Grønlandsk ESDH-system pensionerer fax og postfly

Selvom mange forbinder de uendelige grønlandske vidder med den ultimative åbenhed, var virkeligheden en lidt anden for de 560 ansatte i det grønlandske post- og teleselskab Tele Greenland. Her haltede det med åbenheden og videndelingen, og direktionen besluttede derfor at kigge på, hvordan it-systemer kunne gøre livet lettere og videndelingen nemmere.

IT-udfordringen handler i denne uge om, hvordan Tele Greenland løste opgaven, og projektleder Lars Christensen svarer på spørgsmålene.

Hvad går projektet ud på?
»Formålet var dybest set at sørge for, at vi kunne finde vores dokumenter igen, men også samtidig øge videndelingen på tværs i organisationen. I første omgang kiggede vi efter en EDH-løsning, men det stod hurtigt klart, at vi også skulle have sagsbehandlingsdelen med.«

»Projektets ydre rammer var, at Tele Greenland er placeret på mere end 20 lokationer med flere tusind kilometer imellem. Tekniske tegninger over telestationen oppe i Ittoqqortoormiit (Scoresbysund, red.) skulle også kunne nås nede i Nuuk. I gamle dage foregik det med post, og på grund af vejret kan posten være meget lang tid undervejs her i Grønland, hvilket gav en lang og ineffektiv sagsbehandling. Faxen blev også flittigt benyttet, men målet har været at udrydde faxen og erstatte den med netværksscannere.«

Hvad er din rolle i projektet?
»Jeg er projektleder. I slutningen af 2006 blev jeg bedt om at kigge på mulighederne for et sådant system og hvor langt man kunne komme for en halv million kroner. Det stod dog hurtigt klart, at en halv million ikke battede noget, og slet ikke da scopet ændrede sig fra EDH til ESDH. Vi kiggede længe på Scanjours Captia-løsning, da Hjemmestyret også bruger denne løsning. Den slags synergieffekter tæller meget i et lille samfund, hvor der er knaphed på it-kompetencer.«

»Vi hyrede Devoteam til at holde projektet i hånden fra start til slut, og de var heroppe og lave workshops med medarbejderne for at få en korrekt krav-afdækning. Det var meget vigtigt for os, at det blev brugernes system, og opfyldelsen af deres behov skulle sikre, at systemet også blev brugt.«

Hvad er målet med projektet?
»Det overordnede mål er at skabe åbenhed og videndeling. Specifikke mål med et vist antal brugere på en bestemt dato har vi ikke haft – ud over, at alle i sidste ende skal bruge det.«

Hvilken teknologi bruger I?
»Exformatics løsning bygger oven på en Sharepoint MOSS 2007-platform. Det var ikke en platform, vi havde erfaringer med i Tele Greenland, men ledelsen vendte den problemstilling om og besluttede, at både hjemmeside, intranet og ESDH-system skulle køre på Sharepoint. Tumit (ESDH-systemets navn, der betyder ”følg sporet” på grønlandsk, red.) er dog endnu ikke integreret med intranettet, men det kommer til februar.«

Hvilke problemer har oplevet?
»Det er svært at finde it-arbejdskraft her i Grønland, og det har været ekstra svært at finde de rette MOSS 2007-kompetencer. I starten var vi kun et par stykker, der havde været på kursus. Den slags er nemlig også en bekostelig affære, hvis man skal med fly til Danmark for at få opgraderet virksomhedens it-kunnen.«

»Rent udrulningsmæssigt har vi også måttet justere tidsplanen, fordi systemet har vist sig at kunne langt mere, end vi bad om. For eksempel understøtter det workflows, som har vist sig at være supergodt i forbindelse med vores lean-projekt, som jeg også står for,« siger Lars Christensen.

»Et godt eksempel er vores rejseordrer. Tidligere udskrev man en blanket, udfyldte den, fik den underskrevet af lederen, faxede eller sendte med intern post til rejsekontoret. Når de fik den, bestilte de rejsen og sendte en bekræftelse og en billet. Efter rejsen skulle man samme mølle igennem med rejseafregningen. Alt det foregår nu på elektronisk på interaktive blankettetter, så i virkeligheden giver ESDH-systemer en virkelig god it-understøttelse af lean-processer.«

Hvilke gode råd kan du give videre?
Da vi købte systemet var det vigtigt for os, at det var så tæt på ”out of the box” som muligt. Vi har en stor udskiftning af medarbejdere og brugere, og support af specialdesignede systemer er meget dyrt og besværligt heroppe.

»Af samme grund var selve implementeringen af systemet lidt speciel: Når vi har folk heroppe, arbejder vi meget koncentreret, for eksempel to uger i træk. Vi gearer organisationen til, at alle står til rådighed for ekspertisen. Det gør, at de hurtigt kommer dybt ind i tingene, og ændringer bliver lavet fra dag til dag – eller sågar lige med det samme.

»Jeg synes, det er en supergod måde at arbejde på og vil meget gerne tage metoden med til Danmark. Alle er med på beatet hele tiden, og koncentreret arbejde er lig med effektivt arbejde.«

»Et sidste råd er: Få hjælp til at lave kravspecifikationen. Find nogen, der er dygtige på præcis det område. Hvis ikke Devoteam havde hjulpet os, var vi ikke havnet der, hvor vi er i dag.«

It-udfordringen er en artikelserie på Version2, hvor vi hver uge dykker ned i et aktuelt it-projekt.