Vigtige e-mails forsvinder trods krav om arkivering

De fleste virksomheder har et krav om at opbevare e-mails og elektroniske dokumenter, så de kan findes eksempelvis i forbindelse med en retssag.

Men blot hver femte virksomhed følger deres egne retningslinjer for alle elektroniske dokumenter, og tre ud af fem har ikke styr på alle e-mails.

Det fremgår af en spørgeskemaundersøgelse foretaget for softwarefirmaet CA.

»Undersøgelsen underbygger vores synspunkt, at der løbende er behov for at lære organisationer om vigtigheden ved dokumenthåndtering, søgning og politikker for opbevaring,« udtaler direktør Marilyn Bier fra organisationen ARMA, som udarbejder standarder for dokumenthåndtering, ifølge en pressemeddelelse.

De fleste virksomheder benytter ifølge undersøgelsen de samme retningslinjer for, hvilke dokumenter der skal gemmes, for både elektroniske dokumenter og dokumenter på papir.

Selv hvis alle de nødvendige elektroniske dokumenter og e-mails bliver gemt i forhold til retningslinjerne, så er processen med at finde dem igen hovedsageligt manuel i 65 procent af virksomhederne.

Det omfatter også problemet med at skulle finde dokumenter, som kan være relevante for en bestemt sag på tværs af eksempelvis e-mailarkiver og systemer til elektronisk dokumenhåndtering.