Ustyrlige statslige it-projekter skal holdes i stram snor

Offentlige it-projekter er unødigt komplicerede og teknologisk unikke. Kompleksiteten resulterer gang på gang i vildtvoksende budgetter og tidsplaner på projekter, som ikke engang rammer deres mål. I stedet kan de lære af privat udbudte it-projekter.

Det fastslår Lars Frelle-Petersen, digitaliseringschef i Finansministeriets Center for Effektivisering og Digitalisering. Han er med i den arbejdsgruppe, som for et år siden gik i krig mod ustyrlige statslige it-projekter. I starten af marts, i tide til forårsrengøringen, får regeringen serveret et sæt anbefalinger. Mål: At spare milliarder af kroner.

For det er ikke småpenge, offentlige it-projekter overskrider deres budgetter med. Finansministeriet opgjorde i sommer til Folketingets finansudvalg, at en række projekter i snit blev 39 procent dyrere, mens tidsplanerne gennemsnitligt voksede 74 procent over deadline.

To af Skatteministeriets it-projekter topper listen over skidt styrede budgetter. Budgetterne for SKAT fase 1 og eIndkomst-projekterne er vokset henholdsvis 94 og 339 procent over deres bredder.

Derfor er arbejdsgruppen gået grundigt til værks, og Lars Frelle- Petersen forventer en livlig diskussion i kølvandet på gruppens rapport.

»Vi skal blive bedre til at risikovurdere vores projekter, for vi sprænger tidsrammerne, og overskridelserne er store,« siger Lars Frelle-Petersen, der ikke lægger fingrene imellem, når han skal finde grunden:

»Manglende erfaringer og dermed en urealistisk forventning om, hvor hurtigt det kan lade sig gøre.«

Og selv om private virksomheders it-projekter også går galt, er Lars Frelle-Petersen ikke i tvivl om, at private virksomheder kan lære offentlige myndigheder en del om styring.

»En række private virksomheder har med stigende succes kunnet gennemføre projekter, der bedre overholder krav til såvel pris og tid som funktionalitet. På de offentligt gennemførte projekter er det snarere reglen end undtagelsen, at det ikke lykkes. «

Derfor tæller arbejdsgruppens tilknyttede rådgivere virksomheder som Danske Bank, DSB, Dong, Mærsk, Nykredit, Novo Nordisk, men også to professionelle vagthunde med blikket skarpt rettet mod dårlig styring og budgetskred: Professor Bent Flyvbjerg fra Oxford Universitet - en spidskompetence på overskredne anlægsbudgetter, som for Rigsrevisionen ofte har undersøgt både metro, broer og store offentlige byggerier - og Rigsrevisionen selv.

Blandt Lars Frelle-Petersens rådgivere er Lars Fruergaard Jørgensen, it-direktør i Novo Nordisk og en af det private erhvervslivs mest kompetente. For ham har det været interessant at være med i rådgivergruppen, fordi han kan se, at staten i dag står med samme udfordringer, som de private virksomheder for fem-ti år siden.

Eksempelvis er de private blevet bedre til at risikovurdere og til at reagere på vurderingen, end de tidligere var, og end staten i dag er, vurderer Lars Fruergaard Jørgensen:

»Da vi på Novo Nordisk som nogle af de første lavede en database til kliniske data, viste projektet sig at blive langt mere kompliceret, tage længere tid og blive dyrere, end vi havde regnet med, fordi vi ikke fra starten forstod, hvor svært det var. Det er en problemstilling, der ligner statens, at starte på noget meget avanceret uden at have forståelsen for, hvor komplekst det er. Og så skrider det,« siger Lars Fruergaard Jørgensen, der mener, at staten ofte er langt mere villig til at løbe risici:

»Staten er på nogle områder først til at implementere avancerede teknogier, der har været førende inden for både funktionalitet og løsninger, men som har gjort projekterne risikable. Private virksomheder kaster sig ikke ud i så risikable projekter, men vælger teknologier, der har vist sig at virke andre steder. I dag erkender vi, at vi ikke skal gøre det, hvis noget er for svært,« fastslår Lars Fruergaard Jørgensen.

Dén erfaring, at standardsystemer oftest er at foretrække frem for unikke, men usikre projekter, er Lars Frelle-Petersen mere end villig til at annektere:

»Usikkerhed er en vigtig grund til, at det går galt. Jo mere usikker man er på projektet, og jo mindre tillid, man har til leverandøren, desto mere forsøger man tilsyneladende at specificere sig til større sikkerhed. Man reagerer med livrem og seler,« fastslår han. Og så bliver der specificeret helt ned til blå tænd/slukknap og rød volumenknap.

»Men når man skriver en kravsspecifikation på 5-8.000 sider, er det svært at undgå modsatrettede krav. Desuden kan det, man skriver ned, altid være genstand for fortolkning. Selv om det af og til er nødvendigt med omfattende kravsspecifikationer, er nogle myndigheder ikke helt klar over, hvad det indebærer, når de stiller så mange krav,« vurderer han.

»Leverandører har over for os påpeget, at de ofte kunne levere standardsystemer, hvis der blev stillet færre detaljerede krav. For de nødvendiggør specialudviklinger og ender i komplicerede udviklingsforløb, hvor it mere skal tilpasse sig organisationen end omvendt. Og så bliver det dyrt,« vurderer Lars Frelle-Petersen.

Rapporten til regeringen bliver også offentligt tilgængelig. Den bygger bl.a. på mere end 60 interviews med private virksomheder, konsulenter, leverandører og brancheorganisationer og et omfattende dokumentationsmateriale på de enkelte projekter, der er forsøgt sammenlignet og erfaringerne uddraget.