Kold tyrker: Dansk software-firma dropper interne e-mails

Nul smøger eller nul fast food er blandt klassikerne, når danskerne sætter sig mål for det nye år.

Hos den danske ESDH-leverandør Exformatics har den siden årsskiftet stået på nul e-mails, i hvert fald internt mellem medarbejderne.

Og det er ikke altid lige let at overholde:

»Jeg faldt i i sidste uge. Det er svært at lægge de gamle vaner fra sig. Men i denne uge har jeg ikke sendt nogen interne e-mails,« siger udviklingsdirektør i Exformatics, Morten Marquard, til Version2.

Exformatics har kastet sig ud i eksperimentet, der i første omgang varer januar ud, for at gøre op med alenlange e-mailkorrespondancer, irrelevante CC-mails og korte påmindelser via e-mails.

Kort sagt den uoverskuelige mængde af e-mails i indbakken, der ofte ikke er koblet op på nogen bestemt medarbejder eller særlig arbejdsgang i en virksomhed.

I stedet tager virksomheden nu et skud af sin egen medicin og bruger derfor kun sit eget ESDH-system (Elektronisk sags- og dokumenthåndtering), der er udstyret med en såkaldt aktivitetsstrøm, der kan sammenlignes med statusopdateringer på Facebook.

Tanken er, at det er smartere for de ansatte at diskutere for eksempel den seneste udgave af et dokument i det system, hvor dokumentet befinder sig:

»Problemet med e-mails er ikke kommunikationsformen i sig selv, men at den foregår i en anden verden end arbejdsgangene, fordi den er adskilt fra dine andre systemer,« siger Morten Marquard.

Er der ikke en risiko for, at de sociale samarbejdsværktøjer ender med at blive en tidsrøver, ligesom e-mail er det?

»Det er jeg ikke nervøs for. Man må stole på, at medarbejderne er pligtopfyldende. Tidligere var det sådan, at fik du en e-mail fra en kunde, så sendte du den bare videre til en kollega. Nu er det i stedet synligt, hvilken arbejdsgang, den indgår i,« siger Morten Marquard.

Exformatics bliver fortsat nødt til at bruge e-mails eksternt for at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører.

Men også her har Morten Marquard allerede bemærket de første forandringer:

»Mængden af eksterne e-mails falder drastisk, og kvaliteten af de sendte e-mails ryger op. Når jeg svarer på en e-mail, er jeg meget mere opmærksom på, hvad det er, jeg sender af sted,« siger Morten Marquard.

Forsøget kører januar ud, hvorefter de 22 medarbejdere i Exformatics skal evaluere den e-mail-frie måned.