Sådan fungerer Danmarks bedste intranet

I skarp konkurrence med Cowi, der for nyligt vandt en international pris for deres intranet, har Udenrigsministeriet taget førstepræmien og titlen som Danmarks bedste intranet på konferencen Intranet Event 2009.

Bag konkurrencen står Intrateam, et netværk for intranet-interesserede, og undervejs er kandidaterne blevet målt og vejet i blandt andet usability-test med fem forsøgskaniner, før vinderen blev kåret.

»Det er første gang, det er en offentlig institution, der vinder. Før har det været Novo Nordisk, TDC og andre store, private firmaer. Så du kan tro, vi er stolte,« siger Bernhard Nordentoft, der er leder af Udenrigsministeriets intranet-hold i ministeriets it-afdeling.

Hvis han skal fremhæve én ting, der fungerer rigtig godt, er det den massive integration til resten af it-systemerne, der løbende er kommet på plads.

Via intranettet kan de ansatte trække oplysninger fra Scanjour-dokumenthåndteringen og en række andre systemer og for eksempel se, hvor mange feriedage, der er tilbage, eller ordne alt det praktiske, der følger med en udstationering eller en flytning.

Da en fjerdedel af de ansatte flytter rundt hvert år, og der er mange detaljer, der skal være styr på, når man er sendt ud i nationens tjeneste, er det en ’killer’-applikation i ministeriet.

»Vi har fået fat i mange personalekontor-systemer med intranettet, så vi får en ensartet platform for det hele. Der bliver også renset ud i alle de Acces-databaser, der har været rundt omkring til forskellige småopgaver. De kommer ind som SQL-databaser i intranettet i stedet for,« forklarer Bernhard Nordentoft.

Alle kan redigere
Intranettet stammer fra 2005, da Udenrigsministeriet gik over til en Microsoft Sharepoint-platform, men blev for alvor forbedret i slutningen af 2007, da der blev opgraderet til version 2007. Det gav blandt andet mulighed for at overlade mere ansvar til brugerne selv, fordi redigeringsfunktionerne blev nemmere at bruge.

Faktisk har Udenrigsministeriet taget det usædvanlige skridt, at alle medarbejdere kan ændre på næsten alle de over 4.000 sider på intranettet.

»Vi er en organisation med en meget høj intern disciplin, så det kan godt lade sig gøre. Der har ikke været problemer,« siger Bernhard Nordentoft.

Tværtimod er de ansatte så vant til faste kommandoveje, at det for de fleste ikke er naturligt at gå ind og ændre i andres tekster. Erfaringen viser, at det primært er de yngre medarbejdere, der er modige nok til den slags, lyder det fra intranetlederen.

Satellit fra Kenya
En af udfordringerne har været, at over halvdelen af de 2.500 brugere befinder sig ude i den store verden, blandt andet på ambassader i næsten alle verdens lande. Intranettet skulle derfor også kunne bruges via en sikker, men langsom satellitforbindelse fra Afrika.

»Vi har skåret grafikken ned, så der kun er et enkelt, lille billede på forsiden. Så vi har respektable svartider, også via satellit, selvom det aldrig bliver det samme som at browse normalt, fordi der er nogle sekunders forsinkelse på satellitforbindelsen,« siger Bernhard Nordentoft.

For at være sikre på, at intranettet fungerede godt nok til alle, har it-afdelingen haft en medarbejder sendt ud til Kenya og Tanzania for at tjekke hastigheden på egen krop.

Tvunget til at bruge intranettet
At alle kan bruge intranettet, uanset tjenestested, bliver mere og mere vigtigt, fordi så meget vigtig kommunikation nu er flyttet hertil.

»I stedet for at sende emails rundt med referater af møder og den slags information, der skal gives til flere medarbejdere, kommer det nu på intranettet. Så undgår man de emails, der ryger frem og tilbage med excel-ark vedhæftet og som drukner i det almindelige indboks-kaos. På den måde er alle tvunget til at læse på intranettet hver dag,« siger Bernhard Nordentoft.

For at få det paradigmeskifte til at lykkes, har det været uhyre vigtigt, at ledelsen var med på idéen fra starten og gik forrest med at droppe de velkendte email-rundsendinger.

»Vi har fået en rigtig god opbakning fra ledelsen. Og selvom vi er i et ministerium, hvor der er utroligt meget at tage hensyn til, har vi fået lov at rode selv og har fået ret frie hænder,« siger Bernhard Nordentoft.

Der er fast fire mand i Udenrigsministeriet, der er sat af til arbejdet med intranettet, hvor over halvdelen af resurserne går til videreudvikling. Tungere tilpasning og kodning sker med hjælp fra firmaet Delegate.