden til at fungere mest hensigtsmæssigt. En offentlig organisation kan ligeledes opnå betydelige fordele ved at arbejde med videnstyring som en integreret del af værdikæden, selvom værdikæden i en offentlig virksomhed ofte ser anderledes ud end eks. en produktionsvirksomhed. Dermed er det også muligt for en myndighed at opnå betydelige effektiviseringsgevinster ved at arbejde med videnstyring i organisationen.

Hvis videnstyring skal anvendes som styringsredskab, kræves det, at den offentlige organisation har fastlagt og tydeliggjort deres mission, visioner og strategier, idet begreberne skal kobles op på organisationens opbygning og løsning af opgaver. For at det kan lykkes at få skabt en fælles forståelse for begreberne ned gennem organisationen, skal videnstyring implementeres. De forskellige videnstyringsaktiviteter vil medvirke til en øget forståelse for hver medarbejders indsats i forbindelse med løsning af kerneopgaverne. Videnstyringsaktiviteterne vil styrke rammerne for dialog og kommunikation på tværs i organisationen og gøre viden nem tilgængelig.

Hvad er det så for nogle konkrete videnstyringsaktiviteter, som der skal til for, at vi kan få it-systemerne og processerne integreret, så de lever op til den enkelte organisations mål – og resultatkrav og medvirker til, at it kobles op på forretningen? Det vil jeg diskutere og arbejde videre med i en af mine næste indlæg.