At omsætte mål via it-systemet

Når vi skal koble it op på forretningen kan det gøres og styres aktivt ved brug af videnstyringsaktiviteter. Det vil betyde, at der sker en bevidst styring, så sammenhængen mellem forretningens mål og hver enkel medarbejders arbejdsopgave sikres.

Skal en virksomhed indkøbe et it-system vil videnstyring være et aktivt redskab, så virksomheden får indkøbt et system, som tilgodeser og opfylder forretningens krav og behov. Det vil dog kræve et grundigt kendskab til organisationens behov for viden, dvs. at man skal have en god formodning om, hvilke informationer og registreringer som der skal til for at styre sin virksomhed, så det bedste slutprodukt opnås. Om ens formodninger er valide, kan bekræftes ved udarbejdelsen af foranalysen og budgettet.

Et vigtigt element i fremgangsmåden er, at man kobler videnstyringsaktiviteterne op på virksomhedens værdikæde. Enhver offentlig og privat virksomhed bør definere deres egen unikke værdikæde og få beskrevet, hvordan de enkelte afdelinger og medarbejdere bidrager til værdikæden. Værdikæden tilpasses da vha. egne processer og behov. I det offentlige vil processerne og behovene være bygget op omkring den bagvedliggende lovgivning. De offentlige virksomheder vil ikke kunne sidestilles, idet hver offentlig institution/virksomhed er bygget op omkring hver sin lovgivning. Slutproduktet vil derfor være forskelligt, idet værdikæderne vil være forskellige.

Når værdikæden er defineret vil det ikke være muligt at indkøbe et it-system efter den klassiske model; en teoretisk standardiseret værdikæde og et standardiseret it-system, hvor fokus oftest er på systemet og prisen frem for det system, som bedst opfylder forretningens mål. Videnstyring vil sørge for, at virksomheden ikke får indkøbt et standardsystem, som ikke er tænkt ind organisationens strukturer og processer. Det betyder selvfølgelig ikke, at det ikke kan være en fordel at indkøbe et standardsystem. Som bruger skal man dog være klar over, at der vil være dele af organisationens behov, som systemet ikke kan opfylde.

Når der arbejdes med videnstyring frem for den mere traditionelle fremgangsmåde, som eks. med standardkontrakter, er det vigtigt, at forretningens mål integreres i samtlige dokumenter/ materialer. Materialet skal være gennemgående forretningsorienteret, da det skal være muligt at få omsat forretningens mål direkte til de ønskede gevinster/fortjeneste i relation til slutproduktet. Videnstyring vil sørge for at målrette de opgaver, som er forbundet med slutproduktet.

Den kravspecifikation, som jeg mener, på nuværende tidspunkt er bedst i stand til at inddrage forretningens mål, er SL-07 udviklet af professor Søren Lauesen fra IT-Universitetet http:/ /www.itu.dk/people/slauesen/SorenReqs.html#SL-07. Ved at anvende Søren Lauesens kravspecifikation vil det være muligt for virksomheden at indkøbe et it-system, som medvirker til, at værdikæden producerer og leverer den løsning, som opfylder produktet; kundens behov. I forlængelse af Søren Lauesens kravspecifikation, SL-07, vil det være muligt at udarbejde et anvendeligt og realistisk gevinstrealiseringsskema, idet forretningens strategier og mål netop kan omsættes i SL-07. Det vil være direkte muligt at følge og arbejde med forretningens mål igennem hele processen frem til slutproduktet ved at anvende SL-07.

Jeg hører meget gerne fra jer, hvis I har kendskab til yderligere forretningsorienteret materiale, som er i stand til at omsætte forretningens mål til de ønskede resultater, når eks. der skal indkøbes et nyt it-system.