Få overblikket: Sådan bliver statens nye langdistance-printer

En web-portal, en print-applikation, en bunke snitflader, og en pipeline direkte ud til print-leverandøren Strålfors.

Omtrent sådan ser den kommende fjernprint-løsning til staten, kommunerne og regionerne ud i en nøddeskal.

Som tidligere beskrevet på Version2 skal fjernprint-løsningen allerede til sommer begynde at hjælpe det offentlige med at skære ned på antallet af papirbreve.

Hvert år modtager borgere og virksomheder nemlig 150 millioner breve fra det offentlige, og det koster cirka 900 millioner kroner alene i porto og papir. Dertil skal lægges den tid, det tager at printe brevene ud og putte dem i kuverter.

Fjernprint-løsningen finder automatisk ud af, om borgeren ønsker posten fra det offentlige tilsendt digitalt eller per brev.

Er man tilmeldt Digital Post på borger.dk, sendes brevet digitalt. Ellers sendes brevet digitalt videre til Strålfors Information Logistics' printfabrik, der automatiserer processen med at printe, kuvertere og afsende brevet.

Den sparede tid kan for eksempel bruges på mere direkte kontakt mellem patienter og læger og sygeplejersker på hospitalerne, lyder en af målsætningerne.

Fase 1 af fjernprintløsningen sættes efter planen i drift til sommer, mens fase 2 kommer i drift til efteråret.

Dermed vil staten, regionerne og kommunerne slutte sig til og begynde at sende breve gennem løsningen allerede i juli eller august.

Tommelfinger-regel: En krone per digitalt brev

Den samlede løsning består af følgende dele, fremgår det af et svar fra Moderniseringsstyrelsen til Version2:

1) En print-applikation, som brugeren benytte til at sende breve manuelt.

Applikationen anvendes af brugerne som en netværksprinter, der fanger dokumentet og leder brugeren gennem en dialog, hvor adresse og forsendelsesvalg kan verificeres, bilag vedlægges, brevet gennemses og det hele sendes af sted. Der betales for brug af Print-applikationen med et månedligt abonnement, og derudover får myndighederne adgang til centrale web-portaler og system-til-systemgrænseflader.

2) Standardiserede grænseflader, som tredjepartsleverandører af ESDH (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering) eller andre fagsystemer integrere op i mod.

Snitfladerne gør det muligt at sende forsendelser, modtage status på forsendelser og for eksempel trække forsendelser tilbage. Ud over det en række grænseflader, der især kan bruges til masseforsendelser fra eksisterende løsninger. Fase 1 af projektet fokuserer på myndighedernes enkeltforsendelser og indeholder blandt andet print-applikationen. Fase 2, der ventes klar til efteråret, indeholder blandt andet system til system-grænsefladerne.

3) En samlet og centraliseret håndtering af de udgående forsendelser fra myndigheden.

Hvis modtageren i digital post på borger.dk eller virk.dk har tilmeldt sig løsningerne, sendes forsendelserne automatisk digitalt. Ellers printes, kuverteres og postbefordres forsendelserne. Løsningen indeholder adskillige muligheder for print og kuvertering samt postbefordring, så de fleste typer af breve, der sendes af myndighederne i dag, kan håndteres af løsningen.

4) En web-portal, som myndighederne kan bruge til at tilmelde sig løsningen, foretage køb og bestillinger samt administrere myndighedens brug af løsningen.

5) Myndighederne betaler for løsningen efter forbrug, og priserne varierer efter, hvad der sendes.

Som tommelfingerregel koster et digitalt brev samlet cirka en krone at sende. Det gælder også et fysisk brev, men herudover skal myndigheden så også betale for portoen. Derudover kan myndighederne for et mindre beløb abonnere på software samt tilkøbe opstartspakker, der hjælper myndigheden med at komme igang.

Strålfors er eneste leverandør på opgaven.

Men også KMD A/S, Logica Danmark A/S, et konsortium bestående af Lettershop Mailservice A/S og Stroede Ralton AB samt endnu et konsortium mellem Vester Kopi A/S og Selecta S.p.A blev prækvalificeret til opgaven.

Kommunerne, regionerne og staten betaler i fællesskab to millioner kroner til Strålfors når løsningens fase 2 leveres.