Projektleder: Glem business casen - brug mavefornemmelsen i stedet

Engang blev alt for mange projekter sat i gang og kørt igennem, uden at der på noget tidspunkt var regnet på, om udgifterne stod mål med gevinsterne.

Siden er der kommet meget mere fokus på business casen som et vigtigt værktøj, når et it-projekt skal planlægges og gennemføres - men nogle gange bliver brugen af business cases faktisk også for meget. Det mener Jan Typp, der til daglig arbejder som projektleder i Skandinavisk Data Center (SDC).

»Nogle gange skal man lade business casen ligge i skuffen,« siger han til Version2.

Meldingen fra Jan Typp kræver lidt forklaring, for generelt mener han, at det er helt afgørende, at man før et projekt sættes i gang har lavet en business case. Så bliver man tvunget til at definere målene i projektet meget klart, og det er en stor fordel senere hen.

»Så ved du, hvad der driver projektet. Og den gør det også nemmere at prioritere forskellige delmål, hvis du bliver nødt til at skære i projektet. Med business casen kan du se, hvad der er vigtigst,« siger Jan Typp.

Problemet er bare, at rigtig mange business cases ender med at være så komplekse eller dårligt funderede, at de ikke er til megen hjælp, når projektet går i gang.

»Generelt er vi forfærdeligt dårlige til at lave en business case, fordi det er så svært. Der er mange ting, der ikke kan kvantificeres, og det kæmper man med, når business casen skal skrives,« siger Jan Typp.

I de situationer skal man hellere glemme kolonnerne med kroner og øre i business casen og i stedet skifte til sin mavefornemmelse og føle efter: Er det her en god idé?

Giver iPads økonomisk mening?

Som eksempel nævner han Apples enorme succes med iPad’en, som også virksomheder nu anskaffer i læssevis. Fordelene er for eksempel, at medarbejderne nogle gange kan nøjes med at slæbe 660 gram iPad med i tasken, i stedet for en fuld, bærbar computer. Men den slags komfort-gevinster er der ikke mange penge i.

»Mange virksomheder køber iPads til de ansatte, selvom det ikke giver økonomisk mening, hvis man koldt og kynisk regner på det. I stedet gør man det ud fra en mavefornemmelse, fordi medarbejderne kræver det,« siger han.

Jan Typp nævner også et projekt hos SDC, der dybest set handler om at fjerne nogle fejl, der frustrerer medarbejderne, men ikke er kritiske.

»Hvordan kvantificerer du folks frustrationer i kroner og øre? Der er mange projekter, hvor det er rigtig svært at sætte en kold og kynisk kalkulation op, for der er mange bløde værdier, som indgår i ligningen,« siger han.

Nogle projekter kan være nødvendige, fordi man skal følge med udviklingen og konkurrenterne, eller kan blive gennemført i håbet om gevinster på lang sigt. Her bruger Jan Typp elbiler og vindmøller som eksempler i den store skala.

»Hvad er business casen for at oprette ladestationer til elbiler? Man skal bruge en masse penge, før der er elbiler på gaden. Og da vindindustrien fik støtte i 1990’erne, var der heller ikke umiddelbart en business case. Men så gav det senere hen Danmark et forspring inden for produktion af vindmøller,« siger projektlederen.

Hans budskab er derfor, at en business case er god at have - men for meget fokus på business casen, hele vejen, kan være skidt.

»Der er bare projekter, hvor man ikke kan lave en god business case. Og så skal man bruge mavefornemmelsen, i stedet for at prøve at kvantificere alting,« siger han.

Jan Typp er en af oplægsholderne på Dansk IT’s konference om projektledelse, der finder sted den 6. februar. Version2 er mediepartner på konferencen.