Otte CMS'er samles til én Typo3-løsning på Aarhus Universitet

Fusioner giver altid it-folk meget at se til, men på Aarhus Universitet var fusionerne i 2007 en af de større omgange. Pludseligt kom både Handelshøjskolen i Århus, Danmarks Miljøundersøgelser og flere andre forsknings- og læreanstalter ind under universitetets paraply, og det betød blandt andet, at der var otte forskellige CMS'er i brug.

Jens Hørlück, forretningskonsulent hos universitetets it-afdeling, forklarer om udfordringen med at skifte til et nyt CMS på tværs af alle universitetets afdelinger.

Hvad går projektet ud på?

»I dag kører vi med otte forskellige CMS'er, og det skal vi have samlet i én fælles installation, for at kunne videreudvikle vore webløsninger ud fra en fælles strategi.

I dag kan vi ikke for eksempel ikke søge på kryds og tværs i alle websiderne, fordi der er otte forskellige platforme. Og vi har valgt ikke at bruge tid på at integrere de eksisterende løsninger. Det ville være halv løsning med kvart funktionalitet.«

Vores centrale CMS kører på Site-in-a-box (SIAB), og det er en brændende platform, for det bliver ikke understøttet længere, og der er mange ting, det ikke kan. Danmarks Miljøundersøgelser kører på et Microsoft-CMS hos Miljøministeriet, og det er også en brændende platform. Det er meget stabilt, men det er en stakket frist, før Miljøministeriet smider dem ud fra deres it-løsning.

I første omgang handler projektet om at samle alle CMS-systemer. Det drejer sig om nogle hundredetusinde websider. Når det er sket, begynder vi så at reorganisere hele strukturen.

Vi begyndte forundersøgelser i februar, og vi regner med at være færdige til februar med konvertering af det centrale SIAB-CMS. Derefter kommer de andre, med fire migreringer henover forår og sommer, og så dem, der kræver mest arbejde, til sidst. Nogle har nemlig udviklet væsentligt mere funktionalitet, som vi skal på højde med i det nye, før vi flytter. Så er vi nok i 2011, før de sidste er flyttet over.«

Hvad er målet med projektet?

»Vores mål er i første omgang en fælles platform, der kan bære den fremtidige udvikling af Aarhus Universitets websider. Vores eneste produkt er viden, så det er afgørende, at vi har en god platform til at præsentere den viden. Det kræver en fælles platform at kunne præsentere viden ud fra, hvad vores brugere har behov for. Det egentlige mål er at implementere en fælles web-strategi.«

Hvad er din rolle i projektet?

»Jeg er projektleder. I hele projektet er der - udover den tekniske side - også 500 redaktører af et par hundrede sites, der bliver berørt, så det er i høj grad et organisatorisk projekt.«

Hvilken teknologi indgår i projektet?

»Vi er efter grundige overvejelser gået fra forslag fra 16 implementeringspartnere, der omfattede ti forskellige CMS'er, til tre, der præsenterede nærmere og til valget af Typo3. Vi lagde vægt på, at det var stabilt, kunne skalere, at vi tror på, det også er der om fem år, og at vi kunne vælge mellem forskellige implementeringspartnere. Det har ikke været så afgørende, om det var open source eller ej. Vores kalkulationer viste, at det betød meget lidt for den samlede pris.

Hvilke problemer eller udfordringer er I stødt på?

»Det er en af de første store, fælles it-løsninger, så udfordringen har været at få konsensus hele vejen igennem. Det har vi sikret ved at inddrage alle hovedområder i beslutningen helt fra starten.

Og så er det en intensiv proces, når vi flytter det centrale CMS til den nye løsning som det første. Der er 50-60.000 websider, der skal konverteres, og 2- 300 redaktører, der skal uddannes i det nye system i de næste tre måneder.

Vi kombinerer de to ting, så redaktørerne kommer på kursus, og samtidigt skal tjekke, at konverteringen er korrekt. Med 25-30 på kursus ad gangen giver det en god effekt med support og sidemandsoplæring. Og så holder vi dem i undervisningslokalet, indtil de har tjekket hele deres site.«

Hvilke gode råd kan du give videre?

»Man skal starte med at afdække sine behov, og så vælge teknologien derefter. Det lyder måske banalt, men når man står med 16 leverandører, skal man være helt klar over, hvilke valgkriterier man har - ellers får man problemer, når man skal vælge.

Og så synes jeg, at det er et godt setup, vi har med at uddanne redaktører. Ved at slå konverteringen og uddannelsen sammen, kan vi skifte system samme dag, som en redaktør er færdig med at checke sit site. Så går der ikke lang tid mellem, at de lærer om det nye system, til de skal bruge det i praksis. Og de slipper for dobbeltarbejdet med at vedligeholde to forskellige sites i en periode.«