Dansk webfirma deler første erfaringer med Google Apps

Google Apps som alternativ til Microsofts Office-pakke og Exchange. Er det noget, der dur, eller er der for langt fra de fine ord til fornem funktionalitet?

Projektchef i det århusianske webfirma Online Medier, Tobias Thaastrup-Leth, satte sig for at afprøve Googles bud på en webbaseret kontorpakke.

Efter nu at have afprøvet Google Apps intensivt i en måned kan han konstatere, at fordelene klart trumfer ulemperne.

»Google Apps har generelt bare kørt godt, men der mangler stadig den sidste videreudvikling, før det kan erstatte Microsofts Office og Exchange fuldstændigt,« siger Tobias Thaastrup-Leth.

Han valgte i første omgang at prøve Google Apps, blandt andet fordi Apps tilbyder rigeligt med lagerkapacitet – otte gigabyte for gratisudgaven Standard og 25 gigabyte for betalingsversionen Premier – fælles kalendersystem og fildeling, samtalevisning ved lange mailudvekslinger, synkronisering med Outlook og uafhængighed af egen desktop-pc.

Og så er der prisen som ekstra gevinst.

»Vi er 14 ansatte i virksomheden, der benytter hosted Exchange, og det koster cirka 200 kroner plus moms om måneden per bruger med 250 megabyte lagerplads. Med Google Apps Premium kommer vi ned på omkring 10 procent af det beløb og får 25 gigabyte lagerplads per bruger,« siger Tobias Thaastrup-Leth.

Han har erfaret, at Google Apps kan meget af det samme som kombinationen af Microsofts Office-pakke og Exchange. Og derudover letter Apps-funktioner som for eksempel samtalestyring og etiketter hverdagen.

»I stedet for at lægge mails i mapper kan man sætte en etiket på dem. I mit daglige arbejde kan der sagtens være flere forskellige firmaer knyttet til en opgave, og der gør etiketterne det supernemt at holde styr på, hvilket projekt en mail hører til,« siger Tobias Thaastrup-Leth.

Samtidig fremhæver han samtalevisning, hvor en mailkorrespondance med en kunde bliver ført ind under én og samme mailtråd i takt med, at svar på den samme mail kastes frem og til mellem de to.

Tidskrævende Outlook-Apps-synkronisering
Selvom flere af idéerne i Google Apps ikke er nye, er funktionaliteten langt hen ad vejen i orden, og det er det vigtigste for Tobias Thaastrup-Leth.

Han har selv brugt Google Apps Uploader til at overflytte mails fra en POP3- og en Windows Live-mailkonto, og selvom han ikke har forsøgt at hente mails ind fra hosted Exchange, burde det også kunne lade sig gøre.

Vil man synkronisere med Outlook, er der heller ingen ben i det. Opsætningen er smertefri, og synkroniseringen fungerer efter hensigten.

Men Tobias Thaastrup-Leth har derimod oplevet problemer med synkroniseringstiden mellem Outlook og Gmail-kontoen, der er sat op som IMAP. I hvert fald, hvis antallet af mapper og undermapper griber om sig.

»Jeg opdagede det første gang, da jeg havde sat Outlook til at sende/modtage, inden programmet lukker ned. Når det sker, synkroniserer Outlook lokalt de mailkonti, jeg har sat op under Google Apps, og det kunne godt tage over to minutter, før den blev færdig med at synkronisere mine omkring 30 undermapper. Og dét selvom der ikke var sket nogen ændringer på serveren,« siger Tobias Thaastrup-Leth.

Bortset fra hastigheden har han dog ikke oplevet problemer med synkroniseringen mellem Outlook og Apps.

Besvær med Office-dokumenter
Men det kniber også med Apps’ evne til at håndtere visse Office-dokumenter, blandt andet Excel-regneark med masser af faner og formler. Kontorpakkens funktionalitet og redigeringsmuligheder er ganske enkelt begrænset.

Og det er nok det punkt, der udgør den største akilleshæl i Google Apps lige nu, vurderer Tobias Thaastrup-Leth.

»Jeg tror ikke, at Google Apps vil blive brugt rigtig seriøst, før der er 100 procent understøttelse af Office-dokumenter,« siger han.

Selvom Google Apps har været nedbrudsramt et par gange, er det ikke noget, der afskrækker projektchefen.

»Jeg har også oplevet nedbrud med Exchange-servere, så det foruroliger mig ikke. Jeg har mere tiltro til Google end til mange Exchange-udbydere, og jeg har ikke selv oplevet problemer med oppetiden i den måned, jeg har afprøvet Google Apps,« siger han.

Tobias Thaastrup-Leth har indtil videre afprøvet Google Apps mellem pc’en derhjemme og arbejds-pc’en, og trods de nævnte problemer er han alligevel blevet rigtig glad for Google Apps.

Det er planen, at Google Apps på sigt skal udrulles til alle virksomhedens medarbejdere, og Tobias Thaastrup-Leth venter sig meget af Googles webbaserede kontorpakke fremover.

»Jeg er virkelig imponeret over strukturen i Google Apps, og mine forventninger er store, når det kommer til deling af kalender og dokumenter mellem medarbejderne i virksomheden. Alt i alt overskygger de positive ting de negative,« siger han.