Sådan undgår du en fiasko med Sharepoint

Firmaet skal have nyt intranet, Sharepoint hives frem som løsningen, og en lang række fordele og produktivitetsforbedringer stilles i udsigt. Men ofte er resultaterne efter installationen ikke ligeså rosenrøde, lyder det fra den erfarne Sharepoint-rådgiver Erik Østergaard, programleder i NNIT.

»Jeg har oplevet nu et antal gange, at folk er grebet af den hype, der med rette er om Sharepoint, og har trukket det ind i organisationen, men hvor der går lang tid, før de ser gevinsterne ved det,« siger Erik Østergaard, der har arbejdet med Sharepoint intensivt i fem år.

Det er både et spørgsmål om, hvordan den tekniske del styres, og hvordan organisationen håndterer det nye værktøj, som skal binde hele organisationen sammen på kryds og tværs.

»Der skal først og fremmest være god governance omkring det. Hvad er strategien og hvad er visionen for at bruge Sharepoint? Og så skal der være klare retningslinjer for, hvordan der træffes beslutninger om ændringer, og hvordan applikationsudviklingen kan blive ensrettet,« summer Erik Østergaard op.

Organisatorisk er problemet, at Sharepoint favner så bredt, at ingen ved, hvor ansvaret ligger, eller hvor man kan bestille en applikation til at lægge oven i.

»Det skal være klart, hvem der har beslutningsmandatet. Typisk falder det ned imellem tre stole, hvor organisationen ikke ved, om de skal gå til kommunikationschefen, it-afdelingen eller deres nærmeste leder,« forklarer rådgiveren.

Applikationer i cowboy-land

Når beslutningsgangene roder, kan det smitte af på teknikken og gå ud over stabiliteten på it-platformen. Mest af alt hvis der bliver frit slag for at udvikle egne applikationer og bruge dem på den fælles platform.

»Det kan føre til cowboy-situationer, hvor der ikke er struktureret support eller styr på applikationsudviklingen. Så kan det ske, at de applikationer, der bliver rullet på, enten ikke virker, eller at man ikke ved, hvem man skal tage fat i, når de fejler,« siger Erik Østergaard.

Går det galt for en applikation, kan det trække hele Sharepoint ned, og det kan lamme en organisation, som har indrettet arbejdsgangene efter at bruge intranettet til en lang række opgaver.

»Intranetapplikationer bliver mere og mere forretningskritiske. Det er det, man tænder og bruger fra morgenstunden, sammen med Office. Så hvis nogen får lavet en applikation, der går ned og hiver hele Sharepoint-platformen med, kan virksomheden gå helt i stå, indtil fejlen er rettet,« siger Erik Østergaard.

Derfor skal it-chefen sørge for at have fuld kontrol med, hvad der lægges på, og have alle applikationer gået kritisk igennem.

»Hvis en applikation for eksempel får disposet et memory-objekt i utide, kan det hive hele memory-stakken ned. Det kan fanges ved code review af applikationerne, og det er jo ikke anderledes end med andre slags applikationer. Men det specielle ved en internetplatform er, at det kan være svært at gennemskue, hvor fejlen ligger. Det kan gribe fat enten højt oppe eller dybt nede i applikationsstakken,« siger Erik Østergaard.