Kom med bag om forsvarets SAP-system: En Trabant med BMW-motor

Den hårde kritik af forsvarets milliarddyre it-system DeMars er forfejlet, forkert og bygger på rygter og uvidenhed om, hvordan godt 10.000 ansatte hver dag bruger systemet.

I virkeligheden er DeMars en så velfungerende og integreret del af det danske forsvar, at forsvaret i bogstavelig forstand ville bryde sammen, hvis man i morgen trak stikket ud til ERP-systemet.

Og det gælder både på hjemmefronten og under missioner i lande som Afghanistan og Libyen.

Sådan siger to af de ledende figurer i Forsvarskommandoens informatikafdeling i et interview med Version2.

De erkender dog samtidig, at systemet ikke er verdens letteste at gå til, hvilket kritikken i høj grad har drejet sig om.

»Det vigtige er, at Forsvarskommandoen er i stand til at aflægge en rapport om økonomien, som er compliant i forhold til den måde, resten af staten gør det på. Derfor har vi løbende prioriteret de projekter omkring DeMars, som er vigtige, og der må vi sige, at de brugervenlighedsorienterede er blevet proppet ned i bunden,« siger chefen for informatikafdelingen, Per Jan Larsen, til Version2.

Cirka 10.000 brugere

DeMars er et SAP-baseret ERP-system, som bruges til at håndtere alt fra registrering af arbejdstid og planlægning af rejser til indkøb, materielstyring og HR-styring i forsvaret. Derudover bruges det til at generere rapporter om økonomien i forsvaret, som ledelsen kan handle ud fra.

Ud af forsvarets i alt 25.000 medarbejdere bruger omkring 10.000 DeMars.

DeMars-projektet gik i gang i 1998 og har kostet over en milliard kroner at udvikle og adskillige hundrede millioner kroner i drift, siden det blev indført i Forsvaret i 2004 efter seks års udvikling hos IBM.

Dermed er det altså en af sværvægterne i offentlig dansk it-historie, og ideen med DeMars var at samle cirka 70 gamle forretningssystemer i én fælles løsning.

Dengang i 1990'erne var ideen også at skabe et værktøj, der kunne håndtere datidens krav om, at ansatte i det offentlige skulle dokumentere deres gøren og laden ned i mindste detalje.

Men undervejs i det 14 år lange forløb er systemet blevet kritiseret for at være for vanskeligt at bruge i det daglige. Ikke mindst for dem, der ikke hører til i kategorien af daglige brugere, men kun klikker DeMars frem på skærmen en gang i mellem.

Også kvaliteten af data i systemet har fået hårde ord med på vejen.

Måtte købe F16-batterier i supermarkedet

Senest har man på Version2 og i flere andre medier kunne læse om beretningen fra Rigsrevisionen i sommeren 2011, som uddelte øretæver til forsvarets økonomistyring og systemet, der gerne skulle understøtte det, DeMars.

Senere på sommeren berettede en anonym kilde i forsvaret over for Version2, hvordan selv de mindste arbejdsgange blev forvandlet til en lang og opslidende march gennem skærmbilleder, faneblade og endeløse lister med punkter.

»I det daglige omtaler mine kolleger og jeg ofte SAP som 'Standser Al Produktivitet',« sagde kilden blandt andet til Version2.

I et tilfælde kunne DeMars ikke anvise et nærlager, hvor der kunne hentes batterier til en nødlygte i en F16-jager, og derfor måtte batterierne indkøbes i et supermarked, fortalte kilden.

Men ifølge Tony Lindemann Bøgh, som er chef for forretningsprocessektionen i Forsvarskommandoen og har været involveret i DeMars-projektet siden 1998, er det for letkøbt at blæse én ansats dårlige oplevelse op til at dække samtlige 10.000 brugeres oplevelse af systemet.

»Vi har cirka 10.000 brugere af DeMars, og langt størstedelen af dem bruger systemet regelmæssigt. Og så har vi den mindre gruppe, som er de lejlighedsvise brugere. De kan have svært ved det i begyndelsen, det vil jeg slet ikke underkende. Men hvis man er normalt intelligent og har brugt systemet de første 10 gange, vil man begynde at vænne sig til det,« siger Tony Lindemann Bøgh.

Vi sætter os hen til skrivebordet, og Tony Lindemann Bøgh starter DeMars op på sin pc.

»Her har vi så brugermenuen for mig,« siger Tony Lindemann Bøgh.

»Der ligger et komplekst system til rolleautentifikation bag ved, og det, vi kan se på skærmen, er baseret på mine roller. Jeg kan for eksempel godkende mine medarbejderes rejser, men for andre brugere vil det se anderledes ud alt efter deres rolle,« siger han.

Tony Lindemann Bøgh henter et skærmbillede frem, hvorfra han kan registrere fravær.

»Det her er et af eksemplerne, hvor jeg synes, at systemet ikke er så let at bruge. Du får en liste med 204 forskellige valgmuligheder, og det er da selvfølgelig svært at overskue i starten. Men man opbygger hurtigt en rutine, hvor de 204 muligheder bliver til en håndfuld af dem, man benytter fast,« siger Tony Lindemann Bøgh.

Trabant udenpå, BMW indeni

Siden udrulningen af systemet i 2004 har det fået flere overhalinger rent teknisk.

Leverandøren IBM har fintunet selve kernen i SAP-systemet ad flere omgange, men både Per Jan Larsen og Tony Lindemann Bøgh erkender, at den flid, der er lagt på indersiden, også er tiltrængt på ydersiden.

»Du kan sige det på den måde, at der ligger en lækker BMW-motor i noget, der ligner en Trabant,« siger Tony Lindemann Bøgh.

Som Version2 beskrev i december 2011, er forsvaret nu så småt i gang med at se nærmere på at forbedre brugervenligheden af DeMars.

Tanken er, at systemet i så høj grad som muligt skal baseres på det, man kalder SAP-standardfunktionalitet. Det skulle gerne gøre det lettere at bruge i det daglige.

Da Version2 omtalte planerne i december, lød meldingen fra forsvaret dog, at tidsplan og deadline for opgaven var ukendt.

Og sådan er det i princippet også i dag. For forsvaret er ikke en virksomhed, hvor man uden videre beslutter at foretage gennemgribende ændringer i et it-system af DeMars' kaliber.

»Vi er simpelthen nødt til at lave en business case for hver eneste ændring i DeMars. Når vi siger, at DeMars er komplekst, betyder det også, at det er komplekst at lave noget om i det. Det kræver også, at vi entrerer med IBM hver gang, og det er klart, at det koster penge,« siger Tony Lindemann Bøgh.

»Derfor skal det hele tiden vejes op mod andre hensyn, og det er jo i sidste ende forsvarets ledelse, der bestemmer, hvad vi skal bruge vores penge på,« siger chefen for forretningsprocessektionen.

Rigsrevisionen har påtalt, at DeMars primært bruges længere ned i hierarkiet i forsvaret, men ikke bruges tilstrækkeligt som ledelsesinformationssystem oppe i toppen. Hvordan forholder I jer til den kritik?

»Grundlæggende er det jo sådan, at når du kommer længere ned i systemet, så er det i stigende grad der, tingene genereres. Min egen brug af DeMars er for eksempel ikke ret stor, så hvis jeg skal lave et udtræk fra systemet til brug ved ledelsesinformation, så er jeg da ikke lige 100-metermester i det. Men det kan jeg jo så få mine medarbejdere til at gøre,« siger Per Jan Larsen.

»På samme måde kan du sige, at dem, der sidder og tænker de store Nato-tanker, heller ikke bruger DeMars ret meget, mens medarbejderne i blandt andet økonomistaben bruger det meget til at lave rapporter. Pointen er, at du ikke kan sige, at det står helt forfærdeligt til i Forsvarskommandoen, fordi de ikke bruger DeMars så meget. Det er ikke sort-hvidt,« siger informatikchefen.

Perioden fra 1998 og frem til i dag er jo lang tid i it-sammenhæng. Siden dengang er den klassiske vandfaldsmodel i nogen grad forsøgt afløst af agile metoder. Kan man sige noget om, hvordan et system som DeMars ville blive udviklet i dag?

»Når vi bliver spurgt, om vi ville gøre det på en anden måde i dag, så har Forsvarskommandoen hidtil sagt, at vi ville gøre det på samme måde. Systemet har så stor impact på organisationen, at man er nødt til at gøre det på en styret måde. Du kan ikke bare behandle det som et rent it-projekt, og det kan ikke bare ske drypvist. Processer, organisation, it-understøttelse og uddannelse er de fire ting, det handler om,« siger Tony Lindemann Bøgh.

Kan I sige noget om, hvornår tiltagene for at forbedre brugervenligheden ventes at være færdige?

»Der er ikke sat nogen termin på,« siger Tony Lindemann Bøgh.

»Det afhænger af, hvad vi har penge til. I løbet af det næste års tid analyserer vi hvert funktionelt område for sig, og den analyse har til formål successivt at identificere nogle fokusområder. Parallelt med den analyse vil vi nok opdage nogle lavt hængende frugter, og derfor kan der drypvis komme nogle projekter inden for det næste år, som kan gå på at forbedre brugervenligheden,« siger Tony Lindemann Bøgh.

Per Jan Larsen supplerer:

»Man skal huske på, at det ikke bare er et tag-selv-bord. Man kan ikke bare hive et modul ud af DeMars og så erstatte det med SAP-standard, det er voldsomt komplekst. Jeg sidder ikke her og siger, at DeMars eller SAP er verdens letteste at gå til. Og vi er også klar over, at det med brugervenlighed og datakvalitet hænger sammen. Men det ændrer ikke ved, at du kan løse de opgaver, du skal med systemet,« siger informatikchefen.