Google Apps slår Office af banen hos dansk forlag

Efter halvanden måned med Google Apps er der masser af begejstring over skiftet til software, der kommer ud af internetstikket som en service, hos det danske forlag Systime.

Mens amerikanske kunder i sidste uge oplevede udfald i Googles online email- og kontorpakke Google Apps, oplevede det danske forlag ingen problemer. Her vender tommelfingrene opad.

»Det kan klart anbefales andre små og mellemstore virksomheder. Det er et rigtig godt og fornuftigt bud, og jeg vil ikke tøve med at skifte igen,« lyder skudsmålet fra it-projektleder Mikkel Dall fra Systime.

Forlagets 35 medarbejdere udgiver faglitteratur til blandt andet gymnasiebrug, og den vigtigste grund til at skifte blandt andet Outlook ud med Gmail var, at bøgerne bliver til i et tæt samarbejde med 750 eksterne forfattere og redaktører.

Bedre samarbejdsplatform
Hvor der tidligere røg en hel stribe Word-dokumenter frem og tilbage pr. e-mail med ændringer af manuskriptet, skal det fremover ske ved at bruge online-tekstbehandling i Google Docs, hvor flere brugere kan arbejde på samme dokument, og der derfor altid kun eksisterer én version.

»Vi ønskede os en bedre samarbejdsplatform, så vi nemt kunne dele dokumenter med vores mange eksterne leverandører, men også for at få chat internt og gøre det nemmere at arbejde hjemme,« siger Mikkel Dall.

Skiftet til Google Apps er stadig så nyt, at det endnu ikke er blevet dagligdag at køre al tekstproduktion gennem Google Docs. Men foreløbigt har tilbagemeldingerne fra forfatterne uden for huset været positive.

»De får også på den måde bedre muligheder for at følge med i, hvad der sker med deres udgivelser og kommer derfor tættere på processen,« forklarer Mikkel Dall.

En uge uden e-mail
Nyheden om et 30 timer langt Google Apps-nedbrud, som ramte nogle amerikanske firmaer, får ikke Mikkel Dall til at sove dårligt om natten. Foreløbigt har der ingen problemer været med oppetiden, og de løsninger, som Systime brugte før, var heller ikke fejlfrie, pointerer han.

»Vi havde for eksempel engang næsten en hel uge, hvor vi var afskåret fra Exchange,« siger han.

Nu kan firmaets Exchange-server snart komme på pension, mens Googles serverpark og Gmail nu har taget over. Men lige det skifte har været ramt af bump på den ellers velasfalterede vej.

»Googles migreringsværktøj til at flytte mails fra Exchange er ikke fejlfrit. Så der sidder stadig medarbejdere, der ikke har fået hele deres mail-historik ført over, og vi har måttet finde løsninger fra tredjepartsleverandører for at komme videre,« siger Mikkel Dall, der vurderer at 80 procent af firmaets mails gik glat over, mens de sidste 20 procent gav problemer.

Derudover har der været en fejl på startsiden i Google Apps, som Systime fandt en vej uden om, og som nu er blevet rettet af Google. Et andet problem er, at der ikke er mulighed for at oprette fælles kontaktgrupper i telefonbogen, kun individuelle kontaktgrupper. Men det er omtrent også, hvad Mikkel Dall kan finde på at nævne af problemer.

Ingen fremtid for MS Office
Skiftet fra Microsoft Office til online-tekstbehandling kommer til at ske mere stille og roligt og efter behov. Men det er på længere sigt planen, at arbejdet skal klares i Google Apps på nettet, og resten eventuelt med OpenOffice.

»Office-pakken har ikke lyse fremtidsudsigter hos os. Hvis det viser sig, at vi har brug for den del, hopper vi over til OpenOffice. Om to år forestiller jeg mig, at vi kun har én eller to installationer af Microsoft Office tilbage, for at kunne tage imod dokumenter i det format,« lyder vurderingen fra Mikkel Dall.

For 50 amerikanske dollars om året pr. bruger kan Systime nu bruge den professionelle udgave af Google Apps. Og udover at prisen er lav i forhold til andre softwareløsninger, har skiftet også været stort set uden omkostninger, forklarer Mikkel Dall.

»Vi ledte efter noget, der var nemt at gå til, og som ikke krævede en hær af konsulenter. Vi kiggede også på Microsoft Sharepoint, men bare det at komme i gang med det, med konfigurering og rettighedsstyring, syntes jeg var tungt og krævede konsulenter,« siger han.

Skiftet til Google Apps har omvendt været nemt, mener han, og sammen med de tre andre it-folk i Systime, kunne han selv stå for skiftet.

Heller ikke resten af firmaets ansatte har været skræmte over skiftet. It-folkene begyndte selv at bruge Google Apps et halvt år før, at hele firmaet flyttede over i ’skyen’, og gav så en introduktion til de øvrige medarbejdere.

»Vi havde nogle undervisningsseancer, hvor vi viste de smarteste måder at bruge Gmail, kalenderen og så videre. Det var bare korte præsentationer, men det har været nok,« forklarer Mikkel Dall.