Odense Kommune: ESDH kan være bøvlet, men vi har brug for det

I Odense Kommune falder man ikke ned af stolen over, at mere end halvdelen af de danske ikke oplever at være blevet mere produktive ved at indføre Elektronisk Sags og Dokumenthåndtering, ESDH.

Det er ellers konklusionen i en ny undersøgelse foretaget af it-chef i Roskilde Kommune, Ole Bech, under Aalborg Universitet.

»For mig er konklusionerne i undersøgelsen på ingen måde overraskende,« siger Morten Dall, der er it-arkitekt og tidligere overordnet projektleder på ESDH i Odense Kommune.

»Men betyder det så, at ESDH har været en fiasko? Ja og nej, for det er jo en nødvendig præmis, at kommunerne har skullet digitalisere, og vi har fået en stor del ud af digitaliseringsprocessen. Spørgsmålet er så, om man dermed automatisk har rationaliseret en masse processer i kommunen, og der er svaret nej,« siger Morten Dall.

I Odense Kommune har man oplevet, at kvaliteten af sagsbehandlingen er blevet bedre, efter ESDH er kommet på banen.

»I dag er der mange sager med mange dokumenter, og det er en kvalitetsforbedring i sig selv at kunne dokumentere mere end tidligere,« siger Morten Dall.

Det virker som om, at kvalitet står højere end produktivitet, hvis man kun kan få den ene af de to?

»Hvis du skal have gennemført projektet, så ja. Jeg er godt klar over, at der skal være nogle penge bagved. Men prøv at stille spørgsmålet 'kan jeg undvære ESDH?'. Du laver heller ikke en kalkule på, om man skal have en hjemmeside eller ikke en hjemmeside eller bruge email eller ej,« siger Morten Dall.

»Det er kvaliteten, vi fokuserer på, og så tager vi effektiviteten i det omfang, vi kan,« uddyber han.

Erkender problemer med ESDH I Odense Kommune har der tidligere været så store problemer med brugen af ESDH i blandt andet Børne- og Ungeforvaltningen, at der blev fremstillet en alternativ og humoristisk vejledning til at bruge ESDH.

Et uddrag af vejledningen, som blev offentliggjort i medarbejderbladet Vid & Bid, kan findes på Odense Kommunes hjemmeside. Dele af den lyder:

»Når du tænder din pc, starter du højlydt med at brokke dig over ESDH-systemet. Du gentager nogle gange, at systemet er pisselangsomt. Efter en kop kaffe og almindeligt blodtryk igen, spørger du sidemanden, om ?lortet? virker i dag. Mit dokument er låst, men jeg har rettelser ? hvad gør jeg?«.

Morten Dall erkender, at ESDH ikke altid har været fryd og gammen i alle kommunens afdelinger.

»Ja, der er problemstillinger forbundet med ESDH. Systemer af den størrelse går da i stykker en gang i mellem,« siger han.

»Men andre folk siger, at de er glade for systemet fordi det giver dem overblik. Brugerne er en gang i mellem rigtig sure, og andre gange rigtig glade for systemet,« siger Morten Dall.

Nu vil kommunen arbejde på at få ESDH-systemet til at spille bedre sammen med kommunens andre systemer gennem en service-orienteret arkitektur.

»Vi kan sige 'been there done that' med hensyn til at oprette dokumenter og så videre i ESDH. Nu handler det om at binde de forskellige betydende fagsystemer i kommunen sammen med ESDH uden at gøre det på en rigid måde for at opnå effektive arbejdsprocesser i mere vedkommende og tunge arbejdsgange i den kommunale forvaltning,« siger Morten Dall.