It-skræmte medarbejdere hos Mini Trans blev helt digitale

Fra papir og telefon til fuldt digitalt og automatisk bookingsystem og afregning på et år. Sådan lød udfordringen for Birger Larsen, der er eneste it-medarbejder hos transportfirmaet Mini Trans. Samtidigt skulle han sørge for, at de 140 brugere ikke løb skrigende bort. Mange af dem er nemlig oppe i årene og ønskede ikke at skulle bruge en computer nogensinde.

Projektet blev sat i gang i 2007, gik live i 2008, og bliver udbygget løbende igennem 2009, senest med integration til økonomisystemet i firmaet.

Hvad går projektet ud på?

»Vi gik fra næsten ingen it til fuld it, ved at indføre et helt nyt system til at planlægge kørslerne. Før havde vi en proces, hvor en tur blev skrevet ned på papir, når en kunde ringede ind. Så blev den ringet ud til en chauffør, som så skulle skrive en faktura, der skulle sendes tilbage og så videre. Det var langt fra optimalt, men sådan kørte det i gamle dage, før vi fik det nye system.

Nu har vi et it-system, hvor en tur bliver tastet ind, og så kan den vogn, der er tættest på, automatisk få turen, som sendes ud til en tablet-pc i vognen.

Det giver også nogle nye muligheder, som vi løbende udvikler på. Her før sommeren har vi fået netdelen op at køre, så kunderne kan følge deres transport over nettet. Det bruger vi for eksempel til højværdilast, hvor kunderne gerne vil vide, hvor deres last befinder sig lige nu.

Og så kan kunderne for eksempel også få en SMS, lidt før vognen ankommer. Det bruger vi meget til håndværkere, der skal have materialer leveret. Så kan de komme ud og tage imod på det rigtige tidspunkt, uden spildtid.

Nu har vi lige fået integreret det helt med vores økonomistyringssystem Winfinans, så vi i teorien kan køre helt uden noget papir.

Derudover sender vi data til Vejdirektoratet om vores biler, så de kan se, hvordan trafikken kører, og se hvor der er brug for en ekstra vognbane eller et bedre trafiklys. Lige nu foregår det baglæns, så de får et ordentligt læs data hver 14. dag, men i fremtiden skal det foregå live. Så kan de se med det samme, hvis det kører langsomt et sted og fortælle ambulancer, at de skal undgå den vej.«

Hvad er målet med projektet?

»Vi har fået en platform, som vores konkurrenter kun kan drømme om, til en lav pris, så vi kan tilbyde kunderne en bedre service. Men det betyder også, at bilerne bruger mindre benzin, fordi de skal køre kortere. Og Mini Trans har fået en langt bedre likviditet, fordi vi kan afregne kørslen med det samme. Vi har også kunnet reducere personalet, så for eksempel bogholderiet er blevet reduceret med en tredjedel.«

Hvad er din rolle i projektet?

»Jeg er projektleder. Faktisk står jeg for alt, hvad der har med it at gøre hos Minitrans.«

Hvilken teknologi indgår i projektet?

»Vi har installeret en tablet-pc med touchscreen i alle vogne. Når de bliver tændt, kobler de automatisk op til 3G-forbindelsen. Og med GPS-modtager i alle vognene kan vi sende positionen tilbage til centralen hvert 15. sekund.

Softwaren, vi købte, var en færdig løsning fra Simatech, som vi har arbejdet videre på, så den passede til os. Vi valgte dem, blandt andet fordi de har Falck som kunde. Så kan det ikke være helt tosset, for Falck kan ikke tillade sig at have dårlige systemer.

Hvilke problemer mødte I undervejs?

»Det vanskeligste var at få vores 120 chauffører uddannet på samme tid, hvoraf halvdelen aldrig havde haft en computer mellem hænderne før. Vi har chauffører, der er op til 75 år gamle. Men vi tilbød en masse kurser, og at man kunne få en med ud og hjælpe en dag. Desuden kørte vi både det nye og det gamle system i tre måneder, for at være helt sikre. Chaufførerne var jo også nødt til at lære at bruge systemet, for ellers fik de ingen ture fremover.

I vores kundeservice, som tager imod bookinger, er der en høj gennemsnitsalder, med tre der er oppe i tresserne. De skulle pludseligt til at bruge en pc hele tiden, og er man ikke vant til at bruge en pc, kan det være temmelig skræmmende. Men alle var med på det - og nu vil de slet ikke undvære systemet.«

Hvilke gode råd kan du give videre til andre?

»Involver medarbejderne fra starten. Hvis der er en afdeling, der er imod, så er projektet dødsdømt fra starten. Vi lod for eksempel chaufførerne vælge imellem tre forskellige tablet-pc'er, så de kunne se sådan en krabat i levende live, inden projektet blev sat i gang.

Og så tog vi repræsentanter fra hver faggruppe med ud til leverandøren. Så det ikke bare er ledelsen og it-afdelingen, der kommer og propper noget ned over dem.

Jeg synes også, at det har været exceptionelt vigtigt med en god kemi mellem underleverandøren og os, for vi har løbende arbejdet videre på systemet, med nye funktioner. Så er det afgørende, at det ikke bare er it-nørder, men at de også forstår vores erhverv.«

It-udfordringen er en serie på Version2, der hver uge dykker ned i et projekt fra den danske it-hverdag.