Få styr på Contract Management – det har din leverandør

Den hårde konkurrence på it-markedet bl.a. affødt, at den økonomiske krise har givet mulighed for, at kunderne på baggrund af en effektiv konkurrenceudsættelse kan få attraktive it-løsninger til gode priser.

Det er isoleret set godt.

Det er dog mit indtryk, at flere leverandører skærer deres tilbud så hårdt til for at vinde opgaverne, at der ikke er plads til at fravige det mindste fra det aftalte, uden at kunden mødes med et krav om ekstra vederlag.

Hertil kommer, at den hårde konkurrence har betydet, at leverandørerne helt generelt har etableret et øget fokus på benhård styring af de forpligtelser, man har over for sine kunder. Desværre ikke kun ud fra et ønske om at levere kontraktmæssigt, men også fordi profitabiliteten afhænger af, at der alene leveres de ydelser, som kunden konkret måler på i projektet.

Det behøver der for så vidt ikke at være noget forkert i.

Der er blot mange kunder, der for sent forstår, at et samarbejde med en it-leverandør ikke nødvendigvis er et partnerskab med udstrakt plads til gratis fleksibilitet og forståelse.

Opstramningen hos leverandørerne er nemlig sket samtidig med, at kunderne har haft øget fokus på at etablere tillidsbaserede samarbejder med åbne kravspecifikationer, dialog, fælles visioner, agilitet osv. Det er min oplevelse, at offentlige myndigheder i denne forbindelse ofte undervurderer eller helt overser den styringsopgave det er, at følge et projekt til dørs og efterfølgende kontinuerligt sikrer, at man får værdi for de penge, der investeres.

Man er nødt til at forholde sig til, at et kunde-leverandørforhold først og fremmest er et merkantilt arrangement, hvor kunden betaler leverandøren for at levere en ydelse. Dette forhindrer naturligvis ikke, at samarbejdet både kan værre tillidsfuldt og udbytterigt for begge parter, ud over hvad der følger af den blotte udveksling af ydelser. De offentlige kunder skal blot være opmærksomme på, at de ikke bliver kørt over af en langt mere moden forretningspart, der i modsætning til dem selv har en disciplineret og professionaliseret kontraktstyring.

Leverandørerne har traditionelt haft en mere systematiseret håndtering af projektforløbene end kunderne, allerede fordi det enkelte projekt har sin egen målbare bundlinje hos leverandøren. Naturligvis er der undtagelser, men som it-leverandør har man i dag ikke en succesfuld forretning, hvis styringen af leveranceapparatet mangler.

Som kunde skal man derfor være opmærksom på, at selv tillidsbaserede samarbejder altid bør gå hånd i hånd med en formaliseret Contract Management proces, der følger projektet fra start til slut.

Arbejdet med Contract Management bør i praksis allerede begynde i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Her er det bl.a. væsentligt at identificere de centrale risici i kontrakt og leverance, så der kan følges op på dem i det efterfølgende kontraktforhold. Kontrakten bør derfor ikke alene entydigt beskrive parternes rettigheder og forpligtelser, men også gøre det på en måde, så den efterfølgende er enkel at anvende for andre end juristerne. Ofte kan det i den forbindelse være en god idé at bruge kontraktens bilag mere aktivt ved at flytte udvalgte styringsmæssige bestemmelser fra (hoved)kontrakt til bilag. Herved bliver reguleringen mere tilgængelig i det løbende samarbejde for de projektdeltagere, der ikke er trænet i at afkode juridisk tekst.

Det skal i den forbindelse slås fast, at Contract Management handler om meget andet og mere end juridisk styring. En effektiv Contract Management proces sikrer en kommerciel og teknisk optimering af den indgåede kontrakt, der samtidig yder beskyttelse mod uforudsete risici, så kunden får maksimal værdi ud af samarbejdet med leverandøren.