Her er ekspertens tricks der giver dit it-projekt succes

It-projekter, der eksploderer i pris eller helt må droppes. Skandaler har der været nok af gennem årene, og på Digitaliser-konferencen om offentlig it, der blev holdt i Århus i sidste uge, var der derfor fokus på, hvordan it-chefer og projektledere kunne styre uden om problemerne fremover.

'Er du en god it-kunde?' lød overskriften på et oplæg, hvor processpecialist Morten Korsaa fra Delta Axiom delte gode råd ud til de forsamlede it-folk og leverandører.

Først og fremmest mente han, at projektlederne i det offentlige står med en næsten umulig opgave, når de bliver sat til at indkøbe en ny, stor it-løsning. De er ikke klædt på til at styre et it-projekt, men samtidigt er der store forventninger til, hvordan opgaven bliver løst.

»At være en god it-kunde er en rolle, der andre steder er en fuldtidsbeskæftigelse for de allerskrappeste. Man skal kunne alt det, der for eksempel står i CMMI's Aquisition-model,« sagde Morten Korsaa og viste tre slides fyldt ud med det, en projektleder skal kunne.

»Det er en rigtig svær situation, og undervurdering af de nødvendige kompetencer er nok den største kilde til fejl,« forklarede han.

Den typiske måde at løse problemet på er at stole på leverandøren og forlade sig på ekspertisen her. Men det er ikke nok i sig selv.

»Jeg har tit hørt sætningen 'vi har entreret med en leverandør, der har prøvet det her før, så de skal nok få os i mål.' Det bør stå på listen over famous last words,« mente eksperten.

Travle brugere ignorerer projektet

En anden klassiker er, at det er umuligt at få hul igennem til de kritiske brugere, når kravspecifikationen skal sættes sammen. De har nemlig travlt og bruger ikke tid på noget så kedeligt og - lige nu - irrelevant som et kommende it-system.

»I præsenterer dem for noget vigtigt, der ikke haster, mens de har meget andet, der haster. Spil på, at det her skal prioriteres. Og husk, at bare fordi jeres leverandør har lavet sådan et system før, erstatter det ikke adgangen til jeres brugere,« forklarede han.

Når kravspecifikationen så skal nedfældes, skal den gås igennem med en tættekam. Her skal der bruges resurser, for de kommer så rigeligt igen senere.

»Der er mange kravspecifikationer, der er så dårlige, at man kan se det fra starten. 80 procent af fejlene kunne være fundet på forhånd ved et review af kravspecifikationen. Og på det tidspunkt er prisen for at rette dem kun én procent af, hvad det koster at rette dem i produktion. Det er et af de områder, hvor I kan få mest ud af at gøre jer umage,« sagde Morten Korsaa.

Den viden, man bygger kravspecifikationen på, skal også være stenhård. Er der tvivl, skal oplysningerne verificeres, lød rådet.

Prince2 er fremragende

I udviklingsfasen gælder det om at køre med korte forløb og hele tiden standse op og afprøve.

»Den bedste risikominimering er at lave små prototyper og små evalueringer. Hver 14. dag for eksempel, eller hvad der nu passer jer bedst,« forklarede han.

Forløbet skal helst puttes i en fast ramme, og dem findes der efterhånden flere gode af, som det gælder om at få brugt.

»Jo mere uvidenhed, der er om projektet, jo større behov er der for styring og kontrol. Brug noget kendt. Prince2 er for eksempel fremragende til formålet,« sagde Morten Korsaa.

Et spørgsmål fra salen hev fat i problemet med styregruppen for projektet, som skal godkende de væsentlige beslutninger, men som kun samles engang imellem. Ideen om hurtige beslutninger virker aldrig i praksis, lød det.

Det var et af problemerne særligt for den offentlige sektor, lød svaret. Det politiske spil skal regnes med, og det kan godt være den største udfordring for et vellykket it-projekt.

»At udvikle EPJ for hele Danmark er ikke nogen stor teknisk udfordring. Men politisk - du milde himmel? Det har jo kostet milliarder af kroner allerede,« sagde processpecialisten og uddybede med et råd.

Selvom den politiske styring er et vilkår, kan man også selv gøre noget for at skubbe til processen. Nemlig ved at sætte kroner og øre på omkostningerne ved en sløv beslutningsproces.

»Hvis ledergruppen bliver klar over, at det koster mange penge med tre ugers tomgang, så kan det være, der sker noget. I skal gøre det synligt for dem, for de opdager det ikke selv,« sagde han.