Spørgsmål: Hvilket problem skal din ESDH løse? Svar: Øhhh
Der er blevet kastet millioner og atter millioner af kroner efter it-systemer, der kan holde styr på de mange sager og dokumenter i det offentlige.
Men alligevel giver ESDH-systemerne (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering) tit ikke de forretningsmæssige gevinster, man kunne forvente.
Sådan lyder skudsmålet fra Ejvind Jørgensen, der er direktør for marked og kunder i Rambøll Management Consulting. Han er en af ophavsmændene til undersøgelsen IT i Praksis sammen med interesseorganisationen Dansk IT, DIT.
Undersøgelsen og hans egen personlige erfaring viser, at ledelseslaget i det offentlige alt for sjældent tager ansvaret på sig, når nye ESDH-systemer skal udrulles.
»Enhver strategisk forandringsopgave bør tage udgangspunkt i gevinsterne. Hvad er missionen, hvad er målsætningerne? Men i stedet begynder man ofte med teknologien,« siger Ejvind Jørgensen til Version2.
Kritikken er ikke ny, men den tåler sagtens at blive gentaget med høj og klar stemme, mener Ejvind Jørgensen. En opgave, han tager på sig senere på måneden, hvor Dansk IT holder ESDH-konference i København.
Og det er et problem, for det viser, at ledelsen ikke tager nok ansvar for it-projekterne, mener direktøren.
»Ind imellem diskuterer jeg emnet med direktører og stiller så spørgsmålet om, hvad det er for et forretningsmæssigt problem, man gerne vil løse. Så bliver der som regel stille,« siger Ejvind Jørgensen.
»Du skal starte med at gøre dig det klart, hvad det er for gevinster, du gerne vil have ud af et ESDH-projekt. Hvad forudsætter det af forandringer på forretningssiden og organisatorisk? Først derefter kommer du til selve systemet. Det er ekstremt banalt, men min erfaring er, at det typisk er der, det går galt,« siger Ejvind Jørgensen til Version2.
Problemet skyldes langt hen ad vejen, at it i mange år har været opfattet som noget, specialisterne nede i it-afdelingen skal klare.
Men det er ikke it-chefen, der skal have det overordnede ansvar for at indføre eksempelvis et nyt ESDH-system og få det til at slå gnister, så gevinsterne udløses i organisationen. Og det er ikke heller ikke projektlederen, siger Ejvind Jørgensen.
Næ, det er i stedet længere oppe i ledelseslaget, at man skal tage tyren ved hornene, påpeger han. Direktøren vil ikke hænge nogen ud med navns nævnelse, men ser flere eksempler på store, kuldsejlede ESDH-systemer i nyere tid. Det ender galt, fordi ledelsen ikke tager ansvar.
»Mange it-systemer ville aldrig have haft nogen gang på jord, hvis lederne havde brugt bare 5-10 minutter på selv at prøve det it-system, som man måske vil sætte 1.000 eller 5.000 ansatte til at bruge,« siger Ejvind Jørgensen.
»Det gælder om at være meget klar på hvad man ønsker at opnå, og hvad der skal til for at det lykkes,« forklarer han.
Er problemet mere udbredt i det offentlige end i den private sektor?
»Der er ikke den store forskel. En af de ting, der slog mig meget (ved undersøgelsen, red.), er, at for eksempel den finansielle sektor ligger utroligt lavt målt på gevinstrealisering. Så det er ikke sådan, at den offentlige sektor er way behind. Men projekterne bliver nok stoppet hurtigere i det private, når de går galt,« siger Ejvind Jørgensen.
Version2 er mediepartner på Dansk IT-konferencen ESDH - Processer og kvalitet den 28. februar, hvor du kan høre flere pointer fra Ejvind Jørgensen og oplæg fra en stribe andre talere. Læs mere og meld dig til her.
Kommentarer (4)
Det er egentlig meget simpelt
I følge forvaltningsloven må en sag eksistere enten på papir eller elektronisk. Dvs. at enten indfører man et ESDH system eller også printer man sine e-mails ud og hyrer en vognmand til at køre rundt med dem. Den er ikke så meget længere. Og med mindre at man har en fetish for vognmandsbranchen og de nordjyske motorveje vil jeg mene at der her er mest brug for en it løsning.
/Jakob
-
2 -
0
I den trykte del af pressen skal reklamer kunne skelnes tydeligt fra journalistisk indhold. Artikler som ovenstående begynder at kalde på tilsvarende regler for elektroniske medier - når nu man skriver et indlæg om en konference man selv er sponsor for.
Havde version2 nu haft en kritisk holdning til svaret på spørgsmålet, havde det været interessant. Nu bliver det bare microfonholderi af værste skuffe. Ikke mindst når svaret i udgangspunkt er som Jakob skriver ovenfor.
-
0
-
0
Den fase, der handler om at sætte ord på, hvad det er man egentlig vil opnå med anskaffelsen af et nyt ESDH-system, ER ganske ofte fraværende eller klares med, at man er "nødt til at skifte platform, fordi den gamle platform ikke understøttes mere". Desuden er der en tendens (det har der været i de projekter, som jeg har været i nærheden af) til funktionelt at beskrive det nye system som et, der (helst) skal kunne gøre det samme som det gamle - og så måske lidt smartere. I det hele taget burde ESDH-diskussionerne tage langt mere udgangspunkt i, hvad det EGENTLIG er for en opgave, man ønsker løst. Ikke bare i, hvordan man plejer at gøre tingene.
-
0
-
0
For mig lyder det ikke som om, at Mikkel Meister har forstået ret meget af, hvordan ESDH-systemer bruges. I en kommune er det er af de mest centrale systemer, og der er rigtig mange ting der skal tages stilling til i forbindelse med implementering af et ESDH-system. Herunder forretningsgange.
-
0
-
0
Tilføj kommentar
