Ny rapport: Sådan undgår vi it-skandaler i det offentlige

Amanda. Elektroniske patientjournaler. Lønudbetaling i Københavns Kommune. Digitale afgangsprøver i Folkeskolen.

Fejlslagne it-projekter i det offentlige har Danmark set rigeligt af. Men hvad skal der til for at undgå nye skandaler og enorme ekstraregninger?

Tættere styring, hvor chefen ikke bare skriver under og overlader resten til en styregruppe, og et budget, der ikke er mejslet i sten fra it-projektets start, lyder nogle af anbefalingerne, som en arbejdsgruppe under organisationen Dansk IT har fundet frem til.

Rapporten, som arbejdsgruppen har forfattet, blev fremlagt onsdag på et pressemøde, og her understregede gruppens formand, Ejvind Jørgensen fra Rambøll Management, at det ikke er nye og opsigtsvækkende metoder, der skal til, men fokus på de klassiske dyder, så de bliver brugt i praksis.

For eksempel er det en gammel traver, at it-projekter skal forankres i topledelsen, men stadig ser man, at chefen skriver kontrakten med leverandøren under og så trækker sig ud, forklarede Ejvind Jørgensen.

»Så synes de, at de har gjort deres arbejde. Men det er en forfærdelig uskik, at cheferne forsvinder. Så er der en stor, teknisk funderet styregruppe tilbage, som skal tage beslutningerne undervejs, og det er svært,« sagde han.

Her er der dog sket forbedringer i staten de seneste år.

»I dag tager mange departementschefer meget aktivt del i projekterne. Det så vi ikke for 3-4 år siden. Der er sket et generationsskifte mange steder,« uddybede han.

Må ikke løbe i flyverskjul

Cheferne skal også være klædt på til, at it-projekter aldrig er en dans på roser, lød anbefalingerne videre.

»Det blæser altid meget i de store projekter. Så cheferne må ikke løbe i flyverskjul, så snart de støder ind i de første problemer,« sagde Ejvind Jørgensen.

Det kan være svært, når pressen hiver 'skandale'-stemplet frem, så snart regningen stiger og tidsplanen skrider, så it-projekter skal i stedet tænkes mere som de store trafikinvesteringer, som jo også er kendt for notorisk at gå over budget.

»Dengang der kom vand i tunnelen i Storebæltsforbindelsen, var det virkelig trælst. Men bagefter, da forbindelsen stod færdig, var der ingen, der ville undvære den. I nuet ser vi alle problemerne, men i et større perspektiv ser man også gevinsterne for samfundet,« sagde Ejvind Jørgensen.

Samme måde at tænke på skal gennemsyre styringen af it-projekter, lød en anden anbefaling. Et it-projekt, som bliver fem procent dyrere, er ikke en skandale, hvis gevinsten ved at gennemføre det stadig er meget større end at lade være, lød tankegangen.

»Vi skal have meget mere fokus på effekterne af et it-projekt. Hvis vi kun fokuserer på problemerne, bliver politikerne endnu mere risiko-forskrækkede, og det er det værste, der kan ske,« sagde Ejvind Jørgensen.

Få penge løbende - ikke fra starten

En anden lærdom fra de store broprojekter er at være yderst godt forberedt, før man begynder selve håndværkerarbejdet.

»Til Femern-forbindelsen projekterer man både en tunnel og en bro. Det er et arbejde, hvor man går meget ned i detaljer, og det gør man ikke fordi, vi skal have to forbindelser, men for at være sikker på, at man vælger den bedste løsning. Det kunne man godt lære noget af i it-branchen - at få lidt mere jord under neglene, inden man sætter i gang,« sagde Ejvind Jørgensen.

Når så projektet er i gang, skal man løbende justere, for eksempel ved at holde 'eksamen' hvert halve år. Så kan bevillingerne til projekterne også tilpasses undervejs, hvis det er nødvendigt.

Som det er i dag, bevilger politikerne typisk en pose penge helt i starten af et projekt, hvor det er svært at vurdere, hvad den reelle pris egentligt er. I stedet mener arbejdsgruppen, at det skal være nemmere at få penge til selvstændige forundersøgelser, før et projekt sættes på skinner.

Og skrider business casen skal projektet så også aflives hurtigt.

»Projekter får tit deres eget liv. Så kan det blive meget svært at stoppe,« var Ejvind Jørgensens erfaring.

Skytset blev dog ikke kun rettet mod politiker og embedsmænd. Også leverandørerne skal blive bedre til at undgå problemerne, lød vurderingen.

»Lige meget hvor god styringen er, hjælper det ikke, hvis det er klamphuggeri, der leveres. Så det er også tid til, at it-branchen finder spejlet frem og siger 'hvad kan vi selv gøre bedre'« sagde Ejvind Jørgensen.

Ros til Statens It

Arbejdsgruppen havde dog ikke kun forslag til forbedringer, men fandt også rosende ord frem til staten. For eksempel blev det ombruste konsolideringsprojekt Statens It, hvor det meste af statens it-drift skulle samles i ét, gigantisk it-center, hevet frem som godt eksempel.

»Statens It er en måde at tænke større og mere sammenhængende på. Ideen er god, og så er det fornuftigt, at man stopper op, tænker sig om, og reber sejlene, når man løber ind i problemer,« sagde Ejvind Jørgensen.

Det viste sig nemlig, at regningen for at samle så meget it-drift på én gang, steg med en halv milliard kroner undervejs. Det fik Skatteministeriet til i marts at trække nødbremsen, barbere projektet kraftigt ned og siden hen udskifte lederen af projektet.

Også politikernes fokus på digitalisering som et værktøj til forandring, og ikke bare et stykke teknik, fik ros.

»Der er kommet meget mere politisk bevågenhed om digitalisering. Skatteministeren har sagt, at digitalisering er det stærkeste reformværktøj for at modernisere det danske samfund, og det kunne vi ikke have sagt bedre selv,« sagde Ejvind Jørgensen.

Forandringen afspejlede også forsiden af rapporten, hvor ordet 'it-projekter' var streget ud og erstattet af begrebet 'it-understøttede forretningsprojekter'.

»Staten skal ikke lave it-projekter, men forretningsudvikling med hjælp fra it. It er ikke længere bare en dimmer nede i maskinrummet,« lød det fra arbejdsgruppens formand.

Gruppen bag rapporten '5 holdninger til statslige it-understøttede forretningsprojekter' er nedsat under Dansk IT's udvalg for it i den offentlige sektor. Udover Ejvind Jørgensen bestod gruppen af repræsentanter fra blandt andet Indenrigs- og Socialministeriet, NNIT, Københavns Kommune og Dansk IT.

Læs rapporten via det eksterne link herunder.