Nye ERP-systemer gav 12 dage med nød-hjemmeside hos Ingeniørforening

I foreløbigt ti dage har hjemmesiden for ingeniørforeningen IDA været ganske skrabet. Der bliver nemlig skiftet ud i stor stil i it-maskinrummet hos IDA, men de fem dages forventede nedetid for hjemmesiden er blevet forlænget på grund af knas med konfigurationen.

Her fortæller programleder Lars Bach om forløbet, hvor et gammel ERP-system bliver skiftet ud med flere nye systemer, der så bindes sammen.

Hvad går projektet ud på?

»Vi laver en gennemgående ændring af vores arkitektur, så den bliver tilpasset SOA-principper. Vi har et Axapta 3.0 ERP-system, som vi har konsolideret vores forretningsprocesser på. Størstedelen var egetudviklet, og meget lidt var standard. Nu splitter vi det op og får Axapta Dynamics 2009-systemer til økonomistyring, løn og HR.

Som medlemssystem overgår vi til et Microsoft CRM-system, og så har vi et mødesystem fra Groupcare, som vi har udskilt alle vores mødeadministrative processer til.

Det hele bliver integreret via et nav, Biztalk. Rent kvalitetsmæssigt har vi haft behov for at synkronisere opdateringen af vores medlemsdata, så de flyder ud i alle vores centrale forretningsprocesser. Så kan vi også nemt monitorere og have overblik over alle integrationerne, for de går alle sammen igennem det her nav. Desuden udvikler vi et nyt datawarehouse, der skal varetage rapportering på tværs af komponenterne i arkitekturen.«

Hvad er målet med projektet?

»Vores mål er at effektivisere vores forretningsprocesser. Og at få en langt mindre omkostningstung vedligeholdelse, ved at skifte til standardsystemer. Vi skaber også en platform, der giver os bedre muligheder for at udvikle services til vores medlemmer. For eksempel vil der komme en webshop, hvor man kan betale kontingent og booke møder, inklusiv tillægsvarer. Det kunne vi ikke før.«

Hvad er din rolle i projektet?

»Jeg er programleder. Der er otte projektledere på projektet, og så har jeg det samlede overblik. Vi begyndte i september 2009, og så skulle vi gå live 1. juni.«

Hvilken teknologi indgår i projektet?

»Vi har valgt at bruge Microsoft-produkter til det hele for at sikre en god integration og en drift, der er mindre omkostningstung end det, vi har i dag. Det er Dynamics AX 2009, Microsoft CRM, Biztalk og så Educare fra Groupcare, samt SQL til Datawarehouse.«

Hvilke problemer eller udfordringer har der været?

»Vi opdagede nogle problemer, da vi skulle gå live. Vi havde en ambition om at udstille så meget som muligt på hjemmesiden, og har nogle nye services, som er udstillet på en Sharepoint 2007-platform. Det testede fint, men der har været nogle problemer, når vi sætter det i produktion.

Og så har vi haft nogle uhensigtsmæssigheder i opstarten med de webparts, der skal samvirke. Så derfor har vi valgt at teste det igen, godt og grundigt. Det er nogle problemer med navigationen i de dele, vi udstiller fra Sharepoint, så derfor afventer vi lige yderligere test. Men det er småting. Al funktionalitet er parat, så det er så vidt vi kan se et spørgsmål om konfiguration af produktionsmiljøet.

Vi har testet i to måneder, og de her webparts opfører sig ganske pænt i vores præ-produktionsmiljø. Men når vi sætter i drift, er der nogle faktorer, der har givet problemer, så vi har taget den af igen og fortsat med manuel understøttelse af vores services via den midlertidige hjemmeside (fx at medlemmer e-mailer til en medarbejder, red.).

Vi har en klar forventning om at vi kan sætte i produktion mandag.«

Hvilke anbefalinger kan du give videre?

» Jeg kan kun anbefale at skifte til en SOA-baseret løsning. Vi har arbejdet meget med vores datamodel og luset godt ud i den. Man får et struktureret og synligt forhold til data, og man får også et langt bedre rapporteringsgrundlag.

Og så er der ingen tvivl om, at den form for services, vi kan udbyde, bliver nemmere at udvikle på baggrund af SOA-struktur. I forhold til det, vi har haft hidtil, hvor det hele var samlet i ét ERP-system.

En anden anbefaling, der er en smule banal, er ikke at underkende behovet for test. Især ikke hvis man vælger at introducere en ny teknologi, der går på tværs af systemerne, og skal konsolidere systemer. Så er man nødt til at bruge ekstra tid på test i denne periode. Traditionelt skubber man test foran sig. Det må man for alt i verden ikke gøre i denne her situation, specielt når man opgraderer og splitter ud i tre systemer, og så forsøger igen at samle enderne i en internetportal. Det er en samling af teknologi, man ikke skal underkende.

Vi har brugt to måneder på test, udover at vi også har testet løbende. De sidste seks uger brugte vi på flowtest.

Vi har lavet nogle afvejninger omkring test-miljø. Hvad ville vi investere i, som man så efterfølgende ikke kan bruge? Det afhænger af, hvilke midler man har til rådighed. Vi har valgt at tænke meget konservativt omkring infrastrukturen, i og med vi er en interesseorganisation.

Hvis vi investerede store summer i en spejling af produktionsmiljøet, ville det være en investering, man ikke kunne bruge efterfølgende. Det havde været rart at have, for så kunne vi lave fallback, når der opstod problemer, men vi har begrænsede resurser og er hverken en stor bank eller Mærsk.«