Nyt intranet hos Lego blev fyldt med håndkraft

Lego-koncernen er efter en række år med hårde besparelser nu inde i en periode, hvor virksomheden igen kigger på fremtiden.

Nedskæringerne skal afløses af bæredygtig vækst, og derfor har klodsgiganten fra Billund haft brug for at omstille virksomheden til en ægte netværksorganisation.

For at understøtte den vision har virksomheden besluttet at indføre en ny samarbejdsplatform, der samler intranet og 'collaboration tools' i et og samme it-system. Frank Gårdsvig, Director, Information Management Solutions og Martin Sandgaard, Communication manager, Corporate Communications, beretter her om ugens it-udfordring:

Hvad går projektet ud på?

Martin: Overordnet vil vi skabe rammerne for en mere samarbejdsorienteret og netværksorienteret virksomhed. Det er den bagvedliggende vision. Rent praktisk sker det ved at implementere en ny Sharepoint-platform med muligheder for at lave netværk, communities og samarbejde på kryds og tværs af både organisation og lokation. Medarbejderne skal være med til at definere, hvordan de vil bruge redskaberne.

Hvad er jeres roller i projektet?

Frank: Jeg har været it-projektleder på projektet. Og så har jeg sammen med kommunikationsafdelingen været med til at definere rammerne og skabt hele projektet. Det er i virkeligheden essensen af det, vi gerne vil bruge platformen til ? mere samarbejde på tværs

Martin: Det er kommunikationsafdelingen, der er ejer af projektet, og jeg har været med til at definere scopet. Men som Frank siger, så er det hele sket i tæt samarbejde med it-afdelingen.

Hvad er målet med projektet?

Martin: Projektet er en succes, når Lego Koncernen i højere grad end hidtil er blevet en netværksorganisation. Det er selvfølgelig svært at måle på den slags, og vi ved ikke endnu præcist, hvor langt vi er nået med dette langsigtede mål. Heldigvis har vi også en række delmål, der er mere hårde at måle på ? som for eksempel at komme i luften til den aftalte tid.

Det er også et erklæret mål at få vækst i collaboration-delen. Vi skal se en udvikling, hvor flere og flere projekter gør brug af værktøjerne. Vi har ikke markedsført det voldsomt endnu, men kan allerede nu se en markant efterspørgsel efter det.

Hvilken teknologi bruger I?

Frank: Vi har valgt en Sharepoint MOSS 2007-løsning, og det er jo som sådan en standard-løsning. Vi har virkelig forsøgt ikke at lave alt for meget customisering og er gået langt for at undgå det. Jo mere standardiseret platform vi har, jo nemmere er det at supportere ? og opgradere, når den tid kommer.

De webparts [Sharepoints funktionalitetsmoduler, red.], vi bruger, har vi valgt fra Sharepoints standardpakke, og vi har endnu til gode at se medarbejdere, der efterspørger meget specialudviklede webparts med en ganske bestemt funktionalitet. Men vi ved godt, at det kommer, og forudsætningen for en positivt svar vil til den tid være, at det skal være nemt at lave opgraderinger.

Martin: Hele samarbejdsdelen har vi lagt i Sharepoints Team Site-funktionalitet.

Hvilke problemer har I oplevet?

Martin: Lego Koncernen er en international virksomhed, og vi må erkende, at sprog-delen ikke fungerer optimalt. Sharepoint kan operere med et undersite med mange sider på flere sprog, men hvis man opretter lister, f.eks. til nyheder eller kalendere eller lignende, så kan de enkelte listeelementer kun være på ét sprog.

Og så har vi også fortsat udfordringer med designet, hvor stylesheets'ne af og til kan være tunge at danse med. Vi har konstateret, at input i en bestemt skrifttype og fontstørrelse ikke altid giver det output, man selv angiver.

Det kan lyde som et mindre problem, men det er bestemt noget, vi tager alvorligt, for det er et dagligt irritationsmoment for de mange redaktører, der sidder i organisationen og holder intranettet opdateret. Uden et engageret korps af redaktører er der ganske enkelt ikke noget intranet.

Hvilke erfaringer kan I give videre?

Martin: Vi har haft relativt gode erfaringer med ikke at lave en automatiseret portering af indhold. I stedet har vi bedt redaktørerne manuelt flytte det, de gerne vil have med over på det nye site. Samtidig har vi trukket en kridtstreg og sagt, at ikke alt kan komme med. Stregen er baseret på validiteten af oplysningerne, for eksempel kigger vi på, hvor gammel informationen er, hvornår den sidst er opdateret ? og på, hvor mange requests den enkelte side har haft. Men ja, der har da også været subjektive kriterier inde over.

Frank: Den manuelle konvertering giver et stærkt fokus på indholdet, for der sker som regel rigtig meget med indholdet, inden det bliver flyttet. En elektronisk konvertering kunne have sparet nogle mandetimer, men så var vi endt i 'garbage in ? garbage out.'

It-udfordringen er er serie på Version2, der hver uge dykker ned i it-projektledernes hverdag.