Pas på med for tunge BI-værktøjer - du risikerer at drukne i overblik

Business Intelligence handler først og fremmest om at give ledelsen et overblik over de data, der viser, hvordan forretningen går. Derfor er én af de vigtigste faktorer, når man skal vælge et system, at værktøjet også kan anvendes af brugerne til at få overblik.

Det lyder indlysende, men det er langt fra altid tilfældet, når en virksomhed investerer i eksempelvis et BI-system, som skal give afdelingschefer indblik i, hvordan deres afdeling klarer sig lige nu.

»I store virksomheder ser vi typisk, at de har for mange værktøjer, og at mange medarbejdere sidder med for tunge værktøjer,« siger partner Peter Suhr fra Gartner Consulting.

Et godt BI-system giver slutbrugeren mulighed for selv at arbejde med de relevante data og eksempelvis kunne tilpasse visningen af data og skrue på parametre for at forstå, hvorfor billedet ser ud som det gør. Derfor er det ifølge Peter Suhr vigtigt, at systemet stiller de relevante data til rådighed for slutbrugeren, som så selv kan lave det sidste stykke arbejde med at behandle dem på den måde, der passer bedst til situationen.

»Vi ser virksomheder, som har købt licenser til at kunne lave meget tungt BI, men det er aldrig noget, slutbrugeren kommer til at bruge,« siger Peter Suhr.

Skal både være hurtigt og let at bruge

Brugerfladen er derfor vigtig, når der skal vælges BI-system, og leverandørerne har da også udviklet grafiske visninger i webbrowseren, såkaldte dashboards, ligesom flere tilbyder applikationer til mobiltelefoner og på det seneste også tablets.

»Hvis man skal have nytte af BI-systemet som leder, så skal man ikke bare have data fra det hurtigt, men det skal også være nemt at anvende. Ellers bliver det bare en fin øvelse for økonomiafdelingen,« siger Peter Suhr.

Det gælder ikke mindst, hvis man har brugere, som skal kunne anvende systemet, når de er ude i marken. For en detailkæde er det således afgørende, at en chef skal kunne anvende systemet til få overblik over eksempelvis manglende varer i en butik sammenholdt med salgstallene, og det skal ofte gå stærkt, hvis chefen står med tomme hylder.

Let tilgængelighed kan også være en forklaring på, at mange vælger den BI-løsning, som hører til den software, de i forvejen kører, og som BI-systemet skal bruges sammen med.

integration til eksisterende infrastruktur vejer tungt

»For 10 år siden var en stor del af vores forretning at rådgive om, hvor man skulle købe sit BI-system. I dag vælger de fleste det, der kommer fra deres strategiske softwareleverandør. Det er sjældent, at det, der følger med softwarepakken, ikke kan løse opgaven,« siger administrerende direktør Michael Borges fra konsulentfirmaet Platon.

En undersøgelse, som Microsoft har fået foretaget blandt danske Business Intelligence-kunder i foråret 2012 viste også, at de faktorer, som vejede tungest, da systemet skulle vælges, var integration til den eksisterende infrastruktur, pris og en intuitiv brugerflade.

Netop Microsoft er formentlig også lidt større på det danske marked end den femteplads, som selskabet indtager på analysefirmaet Gartners opgørelse over BI-markedet i Vesteuropa. Ifølge Gartners tal har Microsoft en markedsandel på 9 procent i Vesteuropa, mens eksempelvis IBM's Cognos og Oracle har markedsandele på henholdsvis 12 og 16 procent.

»Det kan være svært at vurdere markedsandelen for Microsoft, fordi deres løsning er bundlet meget sammen med SQL Server. Oracle er mest udbredt blandt loyale Oracle-kunder. Cognos havde i mange år, før IBM købte dem, begrænset repræsentation i Danmark, men man skal bare over på den anden side af Øresund, for at det ser helt anderledes ud,« siger Michael Borges.

Magic Quadrant er ikke altid bedst

Analysefirmaet Gartner vurderer jævnligt BI-leverandørerne ud fra 15 kriterier, som vurderer de forskellige løsninger i forhold til modenhed og fremsynethed. Det omfatter eksempelvis en vurdering af, om leverandøren er i stand til at reagere hurtigt på ændringer i markedet, har leveret tilfredsstillende support til kunderne, og hvilken strategi leverandøren har i forhold til specifikke markeder og brancher.

Vurderingen bliver samlet i det, Gartner kalder for 'Magic Quadrant', som kan bruges til at se, hvilke leverandører der meget langt frem på ny teknologi, men måske i mindre grad på modenhed, eller hvilke leverandører der i dag primært henvender sig til mere snævre målgrupper.

Den seneste udgave af Gartners Magic Quadrant placerer IBM, Microsoft, Oracle, SAP og SAS Institute i den såkaldte 'leaders quadrant' sammen med Information Builders, MicroStrategy og Qliktech. Leaders quadrant indeholder de leverandører, som både scorer højt inden for modenhed og avanceret funktionalitet.

Det er dog ikke ensbetydende med, at det er blandt de leverandører, at man finder den bedste BI-løsning til ens virksomhed. Der findes flere mindre leverandører, som har specialiseret sig i bestemte brancher, markeder, integration med bestemte systemer eller kan levere specielle typer af information . »De største leverandører er også 'the usual suspects', men der er ofte også noget, der på lokale markeder får bygget noget op, som passer ind lokalt,« siger Peter Suhr fra Gartner Consulting.

Verdens mest udbredte BI-værktøj: Excel

Det gælder eksempelvis en leverandør som danske Targit, der ifølge Gartner har en langt større andel af kunder, som bruger Microsofts ERP-produkter, end nogen anden BI-leverandør. Til gengæld skal man ifølge Gartner være opmærksom på, at næsten alle kunder samtidig har opbygget et datawarehouse af en vis størrelse baseret på Microsoft, og det derfor ikke er en løsning, som passer til alle.

I mindre virksomheder har det i årtier været regnearket, der har regeret som BI-værktøj. Det hænger dels sammen med, at behovet for at kende til virksomhedens øjeblikkelige tilstand altid har eksisteret, og dels at regnearket er et værktøj, som ledelsen i forvejen havde kendskab til, og det var forholdsvis let at udvikle et simpelt BI-system baseret på regneark med begrænsede interne ressourcer.

»Det mest udbredte BI-værktøj er nok Excel. Det var sjovt i gamle dage, men i dag indeholder Excel jo en masse BI-funktionalitet,« siger Michael Borges fra Platon.

Pas på - ellers køber forretningsenheder bare eget system

Et dedikeret BI-system kan på samme måde som chefernes delte regneark også ende med at være uden for it-afdelingens kontrol. Ifølge Microsofts undersøgelse blandt danske private og offentlige organisationer var det blot omkring halvdelen af organisationerne, hvor ansvaret for BI-systemet lå hos it-afdelingen.

»Der er en tendens til, at forretningsbrugerne siger, at de skal bruge et system til deres behov, og så går de ud og køber nogle licenser uden om it-afdelingen,« siger Michael Borges.

Mens traditionelle leverandører som IBM og SAP typisk sælger BI gennem it-afdelingen, så er der flere af de øvrige leverandører, som går mere efter netop forretningsbrugerne, altså cheferne og mellemlederne i den administrative del af organisationen.

Det gælder eksempelvis en leverandør som svenske Qliktech, der har fokuseret meget på at lave et system, som den enkelte bruger kan tilpasse.

Artiklen har tidligere været publiceret som en del af pdf-magasinget Version2 Insight- Business Intelligence. Se også det seneste Version2 Insight om Unified Communications.