Sådan dropper Socialministeriet Outlook og fællesdrev

Det er en kulturel revolution at få medarbejderne til at arbejde på en grundlæggende anderledes måde. Og Socialministeriets nye sagsbehandlingssytem F2 er netop det.

For væk er de indarbejdede rutiner med at gemme dokumenter og sager på fællesdrev, og væk er alle e-mails'ne med vedhæftede filer. Og for resten er alle sagsmapper med papirdokumenter også væk , og papirarkivet sendt til Statens Arkiver.

Proceskonsulent Johnny Bjarking fortæller her om Socialministeriets skifte til det nye system F2.

Hvad går projektet ud på?

Vi vil gerne slå to fluer med et smæk: Systemet skal effektivisere sagsgangene, samtidig med, at vi gerne vil eliminere arkiverings- og journaliserinsarbejdet. I gamle dage have man skrivestuer, som blev fortrængt af pc'ernes indmarch ? nu er tiden kommet, hvor F2-systemet med journalisering og arkivering i baggrunden skal eliminere journalfunktionen som selvstændig funktion.

Vi startede med et boligafdelingen som forsøgskontor i juni sidste år. I trekvart år har vi så høstet erfaringer, og nu er vi i gang med de afsluttende faser med at sluse resten af ministeriet over og bruge det direkte som det eneste sagsbehandlingssystem.

Hvad er din rolle i projektet?

Jeg har som proceskonsulent hjulpet med at beskrive, hvordan vi får en så effektiv sagsbehandling som muligt. Samtidig har jeg trænet medarbejderne i at droppe deres private arkiver i Outlook og rundt om på fællesdrevene.

Det er noget af en kulturomvæltning for den enkelte medarbejder. Socialministeriet er befolket af medarbejdere fra mange resortændringer, og de har været vant til, at hele deres 'hukommelse' ligger i deres Outlook-arkiv. Men heldigvis er folk opmærksomme på, at når de kan se, det virker i det nye system, så slipper de for det ekstra arbejde med at lægge en ekstra kopi på fællesdrevet.

Derfor gearer vi nu langsomt ned for kapaciteten på Exchange-serveren. Lige nu har hver medarbejder omkring 800 megabyte i snit, men det tal skal ned i takt med, at brugen af Outlook efterhånden får mere uformel karakter.

Vi forsøgte i pilotprojektet helt at undvære Outlook, men det er en meget stor kulturrevolution. Vi vurderede derfor, at vi hurtigere kunne komme videre, hvis vi lod brugerne beholde Outlook, også fordi erfaringen viste at en stor del af den daglige kommunikation havde en mere uformel karakter, der ikke var behov for at have liggende i en fælles vidensbase.

Hvad er målet med projektet?

At hele huset overgår til elektronisk sagsbehandling. Det mål når vi efter planen den første september.

Hvilken teknologi bruger I?

Grundlæggende er der tale om en SOA-løsning, hvor forskellige moduler spiller sammen. Det er firmaet cBrain, der har leveret løsningen, der kører på en Microsoft SQL-server. Dertil kommer en klient, som bliver lagt på de enkelte pc'er.

Vi er rigtig glade for, at vejen fra ide til implementering med den nye løsning er blevet meget kort. Vores erfaring fra det hidtidige system Captia var, at det ikke tog måneder men år, hvis vi skulle have ændret noget, og at det hurtigt blev meget omkostningstungt at lave de mindste ændringer.

Nu kan vi ændre fra den ene uge til den anden. Det kan lade sig gøre, fordi arkitekturen er så solid, og fordi vi ikke skal ned at pille i motoren hver gang.

Hvilke problemer har oplevet?

De største knaster har været at overvinde den kultur med klassiske redskaber som Outlook og netværksdrev. At pille ved det, det kræver en indsats. Midlet har blandt andet være at dele undervisningsindsatsen op i mindre bidder, så brugerne blev fortrolige med de enkelte dele.

Hvilke gode råd kan du give videre?

Lav en faseopdeling af projektet. Det betyder færre resurser - og det virker bedre. Etablér en intensiv støttefunktion i den første tid, hvor samarbejdet mellem sagsbehandler og it- system bare skal virke.