Pinligt it-koks får SKI til at aflyse udbud

En pinlig fejl i et it-system har gjort, at Statens og kommunernes indkøbsservice, SKI, har måttet aflyse et udbud af en ny rammeaftale om management-konsulentydelser.

It-systemet indsamler og bearbejder de indkomne tilbud, så SKI kan vurdere, om buddene lever op til mindstekravene.

SKI ønsker hverken at oplyse navnet på it-leverandøren, eller hvilke konsekvenser fejlen har haft for samarbejdet mellem SKI og leverandøren. Det er også småt med nærmere oplysninger om fejlen, ud over at den er 'af it-teknisk karakter.' SKI kan heller ikke sige, hvornår fejlen forventes rettet, da det 'afhænger af afklaringen af problemet'.

»Denne særdeles uheldige situation er opstået i forbindelse med udbudssystemets modtagelse af de indkomne tilbud, og skyldes formentlig en kombination af det høje antal afgivne tilbud, og den enorme mængde tilbudsdata, der skal behandles,« beklager SKI på sin hjemmeside.

»Ved overførslen af indholdet af de indkomne tilbud fra dokumenthåndteringsdelen til evalueringsdelen i SKIs udbudssystem, har SKI erfaret, at en del af de indkomne tilbud ikke indeholder de krævede tilbudselementer. I praksis medfører dette, at SKI ikke vil kunne dokumentere, at de tilbud, der indgår i tilbudsvurderingen, er konditionsmæssige, med den konsekvens, at det udbudsretlige princip om ligebehandling ikke kan håndhæves,« skriver SKI videre.

Det er ikke lykkedes Version2 at få et interview med den ansvarlige person i SKI, men har i stedet fået tilsendt en mail med spørgsmål og tilhørende svar om situationen.

Hvad er der gået galt, siden SKI aflyser udbuddet om Management konsulentydelser?

Årsagen til aflysningen er, at det ikke er lykkedes at afvikle udbudsforretningen i overensstemmelse med udbudsdirektivet på grund af it-tekniske uregelmæssigheder.

SKI har derfor valgt at aflyse udbuddet, da der var risiko for, at nogle af de mange indkomne tilbud utilsigtet kunne komme til at fremstå som mangelfulde. SKI er pt. i gang med en teknisk afklaring med leverandøren af udbudssystemet.

Hvordan sikrer SKI, at der ikke opstår lignende problemer i forbindelse med kommende udbud?

SKI afholder i dag (i går onsdag, red.) møde med leverandøren af udbudssystemet for at afklare, hvor fejlen ligger. Vi tager naturligvis alle forholdsregler, så fejlen ikke gentager sig i det genudbud, som vi arbejder på at kunne komme med snarest.

Har den aktuelle fejl berørt de andre udbud, I har gennemført i det nye udbudssystem?

Nej. Det aflyste udbud adskiller sig fra de øvrige udbud ved, at der er langt flere indkomne tilbud ? 125 - end typisk. Det har genereret en betydelig større datamængde, der skulle håndteres af systemet.

Hvordan kan SKI garantere, at der ikke er sket lignende fejl i udbud tidligere?

SKI har, så snart vi blev opmærksomme på de it-tekniske uregelmæssigheder, valgt at lade udbuddet gå om. Det er naturligvis afgørende for os, at udbuddet er foretaget efter alle gældende regler. Og vi beklager meget de gener, som tilbudsgiverne oplever i den forbindelse.

Hvornår bliver det nye udbud offentliggjort?

SKI forventer at offentliggøre en ny tidsplan i løbet af to uger, og forventer at igangsætte genudbuddet i løbet af tre uger. Målet er at det nye udbud kan træde i kraft til sommer.