Midtjyder er klar: Udruller EPJ til 1.700 hospitalsansatte på 1 dag

Region Midtjylland er i gang med at indføre ét fælles EPJ-system ? Elektroniske patientjournaler ? til alle regionens sygehuse, og tirsdag den 1. marts er det sygehusene i Silkeborg, der får udrullet det nye system ? på én dag.

Dermed bliver omkring 1.700 medarbejdere ? herunder læger og sygeplejersker ? flyttet over på det nye system i løbet af én og samme dag.

Det gøres for at undgå afhængighedsproblemer mellem to forskellige systemer i forskellige afdelinger, som kunne opstå ved en trinvis udrulning over en længere periode.

Det nye EPJ-system leveres af Systematic og bruges allerede nu på Regionshospitalet Randers & Grenå. Her tog udrulningen tre måneder, men det var samtidig en læringsproces, som nu kommer de næste udrulninger til gode.

EPJ-projektleder ved Hospitalsenheden Silkeborg, Keld Bolby, fortæller her om projektet.

Hvad går projektet ud på?

»Den store ændring for klinikerne (læger og sygeplejersker, red.) bliver, at de i høj grad får mulighed for at blive papirløse. En stor del af dokumentationen kan foretages i den elektroniske patientjournal. I regionen bliver vi hospital nummer to efter Randers, som får systemet, og dermed kan vi se hinandens patienter, som er dokumenterede i systemet.«

»Tidligere har man kørt separate moduler til booking og patientadministration. Hele den del bliver smeltet sammen nu, så man får et integreret system. Det betyder, at man via booking af patienter automatisk får lagt behandlingsplaner ind i dokumentationsmodulet. I de planer kan læger og sygeplejersker foretage deres dokumentation. De gennemførte behandlinger registreres og overføres automatisk der fra til det patientadministrative system.«

Hvad er din rolle i projektet?

»Jeg er projektleder på det. Vi har et projektkontor med i alt 10 personer, og vi har været igennem en forberedelsesfase på ni måneder.«

Hvilke teknologier bruges under projektet?

»Vores EPJ er jo i bund og grund bare en Java-applikation, som vi afvikler på en almindelig standard-pc med Windows. EPJ-systemet er Columna fra Systematic, og selve bookingdelen leverer Capgemini. Under det hele ligger en Oracle-database.«

»Samtidig er vi begyndt på at bruge applikationsvirtualisering med Citrix. Det betyder, at klinikerne kan logge på fra mange forskellige lokationer og tilgå den samme applikation gennem en virtuel arbejdsplads. Det har vi meget store forventninger til, at det fremover være gøre den daglige adgang mere enkel og smidig for læger og sygeplejersker.«

Hvad er udfordringen ved projektet?

»Vi kører jo en big bang-udrulning, hvor vi på én gang får en masse nye brugere på systemet.«

»Vi kunne jo have delt det op i trin og flere afdelinger på forskellige tidspunkter. Men så har du nogle udfordringer med samrbejdet mellem afdelinger på tværs. Hvordan håndterer man for eksempel arbejdsgange i den overgangsperiode, hvor afdelingerne er på forskellige systemer?«

»Vi har vurderet, at vi kunne bruge de resurser mere fordelatigtig på at køre alle over på det nye system på én gang.«

»Men det betyder samtidig, at vi ikke har kunnet undervise samtlige slutbrugere til bunds i, hvordan det nye system fungerer. I stedet har vi uddannet nogle nøglepersoner, som er superbrugere og dermed kan stå til rådighed med hjælp, når klinikerne har brug for det. Her i Silkeborg har vi et team på 53 personer, som har modtaget tilbundsgående undervisning i systemet og kan dække behovet i treholdsskift.«

»Alt det forberedende arbejde understøtter de behov, som læger og sygeplejersker har i det daglige.«

»Så udfordringen må siges at ligge i ibrugtagningen af systemet, hvor vi skal være i stand til at supportere og afhjælpe problemerne efterhånden som de opstår.«

»Derudover kan vi godt være nervøse for, om systemet overholder kravene til svartider, når det nye EPJ-system udrulles. Datamængden bliver større sammenlignet med før integrationen, hvor modulerne var enkeltstående, og mange data stadig var papirbaserede. Men vores it-driftafdeling er fortrøstningsfuld.«

Hvilke gode råd kan I give videre?

»Guldkornene går i den forbindelse på det organisatoriske.«

»Ved en big bang-udrulning af denne type skal man overveje, hvor meget interaktion der er mellem de enkelte afdelinger i organisationen. Jo mere afhængige afdelingerne er af hinanden, jo mere skal man overveje, hvordan man opdeler udrulningen.«

»Vælger man en trinvis udrulning, skal man afdække, hvordan afdelingerne skal interagere med hinanden i den overgangsperiode, hvor de kører forskellige systemer.«

»Samtidig tror vi, at der er stor gavn i at implementere applikationsvirtualisering for at gøre lægernes og sygeplejerskernes pc-arbejdsplads mere mobil.«

Region Midtjyllands hospitaler har i alt omkring 25.000 medarbejdere.

IT-Udfordringen er Version2's serie, der hver uge dykker ned i et dansk it-projekt.