Sådan giver BI millionbesparelser på it-driften

Et datacenter er fyldt med maskiner, der spytter information ud om, hvordan det går. Et sandt paradis for en Business Intelligence-løsning, som kan give et samlet overblik over driften.

Men de fleste steder er det kun teknikerne, som kigger på de mange tal fra driftsstatistikken, og kun inden for deres eget område, er Brian Rasmussens erfaring. Han har som souschef i Atea og næstkommanderende for hostingcentret indført BI og er meget begejstret for resultaterne.

Ved at få samlet og systematiseret alle de mange informationer, har Ateas drift-afdeling opnået lavere omkostninger, samtidig med at kunder og medarbejdere er blevet gladere, forklarede han på BI-konferencen Information Management 2009, der finder sted tirsdag og onsdag i København.

Helt konkret har Ateas hostingscentre siden projektet begyndte i september 2007 skåret elregningen ned med 1,3 millioner kroner om året, og fået udnyttelsen af diskpladsen op fra 40 til 70 procent. Også udnyttelsen af servernes processor-kapacitet er steget.

»Og jeg tror kun, vi er halvvejs. Det er ikke urealistisk at vi kan optimere endnu mere,« sagde souschefen.

Grøn eller rød lampe

Atea, der mest er kendt for at sælge hardware og software, tilbyder også it-drift for kunderne, og outsourcing-afdelingen passer nu på over 2.000 terabyte storage og godt tusind servere, fordelt på flere datacentre.

Men som leverandør af it-drift er det svært at tilpasse niveauet af resurser til det optimale, fordi det er andres it-opgaver, man passer på, fortalte Brian Rasmussen og hev et eksempel frem.

Engang var overvågning af it-drift ikke specielt avanceret. Hver server havde en opgave, og hvis en af dem ikke virkede, var det nemt at regne ud, hvad konsekvensen var.

»Man gik ned og så, om lamperne lyste grønt eller rødt på hver maskine. Det var nogenlunde så avanceret, det var dengang,« sagde Brian Rasmussen.

Men i dag er der så mange afhængigheder mellem serverne, at det er umuligt at gennemskue med det blotte øje, forklarede han og viste et eksempel fra en kunde, der producerer skibsmaling: Et virvar af forbindelser på kryds og tværs mellem serverne.

»Hvad mon der sker, hvis en af serverne tages ud af ligningen? Måske betyder det, at en labelprinter holder op med at virke i Ungarn, eller at produktionen i Kina går i stå. Det er en tikkende bombe, når det er så svært at overskue. Man skal virkelig have tillid til, at der er styr på driften,« sagde han.

Det bliver dyrt uden de rigtige informationer

Mangler man den viden, betyder det, at Atea som udgangspunkt er nødt til at skrue helt op for alle haner, til alle opgaver. Og det koster.

»Når jeg ikke kan gennemskue business impact af, at en server lægger sig på ryggen, er jeg nødt til at kaste alle resurser efter alle incidents. Og det samme gælder for data. Vi må lægge dem alle sammen det sikreste sted, når vi ikke ved, om de er forretningskritiske eller ej,« sagde han.

Ved at få mere information og viden om de enkelte opgaver, kan Atea nu bedre tilpasse resurserne og dermed spare millioner af kroner.

Også kunder og medarbejdere har glæde af, at driftsafdelingen nu har et gennemgribende overblik. Kunderne kan få dybere og bredere information om deres it-drift, og det er nemt og hurtigt at vise, hvordan det går med de key performance indicators (KPI), som indgår i kontrakten med kunden. For eksempel logon-tider eller oppetid.

For medarbejderne handler det om, at de med flere data om driften kan få et tiltrængt klap på skulderen:

»It-drift er noget af det mest anonyme, og det er kun, når der er nedbrud, at de kommer frem på scenen. Så det er motiverende, når de kan se på dataene, at de leverer en god service, og få synliggjort, hvad der gør en forskel,« sagde Brian Rasmussen.

Startede med manuel BI i regneark Den fulde Business Intelligence-løsning er kommet hen ad vejen. Første skridt var at få installeret en række systemer, der holder øje med alt mellem himmel og jord i datacentrene. Men det var tekniske værktøjer, lavet af ingeniører til ingeniører, og det var ikke nemt at arbejde med.

Brian Rasmussen sad i begyndelsen selv og puttede dataene ind i regneark i timevis for at få et overblik, og han måtte have hjælp fra teknikerne for at kunne fortolke dataene. Det var ikke særlig optimalt.

Derfor besluttede han at få en rigtig BI-løsning, hvor alle data fra de mange overvågningsystemer fødes ind i et fælles data warehouse. Siden nytår har det derfor været utroligt meget nemmere at få et overblik, lyder hans vurdering.

»Men det kræver selvfølgeligt, at man først har implementeret støtteværktøjerne til it-driften og har styr på den del,« forklarede han.

Når det er sket, er et datacenter faktisk skabt til Business Intelligence, sagde souschefen, og derfor undrer det ham, at det ikke er mere udbredt.

»Jeg kender ikke andre forretningsområder, hvor der er adgang til så mange data. Og de bliver opsamlet automatisk, så de er meget pålidelige. Det er et eminent datagrundlag,« fortalte han.