Print-forelskede byrødder skal lære at bruge it-systemet

Det lyder for mig lidt som om at Hillerød kun er blevet 'papirløs' på papiret og aldrig rigtig i virkeligheden. Det kræver et paradigmeskifte hos brugerne men i endnu højere grad hos IT folkene.

Det nytter jo ikke noget at IKT chef Søren Krisensen vil diktere sine byrødder at de kun må modtage mails på 10 MB og at de ikke må bruge deres postklient som arkiv.

Hvis de skal lykkes at undgå papiret så skal IT understøtte arbejdsformen som brugeren finder effektiv.

Af indlægget fremgår det at byrødderne henvises til at bruge deres fællesdrev til dagsordener mv. - hvilket er en helt igennem forældet tankegang i 2009 hvor vi mere eller mindre er på vej væk fra det regime.

I stedet ville det klæde en IKT chef at sikre at der er nogle effektive collaborationsværktøjer til rådighed og at brugerne får tilstrækkelig indsigt i mulighederne så de kan blive endnu mere effektive i deres arbejdssituation.

Hvis IT så også begynder at kigge på hvilke arbejdsgange der faktisk er tidsrøvere for brugerne og bruger kræfterne på at effektivisere dem så er det at IT for alvor viser sin berettigelse.

Det er på tide at komme ud af glasburet Søren Kristensen.

God arbejdslyst
Henrik Sørensen

"Da mange bruger mailklienten som deres personlige arkiv i stedet for at hente den slags fra et fællesdrev, ser de sig nødsaget til at printe de mange sider."

Jeg kan ikke lige så hvorledes der er en sammenhæng mellem distributionsformem (mail vs filserver) og behovet for at printe bilagene. Hænger print ikke mest sammen med at byrødderne gerne vil have bilagene med til mødet, så de kan få dem læst?

I min virksomhed bliver alting mailet rundt, selvom det er uhensigsmæssigt ud fra et it-synpunkt - med forstoppelse af mailserveren og bøvlede restore-procedurer. At få folk til at benytte en filserver er lige så svært som at få dem til at holde op med at printe og scanne filer der skal vedhæftes som pdf.

Har man overhovedet tænkt på brugerene i det her setup? Hvor fedt er det lige at skulle læse hundredevis af sider på en skærm?

Som minimum må man da stille e-bøger med nem integration til sagsakterne til rådighed for byrødderne. Ellers kan jeg da godt forstå, at de printer.

Jeg er ikke helt klar over hvordan noget kan være misforstået.
Det kan vist aldrig nogen sinde være brugerne der udstikker retningen for hvilken IT der skal implemteres eller hvordan den nuværende IT skal anvendes.
En mailserver er ikke at betragte som en filserver.
Ønsker man at være papirløs og der ikke er implementeret en dokument håndteringsværktøj er et fildrev der hvor man udveksler filer. Og så er den ikke længere.
Vi taler om den offenlige forvaltning og borgernes skatte penge.
Det er på ingen måde et urimeligt krav at nægte brugere i at anvende mailserveren som dokument arkiv.

Dette her sker desværre i mange af landets kommuner. Det er en kombination af vijle og retningslinjer, og ikke mindst at få de rigtige værktøjer stillet tilrådighed.

Det er helt sikket noget de skal modne sig til.

Michael, IKT chefen har misforstået sagen i det omfang, at han siger, at kommunens data er tilgængeligt digitalt og derfor er kommunen papirløs. Dette kan ikke være længere fra sandheden.

Hele processen kræver så frygtelig meget mere, men nok vigtigst af alt, at brugerne er med på vognen. Som de fleste ved er brugere utaknemmelige vanedyr (glimt i øjet), så hvis det kan lade sig gøre at modificere en eksisterende teknologi, i dette tilfælde mail serveren, til at kunne lette adgangen til de nødvendige dokumenter, så er det at foretrække frem for at bruge forældet teknologier som har udlevet deres tid, i dette tilfælde fildrev. Dermed ikke sagt at fildrev er en dårlig ting, men hvis brugerne aldrig er blevet opdraget til at bruge fildrev som dokument håndtering, så er jeg ret sikker på du ikke for dem til det her i 2009.

Anne-Sofie er inde på noget af det rigtige med e-bøger som kan splejses sammen med kommunens dokumenthåndtering. Problemet er dog som altid, og specielt fordi det er kommunalt, at penge er begrænset, så ind til en eller anden kommune finder olie i baghaven og bruger de nødvendige midler til at udvikle et fornuftigt papirsløst koncept, så syntes jeg ikke tilpasning af kommunens mail servere er så slemt. Kan det lade sig gøre, så hvorfor ikke? Bare fordi brug af en mail server til dokumenthåndtering har en masse uhensigtsmæssigheder, betyder det ikke, at fordelene ved den papirsløse brugere ikke kan opveje disse.

Så skal det gøres tilstrækkeligt nemt at arbejde med digitale data lige så nemt som det er "lige at printe noget ud". Arbejder selv i en stor virksomhed hvor det er med besvær at man kan få data ud af diverse applikationer til at arbejde videre med digitalt, men printe alt, det kan man. Har foreslået at vi kun har en printer der er placeret decentralt som alle 5.000 ansatte kan deles om, så stiger interessen for at håndtere data digitalt ret pludseligt.
/Claus

Version 2 havde i slutningen af Maj måned et indlæg om at byrådet i Bergen havde fået tablet pc'ere så de kan arbejde papirløst til møderne

http://www.version2.dk/artikel/11057-tablet-pcer-goer-bergens-byraad-aeg...

@Rasmus.
Jeg forstod det ikke helt.
Nej, Hillerød er ikke papirløs om informationerne ligger på på en mailserver eller en filserver.
Informationerne skal naturligvis stadig digitalt ind i byrådssalen før det har nogen gavn.
Og så det bliver vel en afvejning om printforbrug og papir er dyrere end stille laptops eller e-Books til rådighed.

@ Rasmus: Vi plejer at fortælle vores IT-drift-kunder at vi sagtens kan forøge den maksimale størrelse for emails på deres server fra de gængse 10MB, men at det jo ikke forhindre modtageren i at have en sådan grænse.
Hvordan man bruger sin mailserver er, som jeg også forstår du siger, helt op til ejeren selv. Men hvis man som organisation eller kommune bare giver los og lader anarkiet herske vil der jo nok opstå en del komplikationer; Dels fordi man skævvrider hele email-konceptet, og dels fordi emailserverens datastruktur og ikke mindst hardware meget let kommer til at lide under dette.
Men tænk engang hvad de webbaserede løsninger, som Google Docs og hvad vi ellers har på bedding, kan gøre for den situation...

@Michael: Jeg omtaler Hillerød som papirsløst, fordi de selv gør det. At de så ikek er det, er noget andet. Der hvor jeg går i rette med dig er, at du ret katagorisk afviser at en mail server kan tilpasses en dokument håndterings rolle. Jeg er enig i at det har mange ulemper, men hvis fordelen overstiger ulemperne er det stadig værd at undersøge.
Fordelen her kunne være, at de fleste af byrødderne allerede har en bærbar som de slæber med rundt og dermed også adgang til deres mail klient. Og hvis vi så går udfra at de ville være tilfreds med at have email adgang til bare 1/4 af de dokumenter som de normalt ville printe ud og tage med, så har man i mine øjne vundet en del ved at modificere/skamridde en eksisterende løsning.

@Morten: Jeg er helt enig i, at der en del ulemper forbundet med at bruge mail strukturen og jeg er helt på det rene med at vi er uden for dens tiltænkte rammer. Det var mere en, af-mangel-af-bedre tanke, hvor man opvejer fordele og ulemper, fordi økonomien er ikke tillader mere smarte løsninger.
Men jeg tror du er inde på noget af det rigtige med Google docs og lignende, måske var det en opgave for den nye kommunale it sammenslutning at sætte et google docs rip-of i gang for den kommunale verden. Det kunne være at dette projekt ville være det projekt som det rent faktisk lykkedes at implementere på landsplan. Man har vel lov at håbe.

Jeg omtaler Hillerød som papirsløst, fordi de selv gør det. At de så ikek er det, er noget andet. Der hvor jeg går i rette med dig er, at du ret katagorisk afviser at en mail server kan tilpasses en dokument håndterings rolle. Jeg er enig i at det har mange ulemper, men hvis fordelen overstiger ulemperne er det stadig værd at undersøge.

Hvordan er det en ulempe? Jeg ved godt at det er problematisk i et exchange miljø, men i et Domino/Notes miljø ville det da fungere fortrinligt i.
Kombineret med Sametime funktionalitet vil de ovenikøbet kunne streame byrådsmøderne ud til borgerne samtidig med at de kan gennemlæse dokumenterne i den grad de er offentligt tilgængelige.
Derudover vil der kunne gives mulighed for at de enkelte partigrupper kan dele filer/diskussioner/etc. internt mellem sig.

Jeg synes sådan set du har en hel valid pointe, men mange har misforstået samarbejdsparadigmet fordi de har valgt en middelmådig/dårlig løsning til formålet [ie. Exchange - og de prøver vidst at forbedre det drastisk i 2010 udgaven iøvrigt].

Det er her, som så mange andre steder, et spørgsmål om at finde ud af hvad behovene er, og så finde ud af hvilke løsninger der kan håndtere dette, fremfor for at vælge løsning, og så tilbyde hvad det kan levere.

Og der også hér flere årsager (som også andre har berørt ovenfor):

Næsten alle de skrivelser der rundsendes er beregnet til at blive printet! De er baseret på helt traditionelle flade layouts/skabeloner fra gamle dage: De er hverken er særligt velegnede til at blive læst på en skærm og de udnytter ikke fordelene ved at bruge det digitale medium. Det er fx ikke usædvanligt at få 50-100 sider store dokumenter uden dynamiske indholdsfortegnelser, bogmærker, krydshenvisninger etc., og kun med skriftlige (kolde) henvisninger til diverse bilag, som findes i separate filer i stedet for at være tilkoblede eller indlejrede filer (objekter) i hoveddokumentet.

Det er let at sende mails med vedhæftede filer, og folk vælger helt naturligt denne løsning, hvis det er for bøvlet at bruge alternativerne, fx at skrive meddelelser til og uploade relevante dokumenter på et intranet. Og hér har it-professionelle en vigtig opgave: I skal gøre det lettere for folk at bruge de bedre metoder end de dårlige!

Folks it-kompetencer på området er for ringe: Der er for mange der tror, at man kun kan gøre tingene på den måde det nu gøres (’papir med lidt strøm & en printer’). Det gælder både modtagere af informationer, men i høj grad også afsendere, herunder - og hold lige godt fast i jeres tastaturer derude - it-professionelle! Faktisk stammede de to værste mails med multiple vedhæftede filer i min indbakke i dag fra den kant.

Og så er der problemet med ’effektive ledere’ og deres måde at prioritere og gebærde sig på i informationssamfundet, men det er længere historie…

@Kristian: Jeg giver dig ret i, at jeg er ret ensidig her, da jeg går fra at vi taler om en exchange løsning for Hillerøds side og for Exchange er der en del ulemper forbudnet. Kigger man bredere, så er det nok ikke så slemt med ulemperne. Jeg ved godt det er farligt at gå udfra at de bruger Exchange.

Folks It kompetencer er for ringe.
Eller er de.

Nu sider der mange SA og ander på dette forum. Og hvor mange af dem informere deres brugere om hvad de har tænkt sig med It og hvad de forskellige programmer kan.
Jeg tro nærmere at det er It afdelingen der ikke er gode nok til at informere om hvordan og hvorledes tingene kan bruges mest effektivt.

Hvor mange laver kurser for deres medarbejder.

Hvorfor.
Fordi at man ikke kan bestemme over hvad folk skal lære i deres fritid. Og hvorfor skal de sætte sig ind i en masse programmers eneskaber hvis de ikke ved hvad de kan bruges til. Hvorfor så bruge tiden på at lære nyt.
(Hvorfor skal man lære at bruge en webbank hvis alle ens penge ligger under sengen.)

Folk der skriver 100 sider skriver dem på computer fordi de ikke ved at de kan skrive dem i hånden og der efter scanne dem som pdf.
Når de har brugt uge på at skrive 100 sider hvornår skal de så lære alt det som i vi synds er normalt.
For næste uge skal de skrive 100 sider igen.
Og sådan har de det hver uge.

Tror i så de gider at skrive særlig meget der hjemme.
Nej vel. Slet ikke hvis de bruger et andet system der hjemme f.eks win 98. Så har de ikke mulighed for at lære at bruge officer 2008.
Vi er i gang med den største tvangs indlæggelse der nogle sinde er foregåede.

Men hjælp de arme mennesker der er tvunget til at bruge en computer.
Læs noget pædagogik hvis ikke forstår jeres medarbejder.

Jeg er socialdemokratisk byrådsmedlem i Hillerød Kommune, og jeg er langt fra forelsket i de mange stakke papirer vi hver uge får ind ad døren.

For det første udkommer de ofte så tæt på møderne, at vi ikke kan stole på at posten når at levere dem rettidigt, og derved må bede vores egen Teknik Entreprise om at køre dem ud manuelt.

For det andet er papirsbilag og bilag fuldstændigt umulige at søge i, sammenlignet med de digitale kopier, hvilket gør dem meget besværlige og langsommelige at få gennemlæse.

For det tredje er det spild af papir, benzin og økonomi med alle de udprint og udbringninger.

MEN at vi ikke er papirløse skyldes altså ikke bare at byrådsmedlemmerne ikke vil ændre adfærd. Der er også flere IT-faktorer der gør det meget svært for os.

Eksempelvis er kommunens intranet, kalender og mail-system bygget op så strikst at det praktisk talt umuliggør at benytte systemerne fra enhver anden computer, end den kommunen leverer til os. Det er en betydelig barriere for en person som mig.

Jeg har i forvejen 6 forskellige mailkonti, og 5 forskellige kalendre, som jeg bruger i privat og arbejdsrelateret sammenhæng. Det hele synkroniserer jeg på min arbejdscomputer og min iPhone. Men kommunens IT-system vil ikke lade mig gøre tilsvarende med deres mail og kalender.

Det betyder i praksis at jeg ikke kan følge aktiviteterne på kommunens intranet førend om aftenen, når jeg kommer hjem fra mit arbejde. Havde jeg adgang fra mit eget udstyr, kunne jeg holde mig opdateret i løbet af dagen ligesom jeg gør med alle mine andre aktiviteter.

Det er barrierer som disse, der gør adfærdsændringer svære for de folkevalgte.

Hvis man ville realisere ambitionen om at blive "papirløs kommune", kunne man starte med at tillade politikernes private udstyr adgang til intranettet.

Uden at have regnet præcist på det, vil jeg endda mene at man kunne forære hver enkelt folkevalgt en iPhone såfremt de fravælger papiret fremover - og stadig spare penge!

@Mikael: Rigtig godt du kommer på banen med dine betragtninger. Hvorvidt der skal gives adgang de ansattes telefoner, computere og andre elektroniske midler, er en fin balance gang, men det lyder som der er lukket lige lovlig hårdt af for jeres tilgang til systemet.

Dit indlæg understreger, at man ikke "bare" kan indføre et papirsløst system ved at sige, at nu er teknikken på plads, så nu skal brugerne bare tilpasses. Det skal starte, som så mange andre projekter, med at alle interessanter samles og gives en nogenlunde ligeværdig stemme. Ingen part skal kunne tvinge andre parter ned i foruddefineret roller, uden de påvirkede parter kan komme med indsigelser og forbedringsforslag. Det gælder både for IT, brugere og ledelse. Men en ting er sikkert, en part kan ikke alene implementere en løsning, som vil blive accepteret og brugt af alle parter.

Jeg vil foreslå, at alle holder op med at skrive så meget. Alt det PDESPDAS-halløj (På Den Ene Side På Den Anden Side) halløj i det offentlige skyldes jo, at de har alt, alt, alt for meget tid og alt for mange penge.

Sørg for, at folk får travlt, så de er nødt til at beskrive ALLE ting i et såkaldt mini-memo, dvs. max en halv side. Det indførte Reagan i den amerikanske central-administration, og det virkede fantastisk.

Så er det så kort, at alle kan huske det, og selv hvis man ikke kan huske det korte budskab er det nemt at printe det ud.

Så indfør mini-memoet. Hvis det virker for Det Hvide Hus og deres overordnede styring af USA er det nok også tilstrækkeligt for et superkomplekst sted som Hillerød, høhø.

mvh.

Mogens

@ALLE: Jeg tror at jeg kan tillade mig at uddrage at vi allesammen er mere eller mindre enige i det centrale, nemlig at IT i højere grad end det er tilfældet i dag, skal forsøge at tilpasse sig brugernes faktiske behov kombineret med at både brugere og IT nok har et behov for et kompetenceløft for at målet om papirløs administration er indenfor rækkevidde.

Jeg synes så også retfærdigvis at det skal tilføjes at Hillerød Kommune nok ikke ligger så langt fra de fleste større virksomheders anvendelse af IT og det kan så være en reminder til de af os der er IT-folk om at vi hver eneste dag må spørge os selv om det vi laver gi'r reel værdi for vores brugere og hjælper dem med at løse deres opgaver.

@ALLE
Man kunne jo overveje i IT afdelinger om "vi kender brugernes behov bedre end de selv gør" burde revideres. Hvis man i stedet så sig selv som et serviceorgan kunne det måske give brugernes it oplevelser/brug et pift. Se det måske lidt anlæggelse af en sti: Den (her i eksemplet) uproff. IT-afdeling lægger fliserne på den korteste vej over plænen, eller i et mønster der passer med strategien. Den fornuftige (nej ikke bogstaveligt, men prøv at følge tankegangen) - lader bruger træde en sti - og lægger fliserne der hvor folk faktisk går...

well, hvis det er fordi de sender store pdf filer kan jeg godt se problem, men pdf har altid været et helvede at læse på almindelige computerskærme, og fylder ALT for meget når det alligevel er ren text..

så find dog et alternativ. Så er vi ude over for store filer, og ubrugelige "readers" på skærmen..

krig og fred printet til pdf fra Project gutenberg fylder 5.5MB og er inden for den ramme en mailserver kan håndtere, word udgaven er faktisk større, problemet er ikke som sådan PDF. Problemet er at mange af de dokumenter er scannet og altså består af billeder + fejlbeheftet OCR'et tekst.

Der ud over kommer organisationstænkningen og en sikkerheds model der basere sig på closed circuit networking og ikke tilader brugerne at tilgå noget som helst matriale uden for organisationen, meget af det skyldes formeteligt begrænsninger i Exchange og SMB fildeling, samt et intranet der ikke er designet med SSL i tankerne. Dokumenthåndterings systemet har sikkert samme problem.

Den absolutte fordel ved web interfaces er at man kan give adgang udefra uden at man skal slække sikkerhedskravne urimeligt.

Byrådsalen er sikkert heller ikke digitaliseret ordentligt, hvilker gør det svært at tage digitale dokumenter med ind.

@Rasmus: Fik aldrig svaret - min pointe er mest at Exchange aldrig har været godt til andet end mail, og folk burde revurdere om det er et produkt der er godt til mail og ikke kan andet de har brug for, eller om de har brug for en groupware platform som findes i utallige afskygninger hvoraf jeg så nævnte IBM's platform.

@Kristian: Jeg er helt enig - det er måden problemet skal gribes an på.
Der er dog et stort men. Vi har at gøre med en kommune, som jeg går udfra har en lige så trængt økonomi som de fleste andre kommuner. Så derfor tager jeg udgangspukt i, hvad der kan lade sig gøre med de eksisterende ressourcer man har til rådighed. I dette tilfælde - at skamride en exchange server. Og jeg tror det er måden tingene gribes an på rigtig mange steder, simpelthen fordi økonomien ikke tillader, at man invistere i de "rigtige" løsninger.

Så jeg syntes at vi som IT folk skal kaste os ind i kampen, også selvom vi ved der findes bedre værktøjer til at løse de givne problematikker. Som minimum opnår vi en større viden omkring det problem vi står over for, som så kan være os til gavn når der på et tidspunkt er luft i økonomien til en "rigtig" løsning. (Der er jo så risiko for at den skamredne løsning man har lavet i mellemtiden, rent faktisk er god nok, så man ikke får bevigeliget penge til den "rigtige" løsning)