Spar på it-kontrakterne når krisen kradser

Økonomisk krise og faldende indtægter er blevet hverdag, men for mange it-chefer er det muligt at blive en populær person hos topledelsen. Nemlig ved at barbere på it-udgifterne, uden at det går særlig meget ud over, hvad der bliver leveret.

I Post Danmark er der altid meget fokus på at holde alle udgifter på et minimum. Her står it-driftschef Michael Ørnø for at få mest muligt for pengene, når der skal købes ind på it-fronten.

I øjeblikket skal Post Danmark til at forhandle en kontrakt om hardwarevedligehold. Her er en af mulighederne for at spare penge at skrue ned for servicen og responstiden.

»Man kan beslutte sig for en større risiko. Hvis du har en aftale om tilkaldevagt på service døgnet rundt, kan du måske nøjes med dagtimerne. Her kan være mange penge at spare, især i større firmaer,« lyder rådet fra Michael Ørnø.

Lad være med at købe software
Software er dejligt, men er en frygtelig farlig udgift, mener it-driftschefen.

»Det er jo ikke til at se forskel på software og heroin. Den første dosis er ikke så dyr, men så stiger prisen. Og hvis du først er på det, er det for de næste 20 år,« siger han.

Derfor handler det om slet ikke at begynde, lyder rådet.

»Køb mindst muligt. Hold virkelig fokus på kun at anskaffe det nødvendige. Det kan være svært, for der findes meget dejlig software, der kan alt muligt,« siger Michael Ørnø.

Når softwaren købes, er det normalt umuligt at ændre på den procentsats af prisen, der skal betales årligt i vedligehold. Satsen ligger helt fast i de store, amerikanske firmaer – men det kan være til forhandling, hvilken pris der skal bruges som udgangspunkt.

»Vær sikker på, at de ikke beregner vedligehold ud fra listeprisen, når du har forhandlet dig til rabat på indkøbsprisen,« siger it-driftschefen, der også anbefaler, at man forsøger at få noget ekstra support eller andre tillægsydelser smidt oven i aftalen.

Find de bløde punkter hos leverandøren
Hvad der kan lade sig gøre, svinger meget fra leverandør til leverandør. Derfor er det også afgørende, at man lærer mulighederne at kende for hvert firma.

»Man skal vide, hvor man skal trykke henne. Der er bløde steder, mens andre steder er som jernbeton. Men det er svært at finde de rigtige punkter,« siger Michael Ørnø.

Af samme grund henter Post Danmark ekspertise ind udefra, når de store kontrakter skal i hus.

»Hvis man skal forhandle med Microsoft, er det jo ikke så dumt først at tale med en tidligere sælger hos Microsoft. De har jo nogle mekanikker og bonusser, som er gode at kende i forhandlingssituationen,« siger it-driftschefen.

Er det budgetnedskæring her og nu, der er udfordringen, er der også en god, gammel løsning, der dog kun skubber problemet lidt frem i tid.

»Der er jo altid klassikeren med levetidsforlængelse. Vent lidt med at udskifte pc’er og servere, hvis du kan,« siger Michael Ørnø.

Tips til besparelser på it-indkøb
Version2 har sammenstykket nedenstående liste over gode råd til, hvordan it-budgettet kan barberes uden de store konsekvenser:

- Tag en genforhandling af alle kontrakter, nu hvor den økonomiske situation er ændret. Leverandøren kan måske presses længere ned i pris, og ellers er der typisk mulighed for at skære ydelser og service længere ind til benet. Alternativt kan du prøve at forhandle dig til et bedre produkt for de samme penge, for eksempel højere hastighed på internetforbindelsen.

- Pas på med langvarige kontrakter, som nogle sælgere får skruet sammen, så de løber i helt op til fem år. For eksempel ved leasing af printere.

- Få klausuler med i kontrakten om, at aftalen kan opsiges undervejs, hvis prisen ikke er konkurrencedygtig og følger markedet.

- Bliver kontrakten fornyet automatisk? Og hvordan er betingelserne for at sige den op? Pas på med kontrakter, hvor du kan blive bundet af en ny, lang kontraktperiode, hvis du ikke opsiger den på et bestemt tidspunkt.