Digital Tinglysning: Derfor gik det så galt

Pyha. Opgaven er løst, ventetiderne væk og balladen så godt som forstummet.

Den digitale tinglysning har trukket mange overskrifter som årets største it-skandale, siden systemet blev taget i brug i september 2009. Sagerne, der skulle behandles manuelt, hobede sig op i tusindvis, og borgerne måtte vente i mange måneder på tinglysningen, imens bankerne gned sig i hænderne over de store ekstra renteudgifter, som løb på bolighandlen.

Knap ni måneder efter systemet blev taget i brug, kan Domstolsstyrelsen i disse dage glæde sig over, at 95 procent af alle sager nu kan klares på under ti dage, ligesom praksis var før hele systemet blev digitaliseret.

Nu håber folkene bag, at der også bliver plads til den succeshistorie, de mener digitaliseringen er.

»Digital tinglysning er en rigtig god løsning, der fik en rigtig dårlig start. Det er brandærgerligt, og det skabte store problemer for folk. Men jeg er ikke i tvivl om, at det er et godt system, og at alle vil kunne se det, når problemerne er løst,« summer Adam Wolf, direktør i Domstolsstyrelsen, forløbet op.

Men hvorfor gik det egentligt så galt i første omgang? Hvordan kunne det være så svært at ramme en tilpas høj kapacitet på den manuelle sagsbehandling, når it-systemet fungerede og helt automatisk behandlede 60-70 procent af sagerne, som forventet?

»Nogle ting overraskede os«

Det var mange mindre ting, der tilsammen gav problemer, lyder svaret. Både ekstra papirarbejde ved overgangen og problemer med datakonvertering og indkøringen af det nye system.

»Der var mange ekstraopgaver, hvor omfanget var større end forventet. Det skøn var svært at lave. Vi fik både et helt nyt system, men også en helt ny organisation, hvor opgaven med tinglysning før lå ude hos byretterne. Man er nødt til at skønne nogenlunde realistisk, for vi havde selvfølgeligt ikke uanede resurser. Og der må vi bare sige, at nogle ting overraskede os,« siger Adam Wolf.

De mange uventede ekstraopgaver betød, at oplæringen af medarbejderne i det nye system gik sløvere end forventet, og det trak kapaciteten ned i den manuelle behandling. Og da det så begyndte at strømme ind med papirfuldmagter, som skulle scannes, og flere scannerne til opgaven brød sammen, startede balladen for alvor.

»Vi havde store problemer med fuldmagterne den første måned. Maskinerne kunne ikke indlæse dem hurtigt nok, og de måtte håndbæres igennem,« forklarer Henrik Hvid Jensen, konsulent hos Devoteam og rådgiver for digital tinglysning.

Fuldmagter overrumplede

Scanner-kapaciteten var justeret op flere gange før lanceringen, ud fra tilbagemeldinger fra advokater og ejendomsmæglere, hvoraf mange ikke ville bruge digital signatur til at godkende en tinglysning direkte via web-brugergrænsefladen, men foretrak en papirfuldmagt.

Men kombination af nedbruddene og en massiv mængde fuldmagter i de første uger betød, at det alligevel var umuligt at følge med. Faktisk kom der i starten flere papirfuldmagter ind, end der var anmeldelser, fordi mange sendte ind i god tid, før selve tinglysningen skulle gennemføres.

»At scannerne ikke fungerede, var det tætteste, vi kommer en it-fejl. Det var en perifer del af hele systemet, og vi var måske allermest optaget af, at alt det andet ville køre helt rigtigt. Scannerne var testede, men det var ikke noget, vi havde fokus på som en af de store usikkerheder,« siger Adam Wolf.

Den nuværende digitale signatur har aldrig været et stort hit i befolkningen, men alligevel var det ikke til at forudse, at så mange papirfuldmagter ville strømme ind, mener Søren Sørup Hansen, præsident for Tinglysningsretten.

»Vi kunne kun have en idé om, hvordan markedet ville reagere, og der reagerede det så anderledes, end vi troede. Digital signatur var hovedindgangen, og fuldmagterne undtagelsen, og det var nyt. De fleste andre steder, hvor du kan bruge digital signatur i dag, kan du også få adgang med pin-kode, for eksempel hos Skat,« siger han og understreger, at systemet faktisk var dimensioneret til flere fuldmagter, end der kom. Det var altså kun fordi scannerne gik i stykker, at der opstod en flaskehals.

Ikke noget 'væltet læs'

Selve it-systemet, som CSC udviklede, fungerede grundlæggende hele tiden. En række fejl blev rettet i starten, men ikke flere end forventet. Forud for lancering var også gået ni måneders ren test for at sikre en stabil løsning.

Derfor vil Henrik Hvid ikke høre tale om, at 'læsset væltede' for digital tinglysning som et it-projekt.

»Vi var ikke i nærheden af at vælte noget læs. Systemet har kørt fra dag ét. Selvfølgeligt med nogle problemer, som der altid vil være i så stort et system,« siger han.

Problemerne med at få scannet fuldmagterne var hurtigt meget tydelige, og det forsinkede den manuelle behandling, hvor sagerne begyndte at hobe sig op. Der blev derfor sat ind med treholds-skift, så de scannere, der virkede, kunne udnyttes i døgndrift.

November-ryk lagde sagsbehandlingen ned

I løbet af efteråret kom der styr på fuldmagterne, og man var klar til at ånde lettet op omkring 1. november. Men så begyndte antallet af sager at stige.

»Finanssektoren lagde forsigtigt ud i starten, også af hensyn til deres egne systemer, der integrerede med vores. Og så kom det massive ryk i november,« forklarer Adam Wolf.

Igen blev sagsbehandlerne løbet over ende, og bunkerne voksede, netop som Domstolsstyrelsen troede, at problemerne var løst.

»Det tog noget tid at erkende problemet. Vi vidste jo godt, at der ville være en udfordring i starten, så vi var ikke så bekymrede over sagsbunken. Vi forventede, at når problemet med fuldmagterne var bragt ned, kunne vi få løst de andre punkter,« siger Henrik Hvid.

»Vi reagerede løbende og justerede både systemet og sagsbehandlingen, men det er rigtigt, at det de første to måneder især var scanningen af fuldmagterne, der så ud til at give alvorlige problemer,« tilføjer Adam Wolf.

Ventetiderne og ekstra-regningerne til borgerne begyndte nu at trække overskrifter, og oppositionen lugtede blod. Justitsministeriet spillede ud med en handlingsplan, der kom på plads i januar, med en målsætning om at have arbejdet ventetiderne ned til april.

Imens kørte sagsbehandlerne på i Hobro, med mulighed for to timers dagligt overarbejde samt arbejde om lørdagen. Og der blev tilført 25 ekstra stillinger undervejs.

»Det var altid frivilligt, for vi skulle værne om medarbejderne. Vi kunne ikke bare sætte ekstra folk ind fra den ene dag til den anden, for tinglysning er komplekst, og det kræver oplæring,« forklarer Søren Sørup Hansen, præsident for Tinglysningsretten.

Sparer 100 millioner kroner om året

Digital Tinglysning kostede omkring 300 millioner kroner at få i luften, hvoraf digitaliseringen af mange millioner gamle dokumenter stod for halvdelen af udgifterne. Samtidigt blev projektet halvandet år forsinket, primært på grund af forsinkelser hos leverandøren CSC.

Når den samlede pris mange steder står til over 500 millioner, skyldes det, at de planlagte besparelser blev forsinket, og det gamle system hos alle byretterne skulle opretholdes. Derfor skulle der bevilges ekstra penge til at dække hullet efter de besparelser, som forsinkelserne tryllede væk.

Men nu bliver der sparet masser af penge i forhold til det gamle, papirbaserede system.

»Vi er gået fra 450 medarbejdere til omkring en tredjedel. Vi sparer omkring 100 millioner kroner om året på den reduktion. For eksempel sparer vi 14 millioner kroner hvert år i porto, og det koster også at håndtere hvert enkelt brev. Samme besparelse får bankerne og brugerne generelt,« siger Adam Wolf.

Og mens der siden lancering har været meget fokus på familier, som måtte bruge måske 20.000 kroner til ekstra renter på grund af de lange ventetider, har der ikke været meget fokus på de 60-70 procent af sagerne, som bliver klaret på få minutter, mener de tre.

»De får deres lån med det samme og sparer derfor penge. Men fordi mange gør det gennem en bank eller en advokat, oplever folk ikke selv, hvor hurtigt det går,« siger Adam Wolf.

Nogle klarer sig faktisk helt uden hjælp, og så kan digitaliseringen mærkes, fortæller Sørup Hansen:

»Jeg talte med to, der handlede ejerlejlighed og mødtes en søndag aften og klarede det hele over en kop te på halvanden time. Både tinglysning og betaling via netbank,« siger han.