'December fra helvede' endte med skift til hostet Exchange

Direktør Rolf Østergaard beskriver uden at blinke julemåneden som ”december fra helvede” for elektronikvirksomheden Axcon. Ikke bare en, men to gange crashede firmaets e-mailserver med masser af tabte e-mails, tabte timer for medarbejderne og ikke mindst tabt produktivitet.

»Det var første gang i vores mere end femårige historie, at vores server gik ned. Og så to gange – det var mega-træls,« siger direktør og grundlægger af Axcon, Rolf Østergaard.

Men der er som bekendt ikke noget, der er så skidt, at det ikke er godt for noget. De to crashes fik nemlig Axcon ind på ideen om at lægge email-håndtering ud til tredjepart. Rolf Østergaard fortæller her i ugens it-udfordring om skiftet.

Hvad går projektet ud på?

»Som følge af de to crashes ville vi gerne skifte til en hostet exchange-løsning. Dels for at få større pålidelighed, og dels for at slippe for meget af det bøvl, vi hidtil selv har gået og rodet med.

Kort fortalt startede projektet med en Microsoft SBS 2003 server, som efter fem år stort set uden problemer pludselig lagde sig syg med diskproblemer. Og selv om vi havde to spejlede diske med et hjemmebygget RAID-setup, så hjalp det ikke et hak. Begge var syge.«

Hvad er din rolle i projektet?

»En konsulentvirksomhed med 20 medarbejdere, heraf 10 freelancere, har ikke råd til en decideret it-person. Så når vi skal bruge en it-afdeling, er det noget vi tilkalder. Som direktør har jeg mange hatte, og i dette tilfælde også den hat at koordinere og løse dele af opgaven, så produktionen af konsulenttimer kan køre effektivt videre.

Vi er en lille virksomhed fuld af ingeniører, så i princippet mente vi ellers at kunne løse alle de it-udfordringer, der måtte opstå. Og endda måske tage det som en interessant adspredelse fra arbejdet med design af avanceret elektronik og software i for eksempel golf-radarer, grafikacceleratorer og ultralydscannere til vindmøller.«

Hvad er målet med projektet?

»Når noget går galt, er der vel to mål: Det ene er at redde, hvad reddes kan. Det andet er at lære af det og undgå en gentagelse. Og da vi gennem noget tid havde erfaret, at:
- it-administration er spildtid
- egen server er billigt, men kræver pasning
- tilkaldt ad hoc it-support er af svingende professionalisme,

- ja så valgte vi at tage skridtet fuld ud. Målet blev, at den løsning, vi skulle bruge fremover, skulle hjælpe på alle tre de ovenstående problemer.«

Hvilken teknologi bruger I?

»Emails og delte kontakter kunne vi flytte online. Vi kiggede først på Google – men der kunne vi ikke få håndteret delte kontakter. Microsoft havde et fint tilbud på hosted Exchange i et irsk datacenter. Det var forholdsvis simpelt at sætte op og krævede ingen it-assistance.

Vi bruger et versionskontrolsystem til udviklingsafdelingen, men ganske meget af det administrative er blot flade, delte filer. Det kunne muligvis også hostes, men vi valgte at sætte to simple NAS-kasser op - den ene som spejl af den anden. Det kræver heller ingen it-assistance og løser vores behov fint.

På samme niveau har vi løst firewall og VPN-behovene med en SoHo-niveau box fra SonicWall. Vi har naturligvis også målt på effektforbruget, og med det nye setup bruger vi kun 25 W mod 125 før – plus naturligvis et ukendt forbrug i Irland.«

Hvilke problemer har du oplevet?

»Vores tilkaldte ’it-afdeling’ fik en åben pengekasse at tage af, bare de fik klaret problemet i en fart. Det gik ikke så godt. Vi skulle bruge redning af filer, mails og kontakter fra serveren. Mails blev reddet – de andre ting var ubrugeligt. Og backuppen mente man ikke kunne bruges.

Vi var skeptiske og brugte en lørdag på at sætte ny diske i maskinen og indlæse backuppen. Det virkede. Det vidner godt nok om en bekymrende ringe professionalisme hos den tilkaldte assistance.

Selvom det nye system fungerer fint, er visse ting blevet lidt mere besværligt. Brugeradministration er for eksempel blevet spredt over flere systemer. Hver af dem meget simple, men en samling af det ville være smart. Og med 20 brugere er det til at klare. Men på sigt er vi nok på udkig efter en LDAP-løsning med et ultrasimpelt brugerinterface – noget LDAP in a box?«

Hvilke gode råd kan du give videre?

»Brug katastrofen til at tænke nyt - det er ikke the end of the world. Hostede servere er smarte, men man skal se sig grundigt for, da de måske blokerer for lige den feature, du skal bruge. Stol ikke på it-folk – selvom de er dyre, kan deres gode råd sagtens være forkerte. Husk at checke din forsikring: Måske er du lige så heldig som os at få dækket tabet, selvom det var langt lettere at få dækket en stor regning til ekstern it-assistance af tvivlsom karakter end at få dækket egne timer.«

It-udfordringen er en serie på Version2, der hver fredag dykker ned i et projekt fra den danske it-hverdag.