Børnesygdomme drillede Energinet i konsolidering til SAP Business Objects

Det er ikke altid nemt at være blandt de første, når nye produkter skal prøves af i den virkelige verden.

Da selskabet Energinet.dk skulle skifte til en ny business intelligence-løsning fra SAP, var produktet så frisk fra SAP's kodekarle, at der stadig var nogle børnesygdomme i praksis. Især integrationen mellem analyseprodukterne Business Objects og Business Warehouse drillede.

Men nu er projektet gennemført, og de 500 ansatte i Energinet.dk har fået langt bedre overblik over deres arbejde og over den danske energi-infrastruktur, som selskabet har ansvaret for.

Her fortæller Kurt Kielstrup Holst, der er it- og forretningsarkitekt hos Energinet.dk og ekstern lektor på Syddansk Universitet, om forløbet.

Hvad går projektet ud på?

»Vi konsoliderer alle vores BI-løsninger til SAP's Business Objects og SAP Business Warehouse. Energinet.dk blev dannet i 2005 ved at slå fire forskellige selskaber sammen, og hver havde deres eget ERP-system og næsten også deres egen data warehouse-løsning. Så vi har SAS Institute og Oracle, som vi nu er ved at konsolidere til en SAP Business Warehouse og SAP Business Objects-løsning.

Vi spurgte sidste år et repræsentativt udsnit af forretningen, hvad deres behov var for information og it-værktøjer, i forbindelse med en ny it-strategi. Og der er et stort behov for bedre behandling af information. Hvis vi trækker den tunge teorikasket på, så skrev Galbraith, en af de oprindelige pionerer inden for organisationsteori, at 'uncertainty is the difference between the information processed and the information required to complete a task.'

I forhold til Energinet.dk, så har vi historisk mange opgaver nu. Vi står for mange af opgaverne med at indpasse vedvarende energi i energinettet. Og Danmark er meget langt fremme, så der er stor usikkerhed i forhold til at indpasse vedvarende energi som vindmøller, hvor el-produktionen er lige så svær at forudsige som vejret.

Den data warehouse-løsning, vi havde, opfyldte ifølge dele af forretningen ikke behovet og var ikke skalerbar nok, viste det sig. Efter en omfattende leverandørevaluering valgte vi SAP Business Warehouse og SAP Business Objects som Energinet.dk's fremtidige strategisk data warehouse og rapporteringsplatform, som også er en del af vores it-strategiske tema med konsolidering på SAP.

Vi opstiller business cases for alle projekter, og vi fik en økonomisk positiv business case på at konsolidere til SAP's BI-løsning. Værdien af information er selvfølgelig subjektiv og svær at gøre op, ligesom det er svært at sætte værdien af information, vi ikke tidligere har haft tilgængelig.«

Hvad er målet med projektet?

»Målet er, at organisationen får et mere velinformeret grundlag at træffe beslutninger på. Og at vi får rapporterings-værktøjer til at bearbejde den information, der bliver stillet til rådighed. Og så er der også nogle økonomiske mål i at konsolidere på én platform.«

Hvordan var rollefordelingen og tidsplanen i projektet?

»Jeg har haft ansvaret for, at løsningen blev rullet ud. Vi har været tre fra it og to fra HR-afdelingen. Og så har vi fået ekstern bistand fra Platon, som hjalp os med de første tre løsninger, og så sørgede for, at vi kunne tage den sidste. Der har været en god videnoverdragelse.

Vi startede i september sidste år, og så var vi færdige ultimo juni i år - men med en BI-løsning er man jo aldrig helt færdig.«

Hvilken teknologi indgår i projektet?

»Det gjorde SAP Business Objects, selvfølgelig. Og så har vi brugt Web Intelligence, Dashboard Designer og det nye produkt Business Object Explorer til rapporteringen. Alle disse tilgås via SAP BI Launch Pad.

Med opkøbet af Business Objects har SAP gjort det muligt at rapportere med væsentlig mere intuitive væktøjer. Så kan folk lave deres egne rapporter.

Neden under har vi SAP Business Warehouse som data-warehouse-motor. En af grundene til at vælge det var de prædefinerede nøgletals-skabeloner. De gør det nemt at komme i gang lynhurtigt med rapportering, og det bliver lettere at vise forretningen, hvad man kan rapportere på. Så det flytter fokus væk fra teknikken, så man få dage efter implementering kan drøfte den forretningsmæssige udvikling. Hvad man gerne vil rapportere på? Hvilke rapporter vil lederne have?«

Hvilke problemer har I oplevet?

»Vi var jo first-movers på integrationen mellem SAP Business Warehouse og Business Objects. Vi oplevede, da vi startede for lidt mere end et år siden, at integrationen mellem dem var under udvikling og ikke helt klar. Det har givet os nogle tidsmæssige klø, men nu står vi omvendt med en superskarp løsning.

Et problem kunne for eksempel være, at vores datamodeller fra Business Warehouse ikke blev opdateret i SAP Business Objects også. Men SAP har været skarpe til at løse problemerne, og nogle af de fixes, de lavede, var vi de første til at få.

Alternativet var at vælge noget, som ikke er med i SAPs fremtidige plan for, hvad man vil udvikle på i fremtiden, som ville blive udfaset inden for fem år. Så i bagklogskabens ulideligt klare lys, og på trods af de tekniske udfordringer vi har været igennem, ville vi vælge de samme SAP BO it-værktøjer til rapportering.«

Hvilke gode råd kan I give videre?

»De prædefinerede nøgletalspakker fra SAP er supergode til at flytte fokus fra det tekniske over til at drøfte med forretningen brugen af egne data. Sørg for at tage det i anvendelse. Især i HR er nøgletalsdefintioner meget essentielt. Hvordan definerer man en fuldtids-ekvivalent? Hvad er fravær eller overtid? Og den slags.

Og så noget, som mange både har skrevet og sagt. Tænk mindre projekt-iterationer, i stedet for bigbang. - tænk stort, start småt. Det gælder stadig. Vi tog nok for mange områder med på én gang.«