'December fra helvede' endte med skift til hostet Exchange
Direktør Rolf Østergaard beskriver uden at blinke julemåneden som ?december fra helvede? for elektronikvirksomheden Axcon. Ikke bare en, men to gange crashede firmaets e-mailserver med masser af tabte e-mails, tabte timer for medarbejderne og ikke mindst tabt produktivitet.
»Det var første gang i vores mere end femårige historie, at vores server gik ned. Og så to gange ? det var mega-træls,« siger direktør og grundlægger af Axcon, Rolf Østergaard.
Men der er som bekendt ikke noget, der er så skidt, at det ikke er godt for noget. De to crashes fik nemlig Axcon ind på ideen om at lægge email-håndtering ud til tredjepart. Rolf Østergaard fortæller her i ugens it-udfordring om skiftet.
*Hvad går projektet ud på? *
»Som følge af de to crashes ville vi gerne skifte til en hostet exchange-løsning. Dels for at få større pålidelighed, og dels for at slippe for meget af det bøvl, vi hidtil selv har gået og rodet med.
Kort fortalt startede projektet med en Microsoft SBS 2003 server, som efter fem år stort set uden problemer pludselig lagde sig syg med diskproblemer. Og selv om vi havde to spejlede diske med et hjemmebygget RAID-setup, så hjalp det ikke et hak. Begge var syge.«
*Hvad er din rolle i projektet? *
»En konsulentvirksomhed med 20 medarbejdere, heraf 10 freelancere, har ikke råd til en decideret it-person. Så når vi skal bruge en it-afdeling, er det noget vi tilkalder. Som direktør har jeg mange hatte, og i dette tilfælde også den hat at koordinere og løse dele af opgaven, så produktionen af konsulenttimer kan køre effektivt videre.
Vi er en lille virksomhed fuld af ingeniører, så i princippet mente vi ellers at kunne løse alle de it-udfordringer, der måtte opstå. Og endda måske tage det som en interessant adspredelse fra arbejdet med design af avanceret elektronik og software i for eksempel golf-radarer, grafikacceleratorer og ultralydscannere til vindmøller.«
*Hvad er målet med projektet? *
»Når noget går galt, er der vel to mål: Det ene er at redde, hvad reddes kan. Det andet er at lære af det og undgå en gentagelse. Og da vi gennem noget tid havde erfaret, at: - it-administration er spildtid - egen server er billigt, men kræver pasning - tilkaldt ad hoc it-support er af svingende professionalisme,
- ja så valgte vi at tage skridtet fuld ud. Målet blev, at den løsning, vi skulle bruge fremover, skulle hjælpe på alle tre de ovenstående problemer.«
*Hvilken teknologi bruger I? *
»Emails og delte kontakter kunne vi flytte online. Vi kiggede først på Google ? men der kunne vi ikke få håndteret delte kontakter. Microsoft havde et fint tilbud på hosted Exchange i et irsk datacenter. Det var forholdsvis simpelt at sætte op og krævede ingen it-assistance.
Vi bruger et versionskontrolsystem til udviklingsafdelingen, men ganske meget af det administrative er blot flade, delte filer. Det kunne muligvis også hostes, men vi valgte at sætte to simple NAS-kasser op - den ene som spejl af den anden. Det kræver heller ingen it-assistance og løser vores behov fint.
På samme niveau har vi løst firewall og VPN-behovene med en SoHo-niveau box fra SonicWall. Vi har naturligvis også målt på effektforbruget, og med det nye setup bruger vi kun 25 W mod 125 før ? plus naturligvis et ukendt forbrug i Irland.«
Hvilke problemer har du oplevet?
»Vores tilkaldte 'it-afdeling' fik en åben pengekasse at tage af, bare de fik klaret problemet i en fart. Det gik ikke så godt. Vi skulle bruge redning af filer, mails og kontakter fra serveren. Mails blev reddet ? de andre ting var ubrugeligt. Og backuppen mente man ikke kunne bruges.
Vi var skeptiske og brugte en lørdag på at sætte ny diske i maskinen og indlæse backuppen. Det virkede. Det vidner godt nok om en bekymrende ringe professionalisme hos den tilkaldte assistance.
Selvom det nye system fungerer fint, er visse ting blevet lidt mere besværligt. Brugeradministration er for eksempel blevet spredt over flere systemer. Hver af dem meget simple, men en samling af det ville være smart. Og med 20 brugere er det til at klare. Men på sigt er vi nok på udkig efter en LDAP-løsning med et ultrasimpelt brugerinterface ? noget LDAP in a box?«
*Hvilke gode råd kan du give videre? *
»Brug katastrofen til at tænke nyt - det er ikke the end of the world. Hostede servere er smarte, men man skal se sig grundigt for, da de måske blokerer for lige den feature, du skal bruge. Stol ikke på it-folk ? selvom de er dyre, kan deres gode råd sagtens være forkerte. Husk at checke din forsikring: Måske er du lige så heldig som os at få dækket tabet, selvom det var langt lettere at få dækket en stor regning til ekstern it-assistance af tvivlsom karakter end at få dækket egne timer.«
It-udfordringen er en serie på Version2, der hver fredag dykker ned i et projekt fra den danske it-hverdag.
Kommentarer (18)
Brug katastrofen til at tænke nyt
Et Lotus Domino cluster med transaktionslog baseret backup !
Med bare en smule omtanke, kan det skidt holde sig i luften i årevis !
-
0 -
0
helt sikker , med 46usd pr pvu i liste pris er det også smart at sammenlige med SBS.
Og så lige en TSM agent oven i for at sænke prisen.
Domino Clustering er mange ting billigt og brugbart til mindre virksomheder er ikke en af dem.
-
0
-
0
Det kan Exchange også. Det gik så godt at den blev glemt.
Omtanke er også at kæle grejet under bugen med jævne mellemrum, for at sikre sig det har det godt - det har også brug for kærlighed.
Brug katastrofen til at tænke nyt
Eller: Vær proaktiv (buzz). Undgå katastrofen.
-
0
-
0
Flemming,
helt sikker , med 46usd pr pvu i liste pris er det også smart at sammenlige med SBS.
Syntes ikke lige prisen var det fremherskende problem.
Forhold dig lige til "December fra helvede", mon ikke Rolf på det tidspunkt gerne ville have haft et stabilt, omend dyrere system ?
Men du har ret SBS er en pose lort...især hvis du tror at backupfunktionen virker !
-
0
-
0
Priser er altid fremherskende ellers havde man ikke valgt en SBS løsning , den er aldrig fremherskende når man skal i drift igen.
Det er intet galt i SBS backup hvis man vælger at gøre det korrekt , men det er altid nemmere at restore Domino når der ikke er en OS binding end at skullle have AD på banen først.
-
0
-
0
til en hostet exchange-løsning. Dels for at få større pålidelighed, og dels for at slippe for meget af det bøvl, vi hidtil selv har gået og rodet med.
Hvordan er de sikret imod dobbelt fejl?
Hvor tit udføres disaster recovery?
- egen server er billigt, men kræver pasning
Havde de ikke lige kørt i 5 år?
Det lyder som disaster recovery aldrig var testet?
- tilkaldt ad hoc it-support er af svingende professionalisme,
Det ses meget tit ... også når det ikke er ad hoc it-support.
men vi valgte at sætte to simple NAS-kasser op - den ene som spejl af den anden. Det kræver heller ingen it-assistance og løser vores behov fint.
Nu har du blot nogle kasser, ingen ved noget om, når de fejler.
Husk at lav diaster recovery ... ellers gentager i blot historien.
-
0
-
0
ja, så er der jo altid m0n0wall (http://m0n0.ch/wall/) -- gratis -- og på min hardware, et wrap-board, bruger den 5w.
dækker snildt soho-krav og mere til :)
nå, det var bare lidt spam.
-
0
-
0
man kan f.eks. bruge de penge man skal betale for Windows Server + CAL'er på Domino.
-
0
-
0
Emails og delte kontakter kunne vi flytte online. Vi kiggede først på Google – men der kunne vi ikke få håndteret delte kontakter.
Google apps har da haft delte kontakter i over et år nu.
-
0
-
0
Så kan platformen være lige meget, SBS, Exchange, Domino, hostet eller ej.
Man skal altså vedligeholde sin installation lige meget hvilken man vælger, og en test af restore muligheder etc. er selvsagt en del af denne vedligeholdelse.
Hvis man fejler på den front eller benytter ikke kompetente konsulent huse til det, er det selv forskyldt så fremt et nedbrud opstår.
-
0
-
0
Yess. Tak! Helt enig med Steen,
Hele beskrivelsen af virksomhedens fremgangsmåde og setup (gammelt såvel som det nye) får alle mine alarmklokker til at reagere.
Efter min mening tyder alt på at virksomheden fra starten har taget deres IT alt for useriøst - muligvis pga. dårlig rådgivning.
Deres nye løsning rummer stadig et antal potentielle problemer og har egentligt ikke adresseret deres grundlæggende problem: Seriøsitet og viden.
Deres nye løsning har dermed blot spredt ansvar, risiko og administration.
En hosted/cloud løsning er ingen garanti for noget som helst. Det er stadig IT-systemer som kan gå ned eller hosting virksomheden kan lukke - Det er sket for relativt nyligt, nationalt og internationalt. Selveste Google har haft flere problemer med noget så "simpelt" som webmail.
Et dobbelt NAS system er ikke meget anderledes end en dobbelt server: Det skal stadig overvåges, serviceres og have taget backup.
Gad vide hvem som tager backup af deres cloud-data... hmm...
-
0
-
0
Som tidligere infrastrukturkonsulent har jeg flere gange oplevet setup som nævnte, der efter mange år i drift uden service og vedligehold går kold og uden en brugbar backup, for det har jo kørt...
Primær årsag er at det skal koste så lidt som muligt og at der altid er en medarbejder med "IT viden", som selvfølgelig har lige så meget eller mere viden end den konsulent der tilkaldes.
Hvilken tosse laver service på egen bil år efter år uden at være mekaniker ? IT skal altså også serviceres løbende...
SBS backup virker strålende, selv i recovery situationer, hvis det vel og mærke er korrekt konfigureret.
Hardware der har kørt i plus 5 år ? Er det så ikke på tide at skifte ?
Altid nemt at skylde skylden på andre....
Men der er altså en årsag til at en dygtig konsulent koster over kr. 1.000,- pr. time...
-
0
-
0
Gad vide hvem som tager backup af deres cloud-data... hmm...
Eller har testet om det virker i en anden sky!
-
0
-
0
@ Steen Christensen. Spot on!
Et klassisk eksempel på, at man indkøber "noget IT" og stiller det over i hjørnet og regner med, at så kører det nok til al evig tid.
-
0
-
0
Som tidligere infrastrukturkonsulent har jeg flere gange oplevet setup som nævnte, der efter mange år i drift uden service og vedligehold går kold og uden en brugbar backup, for det har jo kørt...
Det forklarer måske hvorfor den tilkaldte support ifølge artiklen ikke engang gad prøve om backuppen virkede. Det gør den selvfølgelig ikke når systemet ikke er sat op af en dyrt betalt konsulent.
-
0
-
0
Det forklarer måske hvorfor den tilkaldte support ifølge artiklen ikke engang gad prøve om backuppen virkede. Det gør den selvfølgelig ikke når systemet ikke er sat op af en dyrt betalt konsulent.
Konsulenter plejer da ellers ikke at sige nej til at bruge mange timer på at forsøge at redde data.
-
0
-
0
Konsulenter plejer da ellers ikke at sige nej til at bruge mange timer på at forsøge at redde data.
Nej, men det ville jo også være svært at bruge mange timer på at indlæse en backup. På den anden side:
Men der er altså en årsag til at en dygtig konsulent koster over kr. 1.000,- pr. time...
så skulle det nok lykkes :-).
-
0
-
0
Bare for at afklare: Den backup som SBS lavede virkede 100% fint trods fleres postulater om det modsatte.
Der var således planlagt med 3 niveauer af sikkerhed: 1) RAID, 2) backup og 3) dyr data-redning fra crashede diske. For en del ting var der yderligere en lokal kopi.
Trin 1 fejlede. Trin 2 virkede. Men trin 3 fejlede også med den valgte IT konsulent (og han var ikke billig :-). Det var noget mere uheldigt end forventet.
Det ny mail-setup har en masse postuleret sikkerhed og overvågning i Microsofts irske datacenter. Dertil en lokal kopi i Outlook cache.
Det ny fil-setup har også 3 niveauer af sikkerhed: 1) RAID, 2) kopi på anden NAS, 3) backup. Der er muligvis også en mulighed for en dyr data-redning, men det er måske lidt mere tvivlsomt og indgår ikke i planen.
Selvfølgelig skal sådan noget overvåges og afprøves - det bliver det også. Ligesom der skal være en fornuftig ballance mellem omkostninger/indsats og udbytte.
@Morten Winther: Vi skulle kunne dele kontakter gennem Outlook, hvor vi power-bruger kontakt-foldere. Det kunne ikke fungere out of the box med Googles løsning.
Ingen med forslag til ultra-simpel LDAP-in-a-box (på 10-15W)? Måske er der et marked der?
Rolf (http://www.axcon.dk)
-
0
-
0
