Accenture: Opdel intern it i pengeslugere og pengemaskiner

It koster penge, men det er farligt blot at se på den samlede regning for virksomhedens it, når budgettet bliver strammet.

I stedet er det nødvendigt at skelne mellem de it-udgifter, som blot er ren omkostning, og de udgifter, som kommer fra projekter, der kan være med til at skabe vækst.

Det kræver, at it-organisationen bliver gearet til at kunne håndtere mere end blot den rent tekniske side af it, og det er en forandringsproces, som konsulentfirmaet Accenture lige for tiden har travlt med hos kunderne.

»It-organisationen skal tænke mere komplet end blot i tekniske løsninger. Det driver en efterspørgsel efter andre kompetenter, fordi it-afdelingens også skal forstå sig selv i sammenhæng med forretningen,« siger afdelingschef John Peter Jensen fra Accentures it-strategi og -transformationspraksis.

Skil udbud og efterspørgsel ad

Det gælder eksempelvis om at skille udbud og efterspørgsel ad. It-afdelingen skal kunne filtrere i de efterspørgsler på it-ressourcer, som kommer fra nye projekter i virksomheden. Men samtidig skal afdelingen også kunne levere ydelserne. Hvis det skal fungere, så bør det foregå i to adskilte organisatoriske enheder, lyder rådet fra John P. Jensen.

It er i dag et vigtigt element, når en virksomhed forsøger at opbygge et nyt produkt eller forretningsområde. Derfor indebærer et nyt projekt også en it-udgift, og der skal it-afdelingen blandt andet kunne vurdere, hvad det kommer til at koste. Ikke blot i umiddelbar anskaffelse men også på længere sigt i vedligeholdelse.

Der kan det være en hjælp, hvis organisationen gør omkostningerne ved it-forbrug mere gennemsigtige ved eksempelvis at bruge en servicemodel, så hver afdeling afregner omkostninger efter forbrug.

Små afdelinger skal stadig bidrage til konsoliderede it-ydelser

»Det handler om at formalisere serviceudbuddet. I dag har virksomhederne et teknisk katalog over services. Nu skal de så forsøge at få lagt forretning ovenpå. Der skal være transparens i udbuddet, så man kan se, at it koster noget,« siger John Peter Jensen.

Intern afregning af it-udgifterne er en model, som især flere globale virksomheder er begyndt at tage til sig. Det sker typisk efter, virksomheden har konsolideret sine datacentre eller omlagt organisationen. Det kan eksempelvis betyde, at der i stedet for et lille datacenter i hvert land blot er nogle få datacentre i hver region. Organisationerne i de enkelte lande skal derfor alle bidrage til omkostningerne ved de datacentre, de nu deles om.

Men for at det ikke blot kommer til at handle om at bruge mindst muligt på it, når budgettet strammer, så skal udgifterne skilles ad.

John Peter Jensen foreslår en opdeling i 'discretionary' og 'non-discretionary' it-udgifter. Discretionary dækker over udgifterne til den del af forbruget, man selv kan kontrollere. Det er eksempelvis omkostninger til nye projekter. Non-discretionary er de udgifter, som blot kommer fra ren drift.

»Vi arbejder med at få de non-discretionary omkostninger ned og så bruge pengene på projekter, der så enten kan handle om vækst eller om optimering af forretningen. Det med bare at kigge på de totale omkostninger skal man passe på,« siger John P. Jensen.

Afregn efter konkret behov - ikke efter forbrug

Det er den tankegang, som er med til at gøre metoder og modeller som ITIL populære til at implementere en it-organisation, som arbejder efter en serviceleverandørmodel. Det handler om, at afregningen for it-omkostningerne skal ske efter standarder i forhold til, hvilket konkret behov it skal understøtte, frem for blot at afregne efter forbrug af lagerplads eller serverkapacitet.

»Den klassiske sammenligning er rengøring. I stedet for at afregne to liter rengøringsmiddel og syv arbejdstimer, så afregner man efter serviceleverandørmodellen ved, at man køber at få gjort 750 kvadratmeter rent efter en standard. Det handler mere om budgettering end om diskret afregning,« forklarer John Peter Jensen.