Leverandører: Udbudsregler får offentlige it-opgaver til at kollapse

Historierne om store offentlige it-opgaver, der sprænger tidsplan og budget, eller går helt i baglås, er efterhånden mange.

Men det er ikke så underligt, for den måde, som opgaverne bliver udbudt på i Danmark, er så rigid, at det næsten er umuligt at undgå problemer.

Sådan lyder det bramfrit i en rapport fra IT-Branchen, der udpeger de største problemer, set med it-leverandørernes øjne. En arbejdsgruppe med deltagere fra blandt andet store it-firmaer som KMD, IBM og CSC har ført pennen, og alle kunne genkende problemstillingerne.

»Der var rørende enighed. Alle var enige om, at systemet ikke virker hensigtsmæssigt i dag,« siger Jep Loft, formand for arbejdsgruppen og IBM's repræsentant.

Det er ikke Danmarks indsats inden for digitalisering eller kompetencerne rundt omkring, der er gal - men den måde, udbudssystemet bliver brugt på.

»I et udbud kører man med vidt adskilte parter, der ikke må tale sammen i tilbudsfasen, og der er slet ikke nogen forhandlingsfase. Så skal det næsten gå galt - og det gør det også tit,« siger Jep Loft.

Et udbud forløber i dag typisk sådan, at leverandørerne får en meget tung og detaljeret kravspecifikation, de kan byde på. Dernæst skal de skrive et tilbud, der lever helt præcist op til kravene, ofte uden at der bliver taget hensyn til hvilke standardløsninger, der måske ville kunne bruges. Og når så opgaven skal løses, kan det være vanskeligt at ændre på noget, selv om nogle af kravene måske gør løsningen voldsomt meget dyrere, eller er i indbyrdes modstrid.

»Normalt vil man tale sammen om løsningen og de muligheder, der er. Den debat har du ikke i et tilbudssystem. Der kan være dele, som er enormt dyre i forhold til den gavn, de giver kunden, men det får kunden ikke at vide, for det må man ikke skrive noget om - eller man opdager det først senere,« forklarer Jep Loft.

Del brødet op i boller

EU's regler for udbud sætter grænser for, hvor meget man kan lave op på modellen, men problemet er også, at den offentlige kunde ikke har mulighed for at lempe undervejs.

»Man bør kunne lave kontrakten om, hvis den ikke er hensigtsmæssig. Det kan godt lade sig gøre inden for reglerne, men det er svært i praksis,« siger Jep Loft.

Løsningen på problemerne er at undgå de kæmpestore udbud.

»Vi propper et kæmpestort brød ind i en meget snæver ovn. Det kan man ikke, så i stedet må vi dele det op i mindre boller og bage flere gange. Man bør i videst muligt omfang undgå de kæmpestore EU-udbud med tusindvis af detaljerede og ufravigelige krav,« siger Jep Loft.

Arbejdsgruppen foreslår i stedet, at man starter med et udbud for et overordnet system, for eksempel grundmotoren i et it-system. Når den er leveret og kører perfekt, kan man bygge videre med små udbud løbende under rammeaftaler.

Ikke ud med brask og bram

Rapporten 'Statslige it-nyudviklingsprojekter' var klar i september, men er først blevet gjort offentlig nu. Ikke fordi den var hemmelig, men fordi formålet først og fremmest var at give et bidrag til det embedsmandsudvalg, der lige nu ser på måden, it-opgaver sendes i udbud på.

»Vi gik ikke ud med brask og bram, for vores hensigt var at give input til embedsmandsudvalget,« forklarer Jep Loft.

Derudover bliver rapporten nu også brugt som løftestang til at rejse diskussionen rundt omkring hos it-leverandører og it-konsulenter.

»Det er nok i konsulentleddet, at konklusionerne virkelig kan gøre gavn. Så jeg har været rundt og præsentere rapporten hos et par konsulentfirmaer, og jeg håber, at der er flere, der vil høre om det,« siger han.

Læs også Peter Nørregaards blogindlæg om rapporten via eksternt link herunder.