Nyt ESDH-firma erstatter 'træls journalisering' med videndeling

Copenhagen Business School, CBS, stod med et problem: ESDH-systemet levede op til alle kriterier og kunne næsten alt, hvad man bad om ? men blev ikke brugt. Snarere tværtimod. Mange medarbejdere følte dokumenthåndteringen og journaliseringen som en træls arbejdsbyrde, der stjal effektiv arbejdstid uden at give værdi

CBS tog derfor kontakt til softwarefirmaet IT Lean der foreslog at udvikle en løsning, der i stedet for at stjæle arbejdstid gav mulighed for intern videndeling.

»Det kan godt være, at chefen stadig kalder det ESDH-systemet, men i medarbejdernes øjne er det et videndelingssystem. De arbejder med deres Word- og Excelfiler som næsten som de plejer, og på den måde kan man sige, at vi har indført 'ESDH bag om ryggen' på medarbejderne,« siger Dennis Jensen, partner i IT Lean til Version2.

Som sagt, så gjort. Med tilsagn fra CBS gik IT Lean i krig med at udvikle en løsning baseret på Sharepoint, der samtidig skulle bruges som intranet for CBS.

»Det vigtigste krav fra ledelsen var, at systemet rent faktisk blev brugt. Og vores brugerundersøgelser viste, at det i praksis betød, at journalisering ikke måtte være sværere eller tage længere tid end at gemme et dokument på skrivebordet,« forklarer Dennis Jensen.

Derfor udviklede IT Lean en løsning, hvor sagsbehandlingen foregår i de almindelige Office-produkter, der så blot gemmes 'det rigtige sted' i Sharepoint. Al metainformation til dokumenterne om sagsbehandler, dato, sagstype med mere tilføjes samtidig automatisk.

»Det rigtige sted er relateret til den person eller det objekt, dokumentet handler om. Det er intuitivt og enkelt, alle kan finde ud af det, og mere information behøver systemet ikke for at kunne finde dokumentet igen,« siger Dennis Jensen.

Dennis Jensen fortæller videre, at aftalen med CBS ? naturligvis ? ikke har kunnet dække alle udviklingsudgifterne. Men at begge parter har været glade for samarbejdet, hvor CBS har fået en fornuftig pris mod, at IT Lean har fået lov til at trække på CBS' domæneviden samt lov til at sælge løsningen videre.

På CBS hæfter man sig ved, at softwarefirmaet har været i stand til at levere en løsning, der lever op til de lovmæssige krav ? uden at det bliver 'et monstrum med syv arme, der kan svejse under vand'.

»På CBS ønskede vi primært en forretningsdrevet understøttelse af vores arbejdsprocesser og videndeling, men som samtidig kunne leve op til myndighedskrav. Det stiller krav om at ESDH systemet understøtter en meget brugervenlig nem måde at arbejde med sager og dokumenter på. Der må ikke være et højt dørtrin, for så bliver det ikke gjort,« siger Henrik Karsbøl, digital forvaltningschef på CBS.