15 år gammelt Concorde XAL-system udskiftet på rekordtid

Hos Fritz Schur Technical Group, som er en industriel handels- og produktionskoncern, var et efterhånden godt, gammelt regnskabssystem ved at synge på sidste vers. Concorde XAL 3.5 havde tjent virksomhederne i gruppen glimrende i femten år, men nu skulle hele koncernen have nye, ens ERP-systemer.

Afløseren, Microsoft Dynamics AX 2009, blev 1. januar 2009 indført på rekordtid i Fritz Schur Energy, som én af de første virksomheder i Danmark, og nu gælder det migrering hos de øvrige virksomheder i gruppen, fortæller it-chef Peter Bach Rungø.

Hvad går projektet ud på?

»Vi er ved at migrere de tre virksomheder i Fritz Schur Technical Group fra en cirka 15 år gammel XAL 3.5-platform, også kendt som Concorde, til Microsoft Dynamics AX 2009. I alt er der omkring 200 brugere.

Én enhed er migreret i slutningen af 2008, og nu er vi i fuld gang med de resterende enheder, med deadline 1. oktober 2009, 1. januar 2010 og for den sidste virksomhed samt vores afdeling i Panama primo 2010«

Hvad er din rolle i projektet?

»Jeg er it-chef i Fritz Schur Technical Group, som har en it-afdeling med fem medarbejdere. I det omtalte projekt er jeg projektleder, men vi har en ekstern partner til at hjælpe os.«

Hvad er målet med projektet?

»Vi skal over på en centraliseret, standardiseret, moderne ERP-løsning. De tre virksomheder er blevet samlet gennem en historik af opkøb, og selvom de alle sammen kører XAL, er det ikke muligt at køre dem sammen, for det er tre forskellige instanser af XAL, og de er tilrettet til det ukendelige. Derfor har vi kørt helt adskilt i alle årene. Nu ønsker vi at køre en ensartet platform. Dette, samt at supporten på XAL snart stopper, gør, at det er tid til at skifte.

Systemmæssigt er AX også et mere moderne produkt og det giver som standard langt flere muligheder end XAL. Så skiftet er også grundstenen til, at vi fremover kan lave endnu flere løsninger oven på ERP-systemet.«

Hvilken teknologi bruger I?

»Vi er et Microsoft-baseret hus.«

Hvilke problemer har I oplevet undervejs?

»Vi havde en uhyre kort tidsramme til migreringen af den første virksomhed. Beslutning blev taget i august 2008, og første implementering skulle være klar 1. januar 2009. For at kunne nå det, var forudsætningen, at det var en standardplatform, vi rullede ud, altså uden tilpasning af AX. I stedet tilpassede vi processerne i virksomheden til AX. Der er 3-4.000 parametre i AX, så det kan konfigureres på mange måder, men det tager tid.

Et så stort projekt vil aldrig være helt uden gnidninger. Det var en udfordring at få it og forretningen ensrettet og få inddraget organisationen tilstrækkeligt, samtidigt med at vi skulle nå vores deadline. Men vi nåede det til 1. januar.

Det betød også, at alting gik hurtigt, og det var ikke altid, at vi nåede at få resten af organisationen informeret nok. Men folk kastede sig virkelig ind i projektet og fik det til at lykkedes.«

Hvilke gode råd kan du give videre?

»Kør en standard-implementation og indpas i stedet forretningen til ERP-systemet. Det giver det bedste resultat. Det gør måske ondt i starten, men det ender med at være det hele værd - synes jeg, selvom jeg ikke ved, om alle i forretningen er enige. Vi valgte at sige, at vi efter implementeringen kunne tage de tilpasninger, der var nødvendige, men siden da har vi lavet under 10 tilpasninger.

At vi kun havde fem måneder, betød at vi skulle arbejde virkelig hurtigt. Det var dels et bevidst valg at få det gjort så hurtigt, men også regnskabsmæssigt mere praktisk at vi kunne gå i luften fra 1. januar, som er startdatoen på virksomhedens regnskabsår. Alt i alt har det virket godt for os.«

It-udfordringen er en serie på Version2, der hver uge dykker ned i et projekt fra den danske it-hverdag.