Leverandør om stive udbudskrav: Billigere at forære systemerne væk
Det ville være til både kundens og leverandørens fordel, hvis EU's udbudsregler for offentlige it-projekter ikke var så tunge at danse med.
Som tingene forholder sig nu, bruger kunder og leverandører ganske enkelt for meget tid på henholdsvis at udforme og besvare kontrakter med tusindvis af detaljerede og ufravigelige krav på it-systemerne.
Krav, der sandsynligvis alligevel har ændret sig, når systemet er færdigudviklet og implementeret.
Og det gør det til en kostbar affære at byde ind på systemer, man ikke nødvendigvis ender med at vinde kontrakten på, lyder erfaringen fra to danske ESDH-leverandører.
»Den enkle løsning er at erkende, at det er spild af tid at gå ind i meget specifikke detaljer under budgivningen,« siger administrerende direktør Peter Perregaard fra Software Innovation, der leverer ESDH-løsninger til det offentlige.
»Managementkonsulenter bruger store beløb på at udforme en kontrakt, og vi leverandører kan måske bruge 700 timer på at besvare tusindvis af krav, som alligevel er nogle andre, når systemet endelig rammer brugerne,« siger Peter Perregaard.
Dyrt at byde ind på it-systemerne
Direktøren oplever, at det kan være en dyr affære at byde på opgaverne.
»Vi arbejder lige nu med nogle udbud, som er så omfattende, at det ville være billigere for os bare at forære løsningen væk til kunden. Det er rimeligt, at man har omkostninger på én million kroner, hvis man byder på en sag til 100 millioner. Problemet er de udbud til 10 millioner kroner, hvor vi måske er fire leverandører, der byder ind, og omkostningerne på at byde stadig er én million kroner,« siger Peter Perregaard.
Den beskrivelse genkender man hos konkurrenten Traen.
»Derfor vurderer man også nøje, hvilke af udbuddene, man har lyst til at deltage i, fordi det er ekstremt dyrt at tabe dem,« siger administrerende direktør Jakob H. Kraglund, Traen.
I en ny rapport anbefaler en arbejdsgruppe under brancheforeningen IT-Branchen, at de store EU-udbud brydes ned i mindre delsystemer. På den måde kan man begynde med et udbud af for eksempel kernen i et it-system, og når den er sat i søen, kan systemet efterfølgende udbygges ved mindre udbud under rammeaftaler.
Det kan man godt se idéen med hos Traen.
»Under nogle udbud kan der for eksempel være så mange detaljerede og ufravigelige krav, hvor man tænker, at ens løsning næsten skal opfindes helt forfra, hvis man skal leve op til kravene, selvom ens løsning sådan set opfylder de grundlæggende behov,« siger Jakob H. Kraglund.
Derfor kan der være meget fornuft i at starte med et udbud af et overordnet system, hvor udbyderen af it-systemet kan lade sig inspirere af det, leverandørerne kan tilbyde i forvejen, mener Jakob H. Kraglund.
»På den måde kan udbyderen fokusere på at vælge nogle løsninger, som med lavest muligt tidsforbrug og risiko kan leve op til kernebehovene,« siger Traen-direktøren.
Peter Perregaard fra Software Innovation er ikke helt så begejstret.
»Det er en noget teoretisk anbefaling, som måske kan være på sin plads i nogle af kæmpeprojekterne. Men lad os antage, at en virksomhed implementerer grundlæggende ESDH fra Software Innovation og efterfølgende vil udvide systemet. I praksis vil det kun være os, der kan levere dét modul til vores system,« siger Peter Perregaard.
Agilitet nødvendigt i kontraktfasen Han peger på, at den agile tankegang trænger til at gøre sit indtog omkring selv kontraktindgåelsen, og ikke blot som en del af implementeringsfasen.
»Vi er nødt til at tænke på, hvordan får vi agilitet ind i vores systemimplementering. Det er vi alle enige om. Og nu må vi så også finde ud af, hvordan vi får 'big bang' ud af kontraktindgåelsen og agilitet ind i stedet,« siger Peter Perregaard.
Han erkender, at det er forbundet med en hvis usikkerhed for kunden at ty til den agile model, hvor opgaven deles op i mindre og veldefinerede enheder, i modsætning til big gang-tilgangen, som forsøger at klare hele opgaven i ét hug.
Men det er nødvendigt med et opgør med, hvad direktøren kalder 'nulfejlskulturen'.
»Det indebærer jo en større risikovillighed fra kundens side. Til gengæld skulle kunden gerne opnå, at han tidligere kan erkende at have taget fejl, og dermed sandsynligvis ende med at få leveret den løsning, han oprindeligt havde tænkt sig at købe, men på en meget mere rimelig måde for både leverandør og kunde,« siger Peter Perregaard.
Ifølge Jakob H. Kraglund bør de offentlige it-projekter fremover i højere grad fokusere på, hvordan it kan hjælpe med at løse et forretningsproblem.
»Problemet med mange it-projekter nu er, at de ofte ender med at handle om noget teknik i stedet for forretning,« siger Jakob H. Kraglund.
Det vil både komme kunden og leverandøren til gode, mener Traen-direktøren.
»Det vil nok primært betyde, at man på begge sider af bordet bruger en større del af sin tid på at løse forretningsproblemet, og mindre på at udfylde papirer eller opfinde tekniske løsninger, som allerede er opfundet i andre sammenhænge,« siger Jakob H. Kraglund.
Finansministeriet opgjorde i sommer til Folketingets finansudvalg, at en række offentlige it-projekter i snit blev 39 procent dyrere, mens tidsplanerne gennemsnitligt voksede 74 procent over deadline.
Et embedsmandsudvalg med statens digitaliseringschef, Lars Frelle-Petersen, i spidsen er i øjeblikket ved at lægge sidste hånd på en rapport, der skal udvikle måden, staten køber it-løsninger på. Konklusionerne bliver offentliggjort i begyndelsen af april.
Kommentarer (12)
Leverandører skælder ud. Indkøbere skælder ud. Alle er tilsyneladende enige om, at de udbudsregler, som regulerer det offentliges anskaffelser er stive, uhensigtsmæssige og bureaukratiske udover alle grænser. Alligevel oplever man gang på gang, at man bliver tvunget til at agere efter dem - og gør man det ikke, så skal leverandørerne nok vide at komme efter de formastelige. Dertil kommer så (set fra for eksempel en kommunes side), at det kun meget sjældent viser sig, at der er god økonomi i at skulle igennem udbudsmøllen. Kunne man dog ikke bare afskaffe alt det regelrytteri ... der jo dybest set kun gavner konsulentfirmaer og interne jurister.
-
0 -
0
En af mine venner er chef for noget stort i en rigtig stor biks. Dér havde man (jeg ved ikke om man har det mere) en énfejlskultur, dvs. hver chef skulle ved FY'ets afslutning redegøre skriftligt for én fejl de havde begået og hvad man havde lært af dét.
Det var et forsøg på at slippe af med nulfejlskulturen, som efter sigende medfører, at ingen tør gøre noget som helst og dækker sig hele tiden bag andre.
For et par år siden stod han i den herlige situation, at han ikke kunne komme i tanke om en fejl han kunne skrive om. Det var han ligeglad med - han skrev bare, at han ikke havde input til det punkt.
Men han blev ringet op af en anden stor chef fra kæmpebiksen, som spurgte, om han ikke kunne låne en fejl af min ven, for han kunne heller ikke komme i tanke om nogen fejl han havde begået. Men han turde ikke bare aflevere et tomt felt...
Når man indfører mål, bonuser, KPI'er og andet halløj medfører det Nørgaards Jernlov:
Man får altid den opførsel man belønner - man kan bare ALDRIG forudsige, hvad den opførsel er. Men den vil altid være overraskende :-)
Mvh.
Mogens
-
0
-
0
Mon ikke det er tid til at tage lean-brillerne på og fokuserer på hvilken reel værdi kontraheringsfasen i sin nuværende form har for kunden!
Hvem har et bud på cost og benefit???
-
0
-
0
Den danske fortolkning af udbudsreglerne er præget af udbuddet for storebæltsforbindelsen, som DK fik en dom for: http://eur-lex.europa.eu/smartapi/cgi/sga_doc?smartapi!celexplus!prod!CE...
Dommen skyldtes, at der havde foregået forhandlinger om ændringer i kontrakten, efter leverandøren var blevet valgt. Efter dommen blev reglerne for udbud strammet, og forhandlingsforbudet blev indskærpet. Øjensynlig er Danmark, det eneste land, som har taget konsekvensen af den pågældende dom.
Sagen rammer også IT-branchen, og gør det nærmest umuligt for det offentlige at arbejde på gode vilkår med leverandørerne, fordi det meget hurtigt kan blive beskyldt for konkurrenceforvridning.
Så vidt jeg kan se er der ingen af de givne forslag, som sikrer imod konkurrenceforvridning. Og sikke et ramaskrig der vil blive fra pressen og befolkningen, den dag man føler, at det offentlige har indgået en konkurrenceforvridende aftale med en leverandør. Derfor er det offentlige nødt til at holde sin sti ren, og leverandørerne er nødt til at forstå denne præmis, for at levere til det offentlige.
-
1
-
0
Jeg tror ærligt talt, at offentligheden er komplet ligeglad, hvis ellers kommunen, regionen eller en statsforvaltning opfører sig ansvarligt - dvs. laver det rigtige indkøb til den rigtige pris (så der kan blive flere penge til overs til at løse den egentlige opgave). Og konkurrenceforvridning? Njahhh ... den slags laves der i den private sektor hver eneste dag, uden at det giver anledning til hverken protester eller offentlighed. Helt ærligt: De udbudsregler er der først og fremmest for at tvinge leverandørvenlige processer igennem - for at støtte konsulentfirmaerne - og fordi offentlige myndigheder helt generelt er blevet mistænkeliggjort helt urimeligt i de sidste mange år.
-
0
-
0
@Jan
Hvis ikke offentligheden klager over uregelmæssigheder - især hvis man synes et projekt er for dyrt (tag f. eks. Københavns kommunes dyre indkøbsordning til madordning) - så skal konkurrenterne nok beklage sig ligesom i tilfældet med storebæltsforbindelsen.
I den ideelle verden kunne vi alle stole på hinanden, vores embedsmænd osv. og så ville der ikke være nogen ko på isen. Men nu er disse mennesker sat til at forvalte vores penge, og så bliver det en helt anden sag. Se bare hvor meget man går op i hvad tidligere amtsborgmestre bruger penge på, og hvor mange penge en tidligere sundhedsminister betalte til privathospitalerne. Jeg tror du undervurderer hvor meget offentligheden går op i hvordan vores penge bliver forvaltet. Og hvordan afgør du om en forvaltning er ansvarlig og køber det rigtige produkt til den rigtige pris, hvis ikke priserne / projekterne er sammenlignelige?
For at sikre det åbne marked er EU naturligvis også interesseret i at dæmme op for skjult statsstøtte til lokale virksomheder. Det vil være meget nemt at omgå, hvis man ikke har meget stramme regler.
Det er svært for mig at se, hvordan det offentlige kan lempe ret meget på reglerne uden straks at blive beskyldt for konkurrenceforvridning. Jeg er helt overbevist at cheferne i det offentlige meget gerne vil høre gode forslag til, hvordan de kan gøre det mere agilt, men det er bestemt ikke trivielt.
Du kalder de nuværende regler for leverandørvenlige, men det er vist en tolkning der er direkte i modstrid med gængs opfattelse og i hvert fald i strid med essensen af ovenstående artikel.
At man i det private kan agere anderledes er klart: Det er jo deres egne penge de forvalter, så hvem skulle blive sur over at de evt. brugte dem dumt?
-
0
-
0
Det rejste spørgsmål handler om EU-udbud for IT-projekter, men diskusionen forveksler mål og midler.
Målet med EU's udbudsregler er at fremme konkurrencen og sikre mulighed for internationale tilbud - sidste for at nedbryde den (kendte) protektionisme i (visse) store lande.
På samme måde som Churchill sagde om demokrati, så må alle nok erkende at konkurrence er den eneste, kendte og effektive metode til i princippet at sikre sig bedste tid, pris og kvalitet.
MEN problemet med EU-udbuddet er - som det jo tydeligt fremgår - netop IKKE selve udbuddet, eller betingelserne for processen, men den MÅDE de offentlige myndigheder (og deres rådgivere) vælger at lave grundlaget (det tekniske ud) på.
Af uforklarlige - bureaukratiske ? - grunde, så specificeres IT-udbud i uendelig detalje (som anført) og det DET som er fejlen - ikke selve udbudsprocessn.
Hvis denne praksis blev afskaffet, hvilket blandt andet kan gøres gennem den omtalte "agilitet" (som reelt betyder trinvis udvikling, fasevis indføring), så ville en meget væsentlig indvendig mod EU-udbud være imødekommet.
Og hvorfor er det så ikke sket allerede ? Hvorfor vil det være en radikal ændring af offentlig IT-udbud ?
Svaret ligger i den offentlige nul-fejls-kultur. Ingen, politiker eller embedsmand, vil ønske at kunne hænges op på noget som helst. Derfor skrives side op og side ned med krav - som reelt er ansvarsfraskivelse.
Det er et udtryk for de unge IT-bureaukraters magtvælde fra de glade 1980-'ere, hvor det her startede.
Når man ser på den nyeste skandale, Tinglysningssystemet, så er det da forståeligt at forsøge at sikre sig på forhånd mod åbenlys svigt hos leverandøren. Men, ifølge det oplyste, hr det vist ikke hjulpet overhovedet - og jeg tvivler på leverandøren kommer til at betale en bod som blot tilnærmelsesvis modsvarer samfundet åbenlyse gene og borgernes tab som følge af udvist inkompetance.
Og iøvrigt har rådgiveren for Domstolsstyrelse ikke noget at komme efter. De har OGSÅ demonstreret inkompetnce, som burde være nsvrspådrgende.
Hvad er løsningen ?
Udover en ændret projektmodel (som Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling vist rbejder på), så handler det om principielt at afskaffe de enorme kravsspecifikationer (og big-bang kontrahering) og istedet kun anvende de overordnede krav.
Det er ikke sort-hvidt, men krav på 1000 sider og tilbud på 500 sider til et projekt på 10 eller 100 millioner er urealistisk.
De 10-siders resumeer, som sædvanligvis skrives, er sikkert fuldt ud dækkende for substansen.
På samme måde som med rigtige håndværkere så handler det om tillid til leverandøren. Tillid kommer med erfaringen, eller opnås gennem referencer. Enhver kan skrive et "billigt" tilbud, men ikke enhver kan levere til tiden, til prisen og til kundens tilfredshed.
Se bare på DSB's IC4-tog = skandalen over alle skandaler i det offentlige EU-udbuds cirkus.
Jan Heisternerg-Andersen
Projektkvalitetschef Emeritus
- og det var og så offentlige IT-projekter,
så jeg har prøvet det der mange gange!
-
0
-
0
Du har fuldstændigt ret Jan.
Og ikke nok med at processen er voldsomt fordyrende, så medfører de meget detaljerede krav ofte også at kunden ikke får gavn af de udmærkede standardfaciliteter i mange af de anvendte grundsystemer - eller ikke får udbyte af sparring med kompetente og erfarne leverandører som faktisk kunne medvirke til optimering af processer arbejdsgange.
Det er i høj grad tiltrængt med ny praksis i offentlige udbud - uden at det betyder at EU reglerne ikke kan overholdes.
-
0
-
0
Jeg kan godt genkende Jan Heisternerg-Andersens observationer. Konklusionerne er nærliggende må man sige.
-
0
-
0
Er det ikke lidt som spørgsmålet om hønen eller ægget, for jeg tror en del af forklaringen til de meget udspecificerede kontrakter ligger i det offentliges tidligere erfaringer med IT-leverandører, som har krævet betaling for (tilpasning af) funktionalitet, som køber havde forventet var en indlysende del af leverancen.
Kombineret med EU's udbudsreglement kan det ikke undgå at give et komplekst kontraktforløb.
-
0
-
0
En god del af forvirringen kan vi spore tilbage til at vi ikke har haft et reelt størrelses mål for IT. Det har tvunget os ud i at skulle handle elastik i metermål. Når så et udbudssystem bygger på en enkelt bud/kontrakt handling, så er begge parter presset helt urimligt. Kunden prøver at risikominimere ved at at lave specifikationer på et niveau der overgår derres reelle evner, og leverandørene udnytter deres indsigt til at indbygge fælder, som man efterfølgende kan tjene penge på! Det er dyrt og det er dumt.
Den gode nyhed er at man idag godt kan måle størrelsen, og genindfører et sundt fundament for forhandlingen! Function Points er blevet voksne, og de nyeste tællemetoder kan læres på en dag og bruges af alle.
Væk er alle tåbelige motivationer der forskruer kontraktsituationen. Kunden betaler en kendt pris for mængden af leveret funktionalitet. Bliver opgaven større - guess what - så bliver den også dyrere. Hele den agile tankegang er understøttet og en sund konkurence kan opstå mellem leverandørene, der samtidig er sikret en markedsmæssig pris for alt sit arbejde.
Udviklingen af SCOPE management konceptet er nyt, men har vist rigtigt gode tegn i Finland og Australien. Hør evt. på digITAliser 2010 konferencen "No more lose lose contracts"
-
0
-
0
En del af problemet er, overført til byggeri, at man for at undgå "Ville i også have døre med dørhåndtag? Det koster ekstra", bliver nødt til at detaljespecificere "venstrehængte døre med håndtag med en arm imellem 10 og 15 cm", og derfor går glip af at en skydedør kan være billigere og/eller mere brugbar.
Når det hele skal specificeres på forhånd, så bliver det et system, der ligner det man har, fordi det er man vant til. Kan detaljespecifikationerne udsættes til køber og leverandør har en overordnet aftale, kan leverandøren og køber/bruger måske komme med andre og evt bedre ideer, end de, der kendes i forvejen.
-
1
-
0
Tilføj kommentar
