Dansk webfirma flytter alle medarbejdere over på Google Apps

Det århusianske webfirma Online Medier har det sidste halve år leget forsigtigt med den nye dreng i klassen for kontorapplikationer, Google Apps.

Og 1. marts 2010 markerer så dagen, hvor samtlige 22 medarbejdere i Online Medier og partnervirksomheden Søgemedier skifter over på Googles webbaserede kontorpakke.

Dermed siges der endegyldigt farvel til Microsofts kontorpakke Office og Microsoft Exchange i Online Medier og Søgemedier.

»Oprindeligt ville vi skifte af økonomiske grunde, men det siden gået hen og blevet på grund af det funktionelle. Google Apps letter dagligdagen for os, blandt andet fordi alle vores dokumenter ligger i skyen og derfor let kan deles medarbejderne imellem,« siger projektchef i Online Medier, Tobias Thaastrup-Leth.

Google Apps består blandt andet af webapplikationerne Docs, Calendar, Sites og den efterhånden velkendte Gmail, som til sammen skal gøre det ud for en webbaseret kontorpakke. Applikationerne køres gennem browseren på pc'en, og data gemmes i skyen, hvilket i praksis dækker over Googles egne datacentre.

Google Apps går generelt for at være et billigere alternativ til Microsoft Office og mail- og kalenderløsningen Exchange, men til gengæld er det ikke smertefrit at skifte til Google Apps på alle områder.

Tæt på at være et komplet alternativ Der er gået godt og vel et halvt år, siden Version2 sidst talte med Online Medier om de første, spæde erfaringer med at benytte Googles Apps som alternativ til Microsoft Office og Outlook.

Dengang lød dommen på, at Google Apps manglede det sidste for at kunne fungere som en fuldstændig erstatning for Microsoft Office og Exchange.

»Vi er endnu ikke helt i mål, men det nærmer sig,« lyder den aktuelle vurdering fra Tobias Thaastrup-Leth.

Problemerne opstår stadig, når det kommer til understøttelsen af de mere eksotiske elementer i Microsofts dokumenttyper.

»Der er stadig ikke fuld understøttelse, hvis man for eksempel arbejder med avancerede Excel-regneark med pivottabeller. Det kan give problemer med formateringen, men det er blevet væsentlig bedre i forhold til tidligere,« uddyber projektchefen.

Webfirmaet har investeret i brugerkonti til Premier-udgaven af Google Apps, som koster virksomheden 20 kroner om måneden per bruger.

»Førhen gav vi 250 kroner om måneden per bruger for hosted Exchange, så der opnår vi en besparelse. Samtidig får vi nu 30 gigabyte lagerplads per bruger, hvor vi tidligere havde to gigabyte,« siger Tobias Thaastrup-Leth.

Online Medier blev i efteråret tilbudt en billigere Exchange-løsning, som til gengæld for den lavere pris reducerede pladsen per bruger til 250 megabyte.

Tobias Thaastrup-Leth vurderer, at lidt større virksomheder med eksempelvis mere end 100 medarbejdere også vil kunne skifte til Google Apps. Det kommer dog an på, hvilke programmer virksomheden er vant til at bruge.

»Hvis man er vant til at bruge Outlook Web Access (Microsofts webmail, red.), bliver man nok skuffet over Gmail, der ikke har den samme logik omkring mappestrukturer. Men hvis alle medarbejdere er vant til at bruge en lokal installation af Outlook, er der ingen forskel,« siger Tobias Thaastrup-Leth.

Han tilføjer, at der til den betalte udgave af Google Apps medfølger værktøjet Google Apps Sync, som giver mulighed for at synkronisere Google Apps i Outlook 2003 eller senere.

Berlingske Media meddelte i januar, at virksomhedens 2.800 medarbejdere i løbet af første kvartal 2010 skifter fra Microsoft Office og Exchange til Google Apps. Virksomheden regner med at spare et millionbeløb i udgifter til software og support efter skiftet.

Online Medier og Søgemedier gennemfører skiftet til Google Apps i løbet af 1. og 2. marts.

To af virksomhedens medarbejdere har testet Google Apps det seneste halve års tid, og de resterende medarbejdere har de seneste to måneder afprøvet Google Sites som CRM-system til Søgemediers omkring 1.000 virksomhedskunder.