Københavns Lufthavn kæmper med Lync på iPhone

1.100 ansatte i Københavns Lufthavn bruger Microsoft Lync både på computeren og iPhonen. Den mobile brugerflade giver dog problemer med at få medarbejderne til at bruge vigtig funktionalitet.

2.200 faste it-brugere, 40.000 kilometers telefoni- og datakabler samt fibernet nok til at lægge en lige rute ud mellem København og det nordlige af Grækenland. Det er ikke småtal, som omgiver Nordeuropas travleste lufthavn i Kastrup på Amager.

Til en ny Unified Communication-løsning valgte lufthavnen Microsoft Lync, og valget blev truffet ud fra flere overvejelser. For det første var de ansatte vant til en Windows-brugerflade. For det andet skulle løsningen kunne samle både ip-telefoni, voice-funktioner, video, chat og dokumentdeling et sted.

Efter at have brugt løsningen i praktis er erfaringerne dog, at mobiliteten halter. De ansatte føler ikke, at de får den fulde oplevelse af Lync-programmet på den iPhone, som samtlige medarbejdere i lufthavnen har fået udleveret. Det er den konklusion, sektorchef for it-afdelingen i Københavns Lufthavn, Jan Zacho, drager af en brugerundersøgelse blandt de ansatte.

»Vi må konstatere, at forsøget på at løse mobilitetsproblemerne med én UC-løsning ikke er lykkes endnu. Det skyldes ganske enkelt, at iPhone-app’en ikke kan det, som medarbejderne kender fra Lync på deres pc. Derfor bruger de det ikke til at lave eksempelvis et ip-opkald med,« siger Jan Zacho.

Med i lufthavnens overvejelser var også løsninger fra både Cisco og Siemens. Omfanget af medarbejdere i Københavns Lufthavn stiller kæmpestore krav til kommunikation, både internt og eksternt. For hvordan giver man de mange tusinde medarbejdere en hurtig, nem og ikke mindst brugervenlig tilgang til kommunikationen inden for lufthavnens vægge?

Det korte svar er Unified Communications (UC). Det lange svarindbefatter både chatfunktioner, videoopkald, dokumentdeling og presence - både stationært og mobilt. Den opgave har langt fra været nem, primært fordi UC ikke bare er en teknisk løsning. Det er også en fuldstændig anderledes måde at arbejde på, fordi medarbejdere har mulighed for hele tiden at være på.

Lufthavnen havde frem til 2011, hvor Lync blev implementeret, et analogt telefonisystem, som nok var stabilt, men som ifølge Jan Zacho var fuldstændig utidssvarende.

»Vi var nødt til at tænke det her helt anderledes. Især en ting som, at medarbejderne om morgenen havde en oversvømmet mailindbakke, der kunne give flimmer for øjnene, ville vi gerne løse. Her tænkte vi i nemmere chatfunktioner, så medarbejderne lettere kunne kommunikere internt, uden at skulle maile til hinanden og vente på svar,« fortæller Jan Zacho.

Og han fortsætter:

»Selvom vi kæmper med at udnytte potentialet i mobilitet, så kan en opdateret app formentlig løse det problem. Den største udfordring ligger jo i at overbevise både unge og ældre medarbejdere om, at sådan ser fremtidens kommunikation altså ud,« fortæller Jan Zacho.

Ved selve udrulningen var den første ting, it-ledelsen gjorde, at sende spørgeskemaer rundt til deres ansatte. Lufthavnen tog i starten af 2011 den helt store tur og gik både over til Windows 7 og Office 2010, som brugerne skulle vænne sig til. Oven i hatten kom også Unified Communications-løsningen Lync.

Da spørgeskemaerne vendte tilbage, sendte lufthavnen ønskerne til Microsoft, som så fremviste, at de kunne leve op til brugernes behov. Og så fulgte den store uddannelsesdag. Jan Zacho forklarer:

»Vi tog simpelthen en hel dag ud af kalenderen for at uddanne de ansatte til både Windows 7, Office og dertil Lync. Vores erfaring er, at lige præcis den gennemgribende og omfattende tilgang til overgangen virkelig har virket,« siger han.

En helt ny brugerundersøgelse fra Lufthavnen viser, at 43 procent af de ansatte har sendt og modtaget langt færre mails. Det var netop et af målene med implementeringen af Lync. I stedet for at sidde og vente på en mail, så kunne Lyncs funktion med instant messaging og presence sikre en meget hurtig kommunikation.

Det er også især på funktionen presence (tilgængelighed), at de ansatte har vist sig rigtig glade. Her viser systemet med farver, om den givne medarbejder er tilgængelig, om personen sidder i møde eller bare ikke vil forstyrres.

En anden løsning, som lufthavnens ansatte har stor glæde af, er document sharing. Det er en simpel ting, men løsningen har vist sig at være meget anvendt. 43 procent af de ansatte er glade for den løsning. Her er Microsoft Lync dog ikke noget forgangssystem, også eksempelvis Google Apps giver samme løsning.

Videoopkald stiller krav til blufærdighed

Microsofts Lync giver også mulighed for videoopkald. Det stiller både krav til båndbredde, kameraopløsning og ikke mindst blufærdigheden blandt de ansatte.

For et traditionelt opkald uden billede, uanset om det er ip-baseret eller analogt, kræver ikke den store stylist eller voks i håret. Omvendt er det naturligvis med video-opkald. Men Jan Zacho mener kun, at videodelen bør anvendes, når det er absolut nødvendigt.

»I de fleste tilfælde har vi kun brugt video, hvis eksempelvis en ny ansat skal joine en samtale. Hvis man ikke lige har mulighed for god gammeldags fysisk kontakt, så kan videodelen hjælpe lidt her. Men grundlæggende set bruger vi det meget sjældent,« fortæller Jan Zacho.

Tre gode råd fra Jan Zacho om Unified Communications:

  1. Vær meget bevidst om, præcis hvad medarbejderne har brug for. Lad være med bare at tage den bredeste palette. Kig på det system, I har nu, og vurder så ud fra spørgeskemaer, om det eksempelvis er antallet af mails, I vil skære ned på.
  2. Giv medarbejderne det ærlige svar: UC-løsninger, uanset producent, er en uundgåelig ting. Så I kan lige så godt komme i gang.
  3. De fleste UC-løsninger har en tekstchatløsning. Det lyder basalt, men vores medarbejdere nævner denne funktion som en af de absolut mest anvendelige i hverdagen. Så kig i den retning, hvis I mangler noget tilsvarende.

Denne artikel stammer fra Version2 Insight-magasinet om Unified Communications. Du kan downloade det nyeste Insight-magasin om Datacenter her.

Kommentarer (14)

Jørgen Lassen

Mangler der ikke noget mere konkret ift. overskriften? Hvad er det helt konkret at brugerne mangler af funktioner i deres iPhone app, hvilken version af Lync køres der osv.?
Virker mest af alt som 80% reklame for MS UC og 20% facts - jeg ser det gerne omvendt ;)

Jørgen Lassen

Overhovedet ikke - Jeg har intet mod MS, så den misforstod du. Men du må da vedgå at der er meget lidt konkret omkring HVAD der er galt med deres løsning?
Det syntes jeg er mere interessant - alt omkring hvad UC er, og hvad man kan med det tror jeg de fleste version2 læsere ER klar over allerede...

Jesper Lund Stocholm

Men du må da vedgå at der er meget lidt konkret omkring HVAD der er galt med deres løsning?
Det syntes jeg er mere interessant - alt omkring hvad UC er, og hvad man kan med det tror jeg de fleste version2 læsere ER klar over allerede...


Jeg synes, at du rammer ret meget hovedet på sømmet. Detaljeniveauet på V2 omkring de specifikke tekniske ting er snart som man ville forvente af artikler i Børsen eller et regulært dagblad. Jeg mangler rigtigt meget specifikke tekniske detaljer omkring de forklarede problemer ... jeg kan slet ikke forstå, hvorfor V2 mener, at deres læsere ikke synes, at det kunne være interessant?

Rene Madsen

Det tekniske niveau er faldende og BT stilen stigende => mindre og mindre lyst til at læse version2.
Jeg læser mere og mere kun overskriften og læser den først kommentar, ud fra det er der grundlag for om artiklen er værd at læse eller ej. I rigtigt mange tilfælde er det totalt spild af tid at læse artiklerne, fordi det er overfladisk marketingsligende/BT ligende artikler.

Brian Pedersen

Mangler der ikke noget mere konkret ift. overskriften? Hvad er det helt konkret at brugerne mangler af funktioner i deres iPhone app


Det er da ganske fint besvaret i 3-4 paragraf:

»Vi må konstatere, at forsøget på at løse mobilitetsproblemerne med én UC-løsning ikke er lykkes endnu. Det skyldes ganske enkelt, at iPhone-app’en ikke kan det, som medarbejderne kender fra Lync på deres pc. Derfor bruger de det ikke til at lave eksempelvis et ip-opkald med,« siger Jan Zacho.

.

Hvad angår hvilken version der er tale om, så kan der jo sådan set kun være tale om én, hvis man lige læser artiklen og lægger 2+2 sammen:

Lufthavnen havde frem til 2011, hvor Lync blev implementeret, et analogt telefonisystem

Der findes to (major) versioner af Lync; 2010 og 2013. I 2011 eksisterede kun én af dem.

Jesper Lund Stocholm

Den største værdi er det indhold der genereres af brugerne, her er der både bid og teknik, og så blogindlæggene.


Ja, og her skiller V2 sig jo oprigtigt ud. Problemet opstår jo, når vores diskussioner er nødt til at basere sig på antagelser om årsager til hændelser beskrevet i artiklerne ... så bliver snakken hurtigt lidt kalorielet, da diskussionen let bliver abstrakt.

Brian Pedersen

Der står jo blot at medarbejderne ikke bruger det til VoIP, men Lync understøtter fint VoIP.


Deres Lync 2010 mobilapp til understøtter ikke VoIP, hverken på de iOS (som henvises til i artiklen), Android eller Windows Phone 7.5 og Windows Phone 8 enheder jeg har prøvet. Det tætteste du kommer er at få Lync-serveren til at foretage opkaldet for dig (ringer dig og den anden part op via normalt telefonnet, og kobler dem sammen).

Jørgen Lassen

Det er da ganske fint besvaret i 3-4 paragraf:


Det er jeg så ikke enig i.. Forventer brugeren at de har 100% samme funktionalitet til rådighed som på en full-blown Lync på deres desktop? For så forstår jeg da godt deres frustration...

Hvad angår hvilken version der er tale om, så kan der jo sådan set kun være tale om én, hvis man lige læser artiklen og lægger 2+2 sammen:


Jeg kender udmærket Lync versionerne derude, men ingen steder fremgår hvilken de kører aktuelt. Hvis man forventer at integrere sine mobile enheder dybere i en Lync UC løsning (hvad jeg forstår er problemet her) giver det jo ikke mening at blive på en 2010 da 2013 skulle være væsentligt bedre på dette punkt....
Derfor - igen - lidt mere konkret omkring tingene ville være fint..

Brian Pedersen

Forventer brugeren at de har 100% samme funktionalitet til rådighed som på en full-blown Lync på deres desktop?


Jeg tror de forventer en Skype-lignende funktionalitet, hvor du netop kan spare penge ved at ringe gratis internt (Skype til Skype) via VoIP, ganske ligesom du også kan med desktop-versionen af Lync. Det er i hvert fald noget af det jeg personligt oplever (og savner) ved Lync mobil-app'en. Især det at bruge VoIP til at deltage i en Lync-konference mangler.

Kigge med på præsentationer skulle, så vidt jeg ved, komme med Lync 2013, men altså også noget som savnes, hvis man skal være effektiv deltager i et møde, mens man er på farten.

...giver det jo ikke mening at blive på en 2010 da 2013 skulle være væsentligt bedre på dette punkt


Opgradering fra Lync 2010 til 2013 kan godt skabe nogen gener for brugerne. Hvad angår mobil-apps til Lync 2013, så eksisterer de så vidt jeg ved ikke endnu, i hvert fald ikke tilgængelig for brugerne.

Jørgen Lassen

Jeg tror de forventer en Skype-lignende funktionalitet, hvor du netop kan spare penge ved at ringe gratis internt (Skype til Skype) via VoIP, ganske ligesom du også kan med desktop-versionen af Lync. Det er i hvert fald noget af det jeg personligt oplever (og savner) ved Lync mobil-app'en. Især det at bruge VoIP til at deltage i en Lync-konference mangler.


Du har muligvis ret i dette - men det kalder jeg altså forventningsafstemning. Der er call-back og one-click join af møder samt IM/P - at voIP ikke er tilstede i mobilklienten kunne man have fastslået FØR man rullede Lync ud i organisationen.

Opgradering fra Lync 2010 til 2013 kan godt skabe nogen gener for brugerne. Hvad angår mobil-apps til Lync 2013, så eksisterer de så vidt jeg ved ikke endnu, i hvert fald ikke tilgængelig for brugerne.


2010 klienten er mig bekendt fuldt ud understøttet i en 2013 pool, så 2010 klienter/brugere kan uden videre flyttes. Du får ikke deployed en 2013 klient så nej, men det er også den eneste gene jeg sådan lige ser fra brugerens vinkel?
Og nej - jeg har heller ikke set en officiel 2013 mobil app... Desværre :)

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer

JobfinderJob i it-branchen

TDC skifter koncernchef efter faldende mobilomsætning

Jesper Stein Sandal Mobil og tele 14. aug 2015

Nyeste job

KurserStyrk dine evner med et kursus

Intern auditering af SKS og KLS samt ledelsesevaluering

Hvornår: 2015-09-21 Hvor: Sydjylland Pris: kr. 3400.00

C/Side Solution Development in Microsoft Dynamics NAV 2013 [80437]

Hvornår: 2015-09-28 Hvor: Storkøbenhavn Pris: kr. 19500.00

Excel kursus brush-up grundlæggende

Hvornår: 2015-10-28 Hvor: Storkøbenhavn Pris: kr. 2950.00

IT-instruktøruddannelse og certificering i Herskin-metoden

Hvornår: 2015-10-05 Hvor: Storkøbenhavn Pris: kr. 27800.00

Lync Network Readiness Assessment [20335]

Hvornår: 2015-09-09 Hvor: Storkøbenhavn Pris: kr. 11700.00