Dansk IT: Drop spejderdrengen i de offentlige it-udbud

Kan man få de store offentlige it-projekter til at lykkes uden forsinkelser og skandale-overskrifter? Det har IT-Branchen forsøgt at svare på med en rapport fyldt med bud på, hvordan processen kan gøres nemmere og mere smidig.

Samme øvelse var organisationen Dansk IT igennem sidste år, hvor Ejvind Jørgensen, der til daglig er underdirektør i Rambøll Management, stod i spidsen for en rapport med samme tema. Og IT-Branchens udspil rummer mange gode anbefalinger, mener han.

Blandt andet hæfter han sig ved ønsket om, at staten ikke er så pertentlig i forhold til, hvordan EU-reglerne om udbud bliver brugt, når der skal købes it-løsninger.

»Vi opfører os i Danmark som spejderdrenge i meget korte bukser, der strammer helt op i skridtet. Vi kunne godt vælge den lidt mere knælange model. For eksempel behøves man ikke at genudbyde alle opgaver hvert fjerde år. Det er ikke et krav i EU-reglerne,« siger han.

Mindstekrav låser leverandører Et andet problem, som Ejvind Jørgensen kan tale med om, er de tommetykke kravspecifikationer i udbuddene. Det er svært at forklare, hvorfor det koncept stadig bliver brugt, udover måske tradition, mener han.

For at gøre ondt værre, bliver al funktionalitet tit ophøjet til mindstekrav, når en opgave sendes i udbud, selvom det ikke er nødvendigt og kun gør projektet dyrere.

»Det låser leverandørerne fuldstændigt. Man gør det med begrundelsen, at alle skal behandles lige, men det er noget vrøvl. Oftest sker det, fordi man på den måde gør sig fri fra at få kritik fra baglandet,« siger han.

Ændrer man i stedet noget af funktionaliteten fra 'mindstekrav' til 'ønske', havde man pludseligt en anden forhandlingssituation, der ville føre til billigere løsninger. Så kunne leverandørerne aflevere de tilbud, der gav mest mening for dem, hvorefter staten kunne afveje fordele og ulemper ved de forskellige løsninger i forhold til prisen.

»Man prøver at slippe for at vurdere vigtigheden af de forskellige krav mod hinanden - men det hører med til at gøre indkøb. Alle krav er ikke lige vigtige, så det kræver en kompleks vurdering,« siger underdirektøren.

Dårlig idé med trinvis godkendelse

Til gengæld er han uenig med it-leverandørerne på et andet punkt. Nemlig afskaffelsen af de såkaldte cross default-regler, der betyder, at at godkendelsen af delleverancer kan udskydes, til hele projektet er afleveret.

»Jeg kan godt forstå leverandørerne, for det er længe at vente. Men det er ikke den rigtige løsning. Hvis man bruger standardsystemer, ved man først, om løsningen holder, når tilpasningerne er lavet. For hvad nu hvis en tilpasning betyder, at systemet performer dårligt? Så står kunden med et standardsystem, man ikke kan bruge til noget,« siger han.

Den risiko kan det ikke være kundens lod at bære, mener underdirektøren.

I al snakken om fejlslagne projekter understreger Ejvind Jørgensen i øvrigt, at der skam også er mange succeshistorier, man bare aldrig hører om. Det ville også være givtigt at fremhæve de gode og veldrevne projekter, mener han.

»Vi fokuserer mere på de dårlige eksempler, i stedet for at lære af de gode, og det er synd. Pressen skriver hellere om it-projekter, der går galt, for det er sjovere. Vi lever jo i jantelovens land,« slutter han.

*Et embedsmandsudvalg med statens digitaliseringschef Lars Frelle-Petersen i spidsen er i øjeblikket ved at lægge sidste hånd på en rapport, der skal udvikle måden staten køber it-løsninger på. Konklusionerne bliver offentliggjort i starten af april. *