It-chefens bedste råd: »Tænk it-afdelingen, som blev den født i går«

Forestil dig, at du i går startede en it-afdeling op.

Ville du så selv begynde at udvikle store it-løsninger, eller ville du vende blikket mod en standardløsninger fra markedet til brug på tværs af organisationen?

I den situation er det eneste fornuftige at vende blikket mod markedet og vælge standardløsningen. Det mener principal consultant i PA Consulting Peter Skyttegaard, der også har en fortid som strategisk chef i Maersk Line IT.

Hans tilgang er, at enhver it-afdeling bør følge 'skabt i går-tilgangen'. Det sikrer nemlig, at man bliver holdt skarp på, hvilke nye løsninger, markedet tilbyder.

»Hos Maersk Line IT overtog jeg og de andre ansatte en række egenudviklede it-løsninger fra det gamle Mærsk Data. Løsningerne var gode, da de blev skabt, men uholdbare i en moderne sammenhæng. Og skulle jeg starte en it-afdeling, eller en virksomhed i morgen, ville jeg aldrig starte med selv at bygge it-platforme,« fortæller Peter Skyttegaard, hvis tidligere titel var Head of Strategy and Process Management i Maersk Line IT, til Version2.

Derfor stod han oven en fem-årig periode i spidsen for en større strategiomlægning i Maersk Line IT, som betød, at it-afdelingen gik fra en traditionel horisontal outsourcing-tilgang til en vertikal multi-vendor-sourcing.

Konkret betød det, at Maersk Line IT fik flere forskellige leverandører på de forskellige forretningsområder, såsom HP, der kunne tilbyde en langt billigere serverløsning, end den, Mearsk Line IT havde i forvejen fra IBM.

Det ledte videre til, at it-afdelingens enkelte SAP-enhedspriser til finansstyring faldt med 75 procent, uden at Peter Skyttegaard kan være helt konkret på tallene. Men besparelsen drejede sig om mange millioner.

Organisationen skal have muskler

Den store plan om omlægningen af it-strategien startede tilbage i 2004, hvor det daværende Mærsk Data blev solgt til IBM.

Den overtagelse var ifølge Peter Skyttegaard helt nødvendig, men i forhold til konkurrencen på nye it-tiltag inden for organisationen betød IBM’s enegang, at it-afdelingen havde svært ved at udfordre leverandøren på eksempelvis en bedre serverløsning eller en cloud-baseret tilgang.

Derfor åbnede multi-vendor-strategien op for HP's indtræden, som skærpede opmærksomheden hos Maersk Line IT for den bedste serverløsning. Men det kræver overarme i organisationen, hvis man skal gennemføre en lignende omlægning og brede ansvaret ud.

»Det er klart, at begynder man først at købe løsninger ude i byen hos både IBM, HP, SAP og Microsoft, som i Maersk Line IT's tilfælde, så lægger det et vist tryk på organisationen som helhed. For det betyder, at man skal holde øje med flere flanker. Men mine erfaringer er, at det både i forhold til inspiration og økonomi er det eneste rigtige at gøre,« forklarer Peter Skyttegaard til Version2.

Ved at benytte en multi-vendor-strategi, får it-afdelingen dog pludselig en lang række vilkår fra de forskellige udbydere at forholde sig til - eksempelvis har Microsoft bestemte vilkår til deres Office 365-cloudsystem, IBM har nogle andre. Og set fra toppen af organisationen kan den slags standardvilkår være en stor mundfuld, mener Peter Skyttegaard.

Arven fra Mærsk Data

Hos Maersk Line IT overtog man ved arven efter Mærsk Data en række egetudviklede systemer, eksempelvis et specialudviklet program til håndtering og containere og sågar et egenudviklet mailsystem.

Men med nutidens standardløsninger blegner de gamle selvskabte systemet. Det er Peter Skyttegaards erfaring, både når man kigger på integrationen bredt i organisationen og med hensyn til prisen på at holde systemerne kørende.

»Så Maersk Line IT stod i 2004, hvor IBM overtog Mærsk Data, over for en række store udfordringer med de gamle, selvskabte programmer. Så der var Maersk Line IT nødt til at lave et større oprydningsarbejde og outsource. Den strukturændring var essentiel og uundgåelig,« siger Peter Skyttegaard til Version2.

Men at gå fra egenudviklede programmer til en palette af eksterne leverandører betød også en kulturændring. Og det kræver tilvænning blandt medarbejderne.

»Så snart man begynde at bruge flere forskellige standardløsninger ude i byen, så kræver det en omstilling, igen i forhold de forskellige vilkår, der gælder hos Microsoft, SAP og videre. Den omlægning skal de ansatte jo lige tage til sig,« forklarer den tidligere Maersk Line IT-chef.

Du kan høre mere om Maersk Line IT’s store omlægning og andre af Peter Skyttegaards erfaringer med it-outsourcing, når Dansk IT den 23. januar holder den årlige IT Outsourcing-konference.

Version2 er mediepartner på Dansk IT's konference It-Outsourcing 2013, der finder sted på Radisson BLU Royal i København, onsdag den 23. januar 2013. Du kan læse mere her, hvor du også har mulighed for at tilmelde dig konferencen.